Накратко
Няма правило, че „при 5 камиона е нужен софтуер за управление“ или „до 20 Excel е достатъчен“. Истинският праг е сложността на координацията. Автопарк от три превозни средства с много динамични градски доставки може да има по-голяма нужда от синхронизация от автопарк от десет камиона по повтарящи се линии.
Excel се превръща в ограничение, когато разходът за поддържането му в съгласувано състояние надхвърли предимството на неговата простота.
Excel не „изтича“ при определен брой камиони
Оценете вместо това:
- поръчките на ден;
- броя промени през деня;
- хората, които актуализират плана;
- броя шофьори, които трябва да бъдат информирани;
- документите за събиране;
- нуждата от мобилен достъп;
- колко често трябва да се възстановява историята на поръчка;
- интеграциите с клиенти или администрация.
Тези фактори определят преминаването към по-структурирана система.
Десет признака за ограничение
1. Има повече от едно копие на файла
Имейли, настолни компютри и споделени папки съдържат различни версии.
2. Промените се съобщават два пъти
Първо се актуализира Excel, след това се изпраща WhatsApp на шофьора.
3. Не знаете кой е променил данни
Часът е различен, но никой не помни кога е бил променен.
4. Двама души не могат да работят спокойно заедно
Има опасение, че някой ще презапише редове или формули.
5. Шофьорите не виждат текущия план
Офисът има актуализирания файл; на пътя шофьорите имат стари екранни снимки.
6. Документите са на друго място
DDT, CMR и POD са в имейли, папки, телефони и класьори, които не са свързани с поръчката.
7. Статистиките изискват ръчно „почистване“
Преди да се преброят поръчките по клиент, трябва да се поправят имена и статуси.
8. Разрешенията са всичко или нищо
Всеки, който отвори файла, вижда всякакви данни, включително ненужните за неговата роля.
9. Файлът е станал домашен софтуер
Макроси, критични формули и зависимости, които познава само един човек.
10. Една грешка блокира деня
Изтрита формула или повреден файл затруднява работата.
Скритата цена на дублирането
Да предположим, че диспечер отделя 3 минути, за да копира всяка промяна от листа в чата. При 25 промени на ден това са 75 минути. Към тях се добавят обаждания, проверки и корекции.
Това не означава, че софтуерът автоматично ще спести 75 минути: означава, че има измерим дублиран процес, който да се подобри. Това е много по-сериозна основа за избор на софтуер за управление от технологичната мода.
Кога да подобрите Excel и кога да мигрирате
Подобрете Excel, ако проблемът е преди всичко неорганизирана структура: липсва ID, статусите не са стандартизирани или файлът не е споделен.
Обмислете софтуер за управление, ако проблемът е присъщ на листа: синхронизация с шофьори, разрешения по роля, свързани документи, история на промените, известия и много-потребителски процеси.
Избягвайте преход „big bang“. Първо определете правилния процес, после изберете инструмента.
Как да измерите проблема
В продължение на две седмици измервайте:
- минутите за повторно въвеждане на данни;
- обажданията поради липсваща информация;
- поръчките с грешна версия;
- документите, които не се намират веднага;
- часовете за подготовка на статистики;
- случаите, в които шофьорът не е имал последната актуализация.
Тези числа стават изискванията към новата система. Ако софтуерът не подобрява тези точки, повече функции не помагат.
Контролен списък за решение
- Колко версии на файла съществуват?
- Колко души го променят?
- Шофьорите получават ли актуализации автоматично?
- Може ли да се види историята?
- Документите свързани ли са с поръчките?
- Разрешенията съответстват ли на ролите?
- Надеждно ли е резервното копие?
- Колко време се отделя всеки ден за двойно въвеждане на данни?
- Проблемът е файлът или процесът?