Lajmet nga bota e transportit flasin shpesh për tema të mëdha: disponueshmërinë e shoferëve, kostot e karburantit, kontrollet, vëmendjen e re ndaj emetimeve dhe qëndrueshmërisë. Për një kompani mikro ose të vogël transporti, megjithatë, e gjithë kjo përkthehet në një pyetje shumë konkrete: si ta organizoj mirë ditën e nesërme?
Kur flota përbëhet nga pak kamionë, çdo ndryshim ka peshë. Një shofer nuk është i disponueshëm, një ngarkesë afrohet, një klient ndryshon orarin, një kamion duhet të kalojë në një xhiro tjetër: mjafton pak që një planifikim i bërë mbrëmjen e mëparshme të kthehet në një varg telefonatash, mesazhesh dhe shënimesh të shpërndara.
Nuk ka nevojë që kompania të ndërlikohet me procese për një grup të madh. Duhet, përkundrazi, të ndërtohet një bazë e thjeshtë dhe e përbashkët, ku porositë, shoferët, kamionët dhe komunikimet të mbahen më lehtë nën kontroll.
1. Filloni me një listë të qartë porosish
Pika e parë duket e zakonshme vetëm në pamje të parë: të dini cilat porosi duhet të kryhen, me çfarë informacioni minimal dhe me çfarë përparësie.
Në shumë flota të vogla, porositë vijnë nga kanale të ndryshme: email, WhatsApp, telefonata, portale klientësh, mesazhe zanore. Rreziku nuk është vetëm të harrohet diçka. Rreziku është që çdo person të ketë një version paksa të ndryshëm të ditës.
Një listë e mirë porosish duhet të tregojë të paktën:
- klientin;
- vendin e ngarkimit dhe shkarkimit;
- oraret ose intervalet orientuese;
- mallin ose shërbimin e kërkuar;
- shoferin dhe kamionin e caktuar;
- shënimet e rëndësishme për zbatimin.
Edhe kur disa informacione ndryshojnë, të kesh një pikë të vetme ku përditësohen e ndihmon dispeçerin të vendosë më shpejt dhe pakëson pyetjet e përsëritura gjatë ditës.
2. Mos planifikoni vetëm udhëtimin, por edhe të papriturën
Në kompanitë e vogla, plani i përsosur shpesh zgjat pak. Për këtë arsye planifikimi nuk duhet parë si një tabelë e ngurtë, por si një hartë pune e përditësuar.
Një mënyrë praktike për ta përmirësuar është dallimi mes detyrave të konfirmuara, detyrave për t'u konfirmuar dhe detyrave me rrezik ndryshimi. Kjo ndarje e thjeshtë ndihmon për të kuptuar se ku duhet më shumë vëmendje.
Për shembull: një tërheqje me orar të pasigurt mund të shënohet si pikë kritike; një shofer që kthehet vonë mund të lidhet me një xhiro më fleksibël; një klient që ndryshon shpesh udhëzimet mund të kërkojë konfirmim me shkrim para se të lëvizë kamioni.
Qëllimi nuk është të parashikohet gjithçka. Qëllimi është të shmanget menaxhimi i çdo të papriture nga e para, duke kërkuar informacion mes bisedave, fletëve Excel dhe kujtesës personale.
3. Mbani së bashku shoferët, kamionët dhe komunikimet
Kur punohet me pak mjete, çdo kamion ka rëndësi. Nëse një mjet është i ndalur, një shofer ka kufizim orari, mungon një dokument ose një dorëzim shtyhet, dispeçeri duhet ta dijë shpejt.
Problemi lind kur informacionet janë të ndara: xhiroja është në Excel, ndryshimi është në WhatsApp, konfirmimi i klientit është në email dhe shënimi për shoferin është në kokën e pronarit.
Një menaxhim më i rregullt nuk do të thotë të eliminohen të gjitha kanalet e përdorura çdo ditë. WhatsApp dhe telefoni do të mbeten mjete të dobishme. Do të thotë, megjithatë, të kthehen vendimet operative në një vend të vetëm: kush bën çfarë, me cilin kamion, në çfarë pike është puna, cili ndryshim është konfirmuar.
Kjo është veçanërisht e rëndësishme kur nuk vendos gjithmonë i njëjti person. Nëse pronari, dispeçeri ose një bashkëpunëtor duhet të zëvendësojnë njëri-tjetrin, një situatë e përditësuar pakëson keqkuptimet dhe kalimet gojore tepër të brishta.
4. Krijoni zakone të vogla në fund të ditës
Një planifikim më i qëndrueshëm fillon shpesh në 20 minutat e fundit të ditës së mëparshme. Nuk nevojitet një mbledhje e gjatë: mund të mjaftojë një kontroll i rregullt.
Para se të mbyllni ditën, mund të jetë e dobishme të kontrolloni:
- porositë e parashikuara për nesër;
- shoferët e disponueshëm dhe caktimet;
- mjetet e përdorshme;
- pikat që duhen ende konfirmuar me klientët ose magazinat;
- shënimet eventuale për t'ua komunikuar shoferëve para nisjes.
Kjo rutinë ndihmon edhe për të ndarë atë që është urgjente nga ajo që mund të presë. Nëse mungon një informacion, është më mirë të zbulohet mbrëmjen e mëparshme sesa në orën 6 të mëngjesit, kur kamioni duhet të niset tashmë.
5. Thjeshtësia para së gjithash
Për një flotë nga 1 deri në 20 kamionë, digjitalizimi duhet të jetë konkret. Nuk duhet t'i shtojë burokraci punës së dispeçerit. Duhet ta bëjë më të lehtë të shihet situata, të përditësohet një porosi, të njoftohet një shofer dhe të gjendet një vendim i marrë.
Çështja nuk është të përdoret më pak telefoni ose të ndalet biseda me shoferët. Çështja është të mos varet gjithçka vetëm nga telefonatat dhe mesazhet e shpërndara për të ditur si po shkon dita.
Në një sektor ku ndryshojnë kostot, disponueshmëria dhe kërkesat e klientëve, rregulli operativ bëhet një formë e vogël mbrojtjeje: nuk i heq të papriturat, por ndihmon për t'i përballuar me më shumë qartësi.
Nëse në kompaninë tuaj porositë, shoferët dhe planifikimi ende jetojnë mes WhatsApp, Excel, email-it dhe shënimeve, ndoshta është koha e duhur të vendosni pak strukturë pa e ndërlikuar punën.
Zbuloni se si TrucksOut mund t'ju ndihmojë të mbani më të rregullt menaxhimin e përditshëm të porosive, shoferëve dhe planifikimit.