POD: çfarë është dëshmia e dorëzimit dhe si menaxhohet

Shkurtimisht

POD do të thotë Proof of Delivery, pra dëshmi se dorëzimi është kryer. Në gjuhën e logjistikës, mund të jetë një kopje e nënshkruar e dokumentit të transportit, një CMR e kthyer, një faturëpranim nga marrësi ose një regjistrim elektronik që dokumenton dorëzimin.

Megjithatë, nuk ekziston një rregull i vetëm që thotë se çdo transport duhet të prodhojë një skedar të quajtur „POD“ me format të njëjtë. Dëshmia që duhet të mblidhet varet nga kontrata, lloji i transportit, dokumenti i përdorur dhe rregullat e veçanta që mund të zbatohen.

POD nuk nënkupton një dokument të vetëm të parashikuar me ligj

Për një NVM, ideja e dobishme është më e thjeshtë: kur mbyllet porosia, duhet të jetë e mundur të provohet kur, ku dhe kujt iu dorëzua malli, së bashku me çdo rezervë ose anomali.

Në transportin CMR, fletëngarkesa dhe nënshkrimet/shënimet e parashikuara nga Konventa kanë një rol specifik. Në dorëzimet kombëtare, DDT-ja ose dokumente të tjera mund të nënshkruhen ose të kthehen sipas procedurave të dakorduara. Disa klientë kërkojnë shprehimisht një POD për të autorizuar faturimin ose pagesën.

Prandaj, kontrata me klientin duhet të sqarojë çfarë dëshmie kërkohet dhe brenda cilit afat duhet të kthehet.

Cili informacion e bën të dobishme dëshminë e dorëzimit

Një POD operacional duhet të mundësojë të rindërtohen të paktën sa vijon:

• porosia ose dërgesa të cilës i referohet;
• data e dorëzimit;
• vendi;
• marrësi ose personi që pranon;
• kur është e nevojshme dhe e ligjshme, emri/roli i personit që pranon;
• malli ose pakot të cilave u referohet;
• rezultati i dorëzimit;
• çdo rezervë ose anomali;
• nënshkrimi ose dëshmi tjetër e parashikuar nga procesi;
• referenca e dokumentit kryesor, për shembull CMR ose DDT.

Nuk është gjithmonë e nevojshme të mblidhen të gjitha këto të dhëna. Zbatohet parimi i proporcionalitetit: mblidhen ato që nevojiten për qëllimin kontraktual dhe provues.

Rezervat dhe anomalitë në dorëzim

Momenti i shkarkimit është delikat, sepse mund të dalin në pah pako që mungojnë, ambalazhe të dëmtuara ose mosmarrëveshje për mallin. Kuadri CMR ka rregulla të veçanta për dorëzimin, rezervat e marrësit dhe pasojat e mungesës së një kundërshtimi brenda afateve të përcaktuara.

Një procedurë e kompanisë duhet t'i mësojë shoferit të mos „zgjidhë“ një mosmarrëveshje duke fshirë ose ndryshuar në mënyrë arbitrare dokumentet. Në vend të kësaj, ai duhet të shënojë rezervën në mënyrën e parashikuar, të njoftojë zyrën dhe të ruajë dëshmitë përkatëse.

POD digjital, nënshkrim dhe fotografi

Një POD digjital mund të shkurtojë kohën ndërmjet dorëzimit dhe momentit kur dokumenti bëhet i disponueshëm në zyrë. Ai mund të përfshijë statusin e porosisë, një vulë kohore, një nënshkrim elektronik të thjeshtë ose biometrik sipas sistemit të përdorur, emrin e personit që merr dhe fotografi.

Por „digjital“ nuk do të thotë automatikisht „më i vlefshëm“. Fuqia provuese varet nga procesi, identifikimi, integriteti i dokumentit dhe rregullat e zbatueshme. Nëse kompania dëshiron të zëvendësojë dokumente të rregulluara formalisht me një sistem elektronik, duhet të verifikojë kërkesat specifike: për shembull, e-CMR ndjek Protokollin Shtesë të Konventës dhe nuk është e njëjtë me një skanim të thjeshtë.

Privatësia dhe minimizimi

Nënshkrimi, emri i personit që merr, fotografia dhe gjeolokalizimi mund të përmbajnë të dhëna personale. GDPR kërkon që të dhënat të përpunohen për qëllime të përcaktuara, në mënyrë transparente dhe të kufizuara në atë që është e nevojshme.

Për shembull, fotografimi i të gjithë dokumentit të identitetit të personit që merr „për siguri“ mund të jetë joproporcional nëse kontrata kërkon vetëm emër dhe nënshkrim. Po ashtu, fotografia duhet të fokusohet te malli ose zona e dobishme si dëshmi, duke shmangur, kur është e mundur, persona ose informacion të panevojshëm.

Kompania duhet gjithashtu të përcaktojë kush mund t'i shohë POD-të, për sa kohë duhen ruajtur dhe si mbrohen.

Si arkivohet POD

Rregulli më i mirë është që dëshmia e dorëzimit të lidhet me porosinë origjinale. Kjo shmang dosje të tilla si „fotot nga telefoni i Marios“ ose „CMR për t'u sistemuar“. Një arkiv i dobishëm mundëson kërkimin sipas:

• numrit të porosisë;
• klientit;
• datës;
• shoferit/mjetit;
• referencës së dokumentit;
• statusit të dorëzimit.

POD duhet të ketë edhe një status: i kërkuar, i marrë, për t'u verifikuar, i kundërshtuar, i plotë. Kjo është veçanërisht e dobishme kur pagesa e transportit varet nga kthimi i dokumentit.

Shembull praktik

Një kamion dorëzon 12 paleta. Marrësi nënshkruan CMR-në, por shënon se një ambalazh ka një çarje. Shoferi fotografon ambalazhin duke ndjekur procedurën e kompanisë dhe dërgon dokumentin në zyrë. Porosia mbyllet me statusin „e dorëzuar me rezervë“, në vend që thjesht të jetë „e dorëzuar“.

Dallimi ka rëndësi: një javë më vonë klienti kundërshton dëmin dhe kompania mund të rindërtojë dokumentin, fotografinë, orën dhe komunikimet pa i kërkuar shoferit të kërkojë në telefonin e tij.

Listë kontrolli për POD

• Çfarë dëshmie dorëzimi kërkon klienti/kontrata?
• A është e lidhur me porosinë e saktë?
• A mund të identifikohen data dhe vendi?
• A janë shënuar rezervat e mundshme?
• A mbledhin fotografitë dhe nënshkrimet vetëm të dhënat e nevojshme?
• A e merr zyra POD-in brenda afateve të përcaktuara?
• A janë dokumentet të mbrojtura dhe të arkivuara?
• A dallon sistemi një dorëzim të rregullt nga një dorëzim me anomali?