Как да изберете софтуер за управление за малка транспортна фирма

Накратко

За малка транспортна фирма най-добрият софтуер за управление не е този с най-много функции. Това е този, който се използва всеки ден, намалява ръчните стъпки и остава разбираем, когато собственикът не е пред компютъра.

Грешният избор може да се провали по два начина:

1. твърде прост софтуер, който след няколко месеца отново се използва редом с Excel и WhatsApp;
2. твърде сложен софтуер, който изисква толкова много конфигуриране, че бива отхвърлен от операторите.

Следователно изборът трябва да бъде малък оперативен проект, а не решение, взето след едночасова търговска демонстрация.

Започнете от проблемите, а не от функциите

Преди да търсите доставчици, опишете петте проблема, които губят най-много време или създават най-голям риск.

Примери:

• поръчките пристигат по три канала;
• планът съществува само на компютъра на един човек;
• промяна, съобщена на шофьора, не се отразява във файла;
• един и същ адрес се изписва отново всеки ден;
• POD пристига след дни и не е свързан с поръчката;
• не се знае кои поръчки все още са отворени;
• трудно е да се разбере колко работа е извършена за всеки клиент.

За всеки проблем определете проста мярка:

„Днес преписваме всяка поръчка три пъти. Цел: да я въведем само веднъж.“

Това изречение струва повече от „искаме да се дигитализираме“.

Напишете 10 изисквания, преди да видите демонстрации

Изискванията трябва да бъдат описани като дейности, а не като модни думи.

Примерен списък

1. Създаване на поръчка за по-малко от две минути.
2. Повторно използване на вече въведени клиенти и обекти.
3. Виждане на всички непланирани поръчки.
4. Назначаване на камион и шофьор от един и същ екран.
5. Преместване на дейност, без да се създава отново.
6. Показване на актуализираната версия на шофьора.
7. Запазване на информация кой е променил данните, когато е налична.
8. Търсене в история по клиент/дата/референция.
9. Експортиране на поръчките в четим формат.
10. Управление на отделни акаунти за хората, които го използват.

След това добавете специфични за фирмата изисквания: множество вземания, групаж, сменяеми каросерии, влекачи с полуремаркета, ограничения на клиенти, документи, импорт от Excel, API и др.

Изпробвайте софтуера с реални поръчки

Не използвайте само набора от данни, подготвен от продавача. Вземете пет реални случая, като премахнете личните или поверителните данни, които не са нужни за теста.

Тествайте:

Случай 1 — нормална поръчка

Едно вземане, една доставка, един шофьор, един камион.

Случай 2 — промяна

След назначаването клиентът променя часа или адреса. Проверете къде се показва промяната и дали предишната версия остава възстановима.

Случай 3 — изключение

Шофьорът е недостъпен: колко лесно е преназначаването?

Случай 4 — повече дейности

Един курс с повече вземания или доставки, ако това е част от реалната дейност.

Случай 5 — приключване

Доставката е завършена, статусът е актуализиран, евентуален документ е свързан, поръчката може да се търси след един месец.

Засичайте стъпките. Ако за демонстрирането на функция постоянно е нужна намесата на консултанта, запитайте се дали ежедневният оператор ще може да я използва.

Оценете лекотата на използване и приемането

Софтуерът не се избира само за собственика. Включете поне един човек, който планира, и ако има компонент за шофьори, един или двама шофьори.

Наблюдавайте:

• разбират ли откъде да започнат без постоянни обяснения?
• поправими ли са грешките?
• съответстват ли имената на полетата на езика, използван във фирмата?
• показва ли дневният екран това, което наистина е необходимо?
• четлива ли е съществената информация на телефон?
• нужни ли са твърде много кликвания за дейност, повтаряна десетки пъти?

Технически мощна функция, която никой не използва, има нулева оперативна стойност.

Проверете собствеността, експорта и преносимостта на данните

Един от най-важните въпроси често се пренебрегва:

Ако след три години сменя софтуера, как ще взема данните си?

Поискайте писмено:

• кои данни могат да се експортират;
• в какви формати;
• дали експортът е self-service или изисква помощ;
• дали има разходи за извличане;
• дали могат да се експортират прикачени файлове/документи;
• как се поддържат връзките между поръчката и прикачените файлове;
• колко дълго данните остават налични след прекратяване;
• как се извършва окончателното изтриване.

CSV/XLSX може да е достатъчен за много таблични данни; за по-сложни системи може да са важни API или структурирани експорти.

Избягвайте зависимост, при която фирмата може да вижда данните, но не може да ги получи обратно по разумен начин.

GDPR: какво да поискате от доставчика

Софтуерът за управление на транспорта може да съдържа имена, данни за контакт, данни за шофьори, документи и оперативна информация, отнасяща се до физически лица. Ролята по защита на личните данни зависи от услугата и конкретните обработки, но при обичайните SaaS услуги доставчикът може да действа за различни дейности като обработващ лични данни от името на фирмата клиент.

Член 28 от GDPR урежда отношенията между администратора и обработващия лични данни и изисква обработването да е уредено с договор или друг правен акт с елементите, предвидени в регламента.

Преди подписване поискайте:

• DPA/споразумение за обработване на данни;
• списък или механизъм за информиране относно подизпълнители;
• къде се обработват/съхраняват данните;
• декларирани мерки за сигурност;
• управление на нарушения на сигурността на личните данни;
• подкрепа за искания за достъп/изтриване, когато е приложимо;
• правила за връщане/изтриване при края на договора;
• срокове на съхранение и резервни копия;
• евентуални международни трансфери и техните правни основания.

Страница с надпис „GDPR compliant“ не е достатъчна: нужна е информация, съгласувана с конкретната услуга.

Сигурност, резервни копия и непрекъснатост

За малка фирма ден без план за курсове може да е по-сериозен от много липсващи функции. Затова попитайте как доставчикът управлява надеждността.

Акаунти

• индивидуални потребители;
• политика за пароли;
• MFA, ако е налична;
• отнемане на достъп;
• роли и разрешения.

Резервни копия

• има ли резервни копия?
• с каква честота?
• колко дълго се пазят?
• тестват ли се процедурите за възстановяване?

Непрекъснатост

• има ли страница за статус или канал за инциденти?
• какви нива на услуга са предвидени договорно, ако има такива?
• как се работи, ако интернетът или услугата не са налични?

Логове

При важни операции знанието кой е променил данни може да намали споровете и времето за възстановяване.

Малко или средно предприятие не е длъжно да изисква архитектурата на банка, но трябва да разбере дали оперативният му план зависи от система без подходящи мерки.

Прочетете договора и скритите разходи

Проверете поне:

• минимален срок;
• автоматично подновяване;
• условия за прекратяване;
• начин на преразглеждане на цените;
• брой включени потребители/превозни средства;
• разходи за модули;
• разходи за API;
• разходи за onboarding;
• включена поддръжка;
• SLA, ако са уместни;
• отговорност и ограничения;
• експорт на данни;
• период на достъп след прекратяване;
• условия за персонализации;
• собственост върху евентуални специфични разработки.

Въпросът „колко струва на месец?“ не е достатъчен.

Избягвайте преждевременни персонализации

По време на демонстрацията е лесно да кажете: „ние го правим различно, направете ни тази промяна“. Десет персонализации по-късно проектът става скъп и труден за актуализиране.

Преди да поискате специфична разработка, разграничете:

Правно/договорно изискване. То трябва да бъде обработено правилно.

Съществено оперативно изискване. Без него процесът не работи.

Навик. „Винаги сме го правили така“ не е непременно изискване.

Предпочитание. То може да бъде жертвано, ако новият процес е по-прост.

Първо изпробвайте стандартния продукт. Персонализирайте само това, което създава реално предимство или избягва конкретен проблем.

План за миграция

Малка фирма не трябва автоматично да прехвърля десет години неуредени файлове.

Един прост план може да бъде:

Фаза 1 — почистване

Премахнете дубликатите и стандартизирайте поне клиентите, обектите, шофьорите и превозните средства.

Фаза 2 — импорт

Заредете основните данни и, ако е нужно, ограничен период от исторически поръчки.

Фаза 3 — кратък паралелен тест

Използвайте новата система с ограничена група или за няколко дни, като избягвате месеци двойна работа.

Фаза 4 — дата на преминаване

Установете: „от понеделник всички нови поръчки се създават тук“.

Фаза 5 — архив

Съхранявайте старите материали съгласно приложимите задължения, но не ги използвайте повече като текущ план.

Карта за оценка за сравнение на 3 софтуера

Използвайте оценка 1-5 и определете тегло.

Теглата трябва да се адаптират. Стойността на таблицата е да не позволи зрелищна демонстрация на второстепенна функция да доминира избора.

Финален контролен списък

• Написахме ли проблемите преди да видим продуктите?
• Има ли 10 проверими изисквания?
• Изпробвахме ли реални поръчки?
• Човекът, който планира, тества ли софтуера?
• Шофьорите тестваха ли частта, която ги засяга?
• Измерихме ли броя на стъпките?
• Можем ли да експортираме данни и прикачени файлове?
• Прочетохме ли DPA/информацията за поверителност и подизпълнителите?
• Ясни ли са резервните копия и непрекъснатостта?
• Изчислихме ли разхода за три години?
• Обяснява ли договорът излизането и прекратяването?
• Можем ли да започнем без тежки персонализации?
• Има ли конкретен план за миграция?