Pse planifikimi ka më shumë peshë se më parë
Për kë menaxhon një flotë të vogël, problemi nuk është vetëm të nxjerrë kamionët në rrugë. Thelbi është të mbajë së bashku porositë, afatet e dorëzimit, disponueshmërinë e shoferëve dhe ndryshimet e minutës së fundit. Mjafton pak që të krijohet konfuzion: një klient që e afron një shërbim, një ngarkesë që shtyhet, një udhëtim që zgjatet, një shofer që duhet të thirret për një xhiro tjetër.
Në këto raste, rreziku nuk është vetëm vonesa. Është humbja e vijës së ditës operative: kush shkon ku, me cilin mjet, në ç'orë dhe me cilat udhëzime të përditësuara.
Shoferi nuk është hallka e fundit
Një temë që kthehet shpesh në sektor është roli i shoferit në konkurrueshmërinë e kompanisë. Në praktikën e përditshme kjo do të thotë diçka e thjeshtë: nëse shoferi merr informacion të qartë, të përditësuar dhe të plotë, gjithçka ecën më mirë.
Për një mikro ose kompani të vogël, kjo është edhe më e dukshme. Kur komunikimi kalon mes telefonatave, mesazheve zanore, bisedave dhe fletëve Excel, mjafton një detaj i humbur për të krijuar një gabim në renditje ose një keqkuptim për oraret, adresat apo dokumentet.
Prandaj vlen të mendohet për disa rregulla bazë:
- një pikë e vetme referimi për xhirot e ditës;
- udhëzime thelbësore, të shkruara qartë;
- përditësime të shpejta kur ndryshon diçka;
- konfirmim leximi ose marrjeje përsipër, veçanërisht për ndryshimet më delikate.
Çfarë duhet mbajtur nën kontroll çdo mëngjes
Një planifikim i rregullt nuk duhet të jetë i ndërlikuar. Shpesh mjafton të mbahen nën kontroll me vazhdimësi disa elemente:
- porositë për t'u kryer dhe përparësitë;
- shoferët e disponueshëm dhe orët e tyre të drejtimit/punës;
- mjetet e caktuara dhe gjendja e tyre;
- rrugët, ndalesat dhe dritaret e ngarkimit/shkarkimit;
- kufizimet e mundshme të udhëtimit, si tarifat rrugore, punimet ose bllokimet e përkohshme.
Nëse këto të dhëna mbeten të shpërndara mes më shumë personave dhe mjeteve, rrezikohet të ndiqet problemi në vend që të parashikohet. Nëse mblidhen në një vend të vetëm e të përditësuar, bëhet më e lehtë të ricaktoni një xhiro, të ndërroni një mjet ose të njoftoni klientin në kohë.
Digjitalizimi pa e komplikuar jetën
Kur flitet për logjistikën digjitale, shpesh mendohet për sisteme të mëdha e komplekse. Në të vërtetë, për një flotë të vogël, digjitalizimi i dobishëm është ai që e thjeshton ditën, jo ai që shton hapa.
Qëllimi praktik është të pakësohet koha e humbur për të rindërtuar informacionin. Për shembull:
- t'i keni referencat e porosisë gjithmonë në të njëjtin vend;
- të dini shpejt cili shofer është në cilën rrugë;
- të përditësoni një dorëzim pa e ribërë gjithçka nga fillimi;
- të gjeni lehtë historikun e ndryshimeve.
Nuk nevojitet një projekt i madh për t'u përmirësuar. Shpesh hapi i duhur është të vendosni në rregull të dhënat që ekzistojnë tashmë dhe t'ua bëni të disponueshme atyre që duhet të vendosin brenda pak minutash.
Kur vjen e papritura, duhet një rregull i thjeshtë
Grevat, vonesat, ndryshimet e tarifave rrugore, trafiku ose problemet në një rrugë mund ta ndryshojnë ditën brenda pak orësh. Në këto raste, një rregull i thjeshtë ndihmon më shumë se një mijë telefonata:
- vendosni kush e merr përditësimin;
- tregoni çfarë ndryshon dhe që kur;
- shënoni udhëzimin e ri në vendin e duhur;
- njoftoni klientin dhe shoferin me të njëjtin mesazh koherent.
Një menaxhim më i rregullt nuk i eliminon të papriturat, por i bën më të lehta për t'u menaxhuar. Dhe për një flotë të vogël, kjo bën vërtet diferencën mes ndjekjes së emergjencave dhe menaxhimit të tyre me më shumë qetësi.
Me pak fjalë
Për ata që punojnë çdo ditë me porosi, shoferë dhe planifikim, përparësia e vërtetë është të kenë një pamje të vetme dhe të përditësuar. Nuk duhet të bëhet gjithçka në mënyrë të përsosur: duhet shmangur shpërndarja e informacionit.
Kur komunikimi është i qartë dhe planifikimi është i dukshëm, është më e lehtë të merren vendime të shpejta, të caktohen mirë mjetet dhe të menaxhohen më mirë ndryshimet e minutës së fundit.
Zbuloni se si TrucksOut mund t'ju ndihmojë ta mbani më të rregullt menaxhimin e përditshëm të porosive, shoferëve dhe planifikimit.