Urdhri i transportit: çfarë është, çfarë përmban dhe si menaxhohet

Shkurtimisht

Në praktikën e përditshme, shumë kompani e quajnë urdhër transporti fletën me të cilën organizohet një udhëtim: klienti, vendi i marrjes, destinacioni, data, malli, referencat, çmimi i rënë dakord dhe udhëzimet operative. Është një mjet shumë i dobishëm, por duhet shmangur një keqkuptim: urdhri operativ nuk përkon automatikisht me kontratën e transportit të rregulluar nga ligji.

Për një NVM, zgjidhja më e fortë është ta trajtojë urdhrin si burimin e vetëm operativ për misionin e veçantë dhe ta lidhë, kur ekziston, me kontratën ose marrëveshjen tregtare që rregullon marrëdhënien me klientin. Në këtë mënyrë, ai që planifikon e di çfarë duhet të kryhet, ndërsa administrata dhe drejtimi mund të rindërtojnë marrëveshjen ekonomike dhe kontraktore mbi të cilën bazohet shërbimi.

Urdhri operativ dhe kontrata nuk janë e njëjta gjë

Kontrata e transportit është marrëdhënia juridike me të cilën transportuesi merr përsipër detyrimin për të lëvizur mallra nga një vend në një tjetër kundrejt pagesës. Urdhri është shpesh dokumenti me të cilin kjo marrëdhënie konkretizohet në një veprimtari të caktuar: «merr nesër në 08:00 në Bergamo, dorëzo në Verona, 12 paleta, referenca e klientit X».

Në marrëdhënie të vazhdueshme mund të ketë një kontratë kuadër dhe dhjetëra ose qindra urdhra ekzekutimi. Në raste të tjera, një preventiv i pranuar, një email, një urdhër dhe kushtet e rëna dakord mund ta dokumentojnë së bashku marrëdhënien. Prandaj nuk është e mençur të vendoset se «mjafton urdhri» ose, përkundrazi, se «urdhri nuk ka asnjë vlerë»: duhen parë përmbajtja, forma dhe konteksti i marrëdhënies.

Nga ana operative, këshillohet të dallohen të paktën tre nivele:

1. marrëveshja tregtare/kontrata, që rregullon kushtet ekonomike dhe përgjegjësitë;
2. urdhri i transportit, që përshkruan shërbimin individual;
3. dokumentet e ekzekutimit dhe provës, si DDT, CMR, POD dhe dokumente të tjera përkatëse.

Çfarë thotë Dekreti Legjislativ 286/2005

Referenca qendrore italiane për kontratën e transportit rrugor të mallrave për llogari të palëve të treta është Dekreti Legjislativ nr. 286, datë 21 nëntor 2005. Neni 6 parashikon, si rregull, formën e shkruar dhe datën e sigurt për të nxitur korrektësinë dhe transparencën në marrëdhëniet ndërmjet palëve. Norma identifikon gjithashtu elementet thelbësore të kontratave të lidhura me shkrim.

Ndër elementet që rregullorja kërkon ose merr në konsideratë në kontratë janë identifikimi i transportuesit dhe porositësit, ngarkuesi i mundshëm, numri i regjistrimit të transportuesit në Albo, lloji dhe sasia e mallit, vendet e marrjes në dorëzim dhe të ridorëzimit dhe elementet ekonomike të parashikuara nga teksti në fuqi. Legjislacioni është ndryshuar disa herë: përpara përdorimit të një modeli standard kontrate, këshillohet të kontrollohet teksti i përditësuar dhe të vlerësohet nga një profesionist.

Për një NVM, pika praktike nuk është shndërrimi i çdo dispeçeri në avokat. Është krijimi i një rrjedhe ku informacionet thelbësore nuk mbeten të shpërndara mes një telefonate dhe një bisede. Një urdhër i strukturuar mirë nuk zëvendëson kontratën, por pakëson paqartësitë operative dhe e bën më të lehtë të provohet çfarë ishte kërkuar dhe çfarë ka ndryshuar.

Cilat të dhëna është e dobishme të mblidhen

Një fletë urdhri duhet të përmbajë të paktën:

• numrin ose referencën unike të urdhrit;
• klientin/porositësin dhe kontaktin operativ;
• ngarkuesin e mundshëm, të ndryshëm nga porositësi;
• vendin, datën dhe intervalin orar të marrjes;
• vendin, datën dhe intervalin orar të dorëzimit;
• përshkrimin e mallit;
• sasinë, peshën, pakot ose paletat kur janë përkatëse;
• karakteristika të mundshme që ndikojnë në mjetin e nevojshëm;
• çmimin ose referencën ndaj listës së çmimeve/kontratës, nëse organizimi i kompanisë e parashikon;
• shënimet dhe udhëzimet e marra nga klienti;
• dokumentet e lidhura;
• shoferin dhe mjetin e caktuar;
• gjendjen e aktivitetit;
• historikun e ndryshimeve përkatëse.

Për mallra të rrezikshme, mbetje, ushqime, transporte të jashtëzakonshme ose kategori të tjera të veçanta mund të nevojiten informacione dhe dokumente shtesë. Prandaj urdhri standard nuk duhet përdorur si listë universale e kontrollit të pajtueshmërisë.

Si menaxhohen ndryshimet dhe versionet

Problemi i vërtetë fillon kur urdhri ndryshon. Nëse klienti e zhvendos marrjen nga 08:00 në 11:00 ose ndryshon adresën e dorëzimit, e dhëna e re duhet të bëhet menjëherë versioni aktual operativ. Lënia njëkohësisht e një emaili të vjetër, një flete Excel dhe një mesazhi WhatsApp krijon tri «të vërteta» të ndryshme.

Një rregull i mirë i brendshëm është: vetëm një fletë përfaqëson gjendjen aktuale të urdhrit, ndërsa ndryshimet e rëndësishme mbeten të regjistruara në historik. Nuk është e nevojshme të ruhet çdo mikro-korrigjim, por duhet të jetë e mundur të kuptohet kush e ndryshoi një informacion thelbësor dhe kur.

Shembull praktik

Një klient dërgon me email një kërkesë për 18 paleta nga Brescia në Bologna. Dispeçeri regjistron urdhrin dhe cakton mjetin dhe shoferin. Pasdite, klienti njofton se dorëzimi nuk do të jetë më në qytetin e Bologna-s, por në një magazinë në Interporto.

Nëse ndryshimi mbetet vetëm në bisedën e dispeçerit, shoferi mund të niset me adresën e gabuar. Nëse përkundrazi ndryshimi përditëson urdhrin operativ, destinacioni i ri bëhet referenca për të gjithë. Historiku ruan gjurmën e ndryshimit dhe kompania mund të rindërtojë çfarë ndodhi në rast kundërshtimi.

Lista e kontrollit operativ

• A ka çdo urdhër një identifikues unik?
• A plotësohen gjithmonë klienti, marrja dhe dorëzimi?
• A regjistrohen pesha dhe sasia kur ndikojnë në mjet dhe dokumentacion?
• A janë udhëzimet e veçanta të dukshme për ata që duhet t'i zbatojnë?
• A regjistrohen ndryshimet e rëndësishme dhe i komunikohen shoferit?
• A mund të gjendet kontrata/lista e çmimeve referuese?
• A lidhen DDT, CMR ose dokumente të tjera me të njëjtin urdhër kur janë të pranishme?

Gabime të shpeshta

Përdorimi i WhatsApp si arkiv i urdhrit. Biseda është e shkëlqyer për komunikim, por e dobët si burim i vetëm i informacionit operativ.

Ngatërrimi i urdhrit me kontratën. Një urdhër i plotë ndihmon ekzekutimin, por nuk garanton vetëm që plotësohen të gjitha kërkesat juridike të kontratës së shkruar.

Mbishkrimi i një ndryshimi pa gjurmë. Nëse ndryshon një destinacion ose orar, mund të jetë e rëndësishme të dihet kur dhe pse.

Futja vetëm e asaj që i duhet dispeçerit. Urdhri duhet të jetë i lexueshëm edhe për administratën dhe shoferin, me qasje të përshtatshme me rolin.