Comment passer d’Excel à un logiciel de gestion des transports

En bref

Le passage d’Excel à un logiciel de gestion échoue souvent pour une raison simple : on essaie d’importer des années de désordre dans le nouveau système. Avant de migrer, il faut décider quelles données sont correctes, qui en est responsable et quel processus doit devenir la norme.

Pour une petite flotte, une migration progressive est presque toujours plus sûre : les référentiels, les nouvelles commandes, la planification, les conducteurs puis les documents, plutôt que de tout arrêter un lundi matin.

Avant le logiciel : assainir le processus

Écrivez sur une page le flux actuel :

commande reçue → enregistrée → attribuée → communiquée → exécutée → clôturée → documentée

Puis indiquez où se produisent les doublons et les pertes. Le logiciel doit résoudre ces points, pas numériser des étapes inutiles.

Définissez également qui a le droit de :

• créer des clients ;
• modifier des commandes ;
• attribuer des conducteurs ;
• voir les prix ;
• clôturer des activités ;
• exporter des données.

Quelles données migrer

Tout ce qui se trouve dans l’ancien fichier ne mérite pas d’entrer dans le nouveau système. Répartissez les données en :

Référentiels actifs : clients, conducteurs, camions.

Données opérationnelles courantes : commandes ouvertes et planification à venir.

Historique utile : commandes passées nécessaires pour les analyses, les contestations ou les besoins administratifs.

Données inutiles/en double : anciens enregistrements, contacts qui ne sont plus valides, colonnes jamais utilisées.

Le principe de minimisation du RGPD suggère de ne pas conserver ou migrer des données personnelles « parce qu’elles pourraient servir un jour » sans finalité ni durée de conservation justifiées.

La migration en 7 étapes

1. Sauvegarde de la source

Conservez une copie contrôlée des fichiers originaux avant de les modifier ou de les importer.

2. Nettoyage des référentiels

Supprimez les doublons et normalisez les noms, plaques d’immatriculation, codes et adresses.

3. Correspondance des champs

Décidez où ira chaque colonne Excel dans le nouveau système. N’importez pas des notes libres dans des champs structurés sans révision.

4. Import de test

Utilisez un petit échantillon et vérifiez les caractères, les dates, les doublons et les relations.

5. Configuration des rôles

Créez les comptes et attribuez les autorisations minimales nécessaires.

6. Semaine pilote

Gérez un groupe limité de commandes dans le nouveau système, avec des personnes formées.

7. Bascule

Fixez un moment précis après lequel les nouvelles commandes sont créées dans le logiciel de gestion et l’ancien fichier ne sert plus qu’à la consultation, sauf procédure d’urgence.

Vie privée et relation avec le fournisseur

Si le logiciel traite des données personnelles pour le compte de l’entreprise, il faut évaluer le rôle du fournisseur et, lorsque cela est pertinent, l’accord prévu à l’article 28 du RGPD. Vérifiez au minimum :

• où les données sont traitées ;
• les sous-traitants/sous-traitants ultérieurs ;
• les mesures de sécurité ;
• les sauvegardes ;
• la gestion des incidents ;
• les durées de conservation ;
• l’assistance relative aux droits des personnes concernées ;
• la suppression/restitution à la fin du contrat.

Ne choisissez pas un SaaS uniquement sur sa présentation commerciale.

Tester sur des commandes réelles

Une démo montre le logiciel dans le cas idéal. L’essai doit utiliser des cas réels :

• une commande avec deux arrêts ;
• un changement de conducteur ;
• une adresse modifiée ;
• une commande annulée ;
• un document à retrouver ;
• un conducteur qui doit voir la mise à jour ;
• un client avec plusieurs sites.

Si le système demande dix étapes pour une activité réalisée 50 fois par jour, le problème apparaîtra tout de suite.

Une double exploitation temporaire sans double chaos

Pendant quelques jours, il peut être utile de comparer le nouveau système au précédent. Mais cette double exploitation doit avoir une fin définie. Si elle dure des mois, l’entreprise se retrouve avec deux sources officielles et du travail en double.

Définissez :

• quel système prévaut pendant le test ;
• qui compare les données ;
• quelles erreurs bloquent la mise en production ;
• la date de bascule ;
• la procédure de retour arrière si un problème grave survient.

Plan de sortie et portabilité

Avant d’entrer, demandez comment on sort. Le fournisseur permet-il d’exporter clients, commandes et documents ? Dans quel format ? Que se passe-t-il à la fermeture du compte ? Pendant combien de temps les données restent-elles disponibles ?

La portabilité opérationnelle ne signifie pas automatiquement le droit à la portabilité des données prévu par l’article 20 du RGPD : ce sont deux notions différentes. Il s’agit ici surtout d’éviter un verrouillage qui rendrait impossible la récupération des données de l’entreprise.

Checklist de migration

• Sauvegarde complète effectuée ?
• Doublons supprimés ?
• Champs mis en correspondance ?
• Données personnelles minimisées ?
• Rôles et autorisations configurés ?
• Import de test vérifié ?
• Test avec des commandes réelles terminé ?
• Conducteurs et personnel de bureau formés ?
• Date de bascule définie ?
• Plan de retour arrière défini ?
• Export des données depuis le nouveau fournisseur vérifié ?