Si të menaxhoni një kompani të vogël transporti rrugor me Excel

Me pak fjalë

Excel mund të jetë një mjet i shkëlqyer i parë menaxhimi për një mikro-ndërmarrje. Është ekonomik, i njohur dhe fleksibël. Problemi nuk është përdorimi i Excelit: por ndërtimi i një skedari ku çdo rresht do të thotë diçka ndryshe, qelizat kanë ngjyra pa logjikë dhe disa persona mbishkruajnë informacionin.

Me një strukturë minimale, një flotë e vogël mund të përmirësohet tashmë shumë. Qëllimi është të shndërrohet fleta nga një «fletore digjitale» në një bazë të dhënash elementare.

Kur Excel është ende një zgjedhje e arsyeshme

Mund të funksionojë kur:

• porositë ditore janë të pakta;
• një person i vetëm ose një ekip shumë i vogël përditëson planin;
• nuk duhet të sinkronizohen shumë përdorues në kohë reale;
• shoferët ende marrin udhëzime përmes një kanali të veçantë dhe të menaxhueshëm;
• vëllimi i dokumenteve është i kufizuar;
• gabimet e versioneve janë të rralla.

Nëse kalon pjesa më e madhe e ditës duke kërkuar versionin e fundit të skedarit, Exceli nuk kursen më kohë.

Pesë fletët që duhen krijuar

1. Porositë

Një rresht për çdo porosi. Kolonat: ID, klienti, marrja, dorëzimi, datat, malli, pesha/sasia, statusi, shoferi, kamioni, shënimet, referenca tregtare.

2. Plani ditor

Një pamje e aktiviteteve në rend sipas datës dhe shoferit. Është më mirë të nxirret nga porositë sesa të kopjohet gjithçka me dorë.

3. Klientët

ID i klientit, emri i kompanisë, adresat e përsëritura, kontaktet operative, referencat dhe shënimet thelbësore. Shmang rishkrimin e «Klienti Rossi» në pesë mënyra të ndryshme.

4. Shoferët

ID i shoferit, emri, statusi operativ, kualifikime/skadenca të mundshme që janë rreptësisht të nevojshme për planifikim. Informacioni i ndjeshëm i BNJ-së nuk duhet të vendoset në fletën operative nëse nuk nevojitet.

5. Mjetet

Targa/ID, tipi, kapaciteti, karakteristikat operative, statusi dhe skadencat përkatëse.

Përdorimi i ID-ve dhe i të dhënave të strukturuara

Rregulli më i rëndësishëm është të përdoren identifikues, jo përshkrime të lira, për të lidhur fletët.

Shembull:

• Klienti: CLI-0042
• Shoferi: AUT-0011
• Kamioni: MEZ-0007
• Porosia: OT-2026-00418

Porosia duhet t'i marrë këto kode me menu zbritëse. Në këtë mënyrë, «Trasporti Rossi Srl», «Rossi» dhe «ROSSI SRL» nuk bëhen tre klientë të ndryshëm në statistika.

Vlerësime dhe kontrolle

Excel lejon krijimin e vlerësimeve të të dhënave dhe formatimeve që reduktojnë gabimet:

• statuse porosie nga një listë e mbyllur;
• shoferë të zgjedhshëm nga regjistri;
• kamionë të zgjedhshëm nga regjistri;
• data të detyrueshme;
• sinjalizim i fushave që mungojnë;
• dublikate të theksuara;
• formula për të llogaritur vonesat ose ngarkesat, me kujdes.

Ngjyra e vetme nuk duhet të përmbajë informacionin. Nëse «e kuqe» do të thotë anuluar, krijoni edhe një kolonë Statusi = anuluar.

Versionet, qasja dhe kopjet rezervë

Rreziku më i madh fillon me plani_final_v7_i_vertete.xlsx.

Është më mirë të përdoret një skedar i përbashkët me:

• qasje individuale;
• histori versionesh;
• kopje rezervë;
• leje koherente;
• një rregull se kush mund të ndryshojë strukturën;
• kopje lokale të kufizuara.

Nëse skedari përmban të dhëna personale, zbatohen parimet e GDPR-së: minimizimi, siguria, saktësia, kufizimi i ruajtjes dhe kontrolli i qasjes.

Çfarë nuk zgjidh Exceli

Exceli nuk e bën automatikisht një kompani në përputhje me rregullat. Nuk llogarit me siguri juridike kohët e drejtimit, nuk verifikon autorizimet, nuk zëvendëson tahografin dhe nuk menaxhon vetë CMR, DDT ose privatësinë.

Ai bëhet gjithashtu i brishtë kur duhen:

• përditësime të njëkohshme zyrë-shofer;
• histori e besueshme e ndryshimeve;
• role dhe leje të avancuara;
• dokumente të lidhura;
• njoftime;
• integrime;
• shumë rreshta dhe procese të ndërthurura.

Shembull i strukturës së porosisë

Kësaj radhe mund t'i shtohen referenca për dokumente të ruajtura në një dosje me të njëjtin ID.

Listë kontrolli për Excel

• Një rresht = një porosi?
• A ekzistojnë ID unike?
• A vijnë klientët/shoferët/mjetet nga regjistrat?
• A janë statuset të standardizuara?
• A është skedari i përbashkët dhe me versione?
• A ekziston një kopje rezervë?
• A janë të dhënat personale të kufizuara në të nevojshmen?
• A kontrollohen formulat kritike?
• A është skedari ende i lehtë për t'u përdorur nën presion?