Ako upravljate malim voznim parkom, dokaz o dostavi jedna je od točaka u kojima se dan zakomplicira. Vozač dostavi robu, ali potpisani dokument stigne u ured tri dana kasnije, možda preko WhatsAppa, a možda nikada. A vi ostajete pokušavati utvrditi tko je što dostavio, kada i s kojim potpisom.
Digitalni dokaz o dostavi rješava upravo to: dokument nastaje na licu mjesta, potpisuje se na licu mjesta i stiže u ured bez potrebe da ga itko juri. No da bi to dobro funkcioniralo, aplikacija za vozače treba imati nekoliko preciznih funkcija. To su pitanja koja najčešće čujemo od vlasnika i dispečera voznih parkova s 1 do 20 kamiona.
Što je digitalni dokaz o dostavi i zašto je važan prijevoznicima
Digitalni dokaz o dostavi (često se naziva POD, Proof of Delivery) elektronička je verzija dokumenta koji potvrđuje da je roba stigla na odredište: tko ju je primio, kada, u kakvom stanju i s kojim potpisom.
U praksi zamjenjuje uobičajeni papirić koji primatelj potpisuje olovkom. Umjesto papira, imate dokument koji vozač ispuni u aplikaciji, da ga potpisati izravno na zaslonu telefona i odmah pošalje.
Zašto je važan svima koji upravljaju malim voznim parkom:
- Odmah zatvara predmet. Dostava se evidentira kao izvršena u trenutku kada se dogodi, a ne navečer kada se vozač vrati.
- Uklanja potrebu za kontrolnim pozivima. Ne morate zvati vozača da biste saznali je li dostava prošla dobro.
- Izbacuje papir iz kabine. Nema više mokrih, presavijenih ili izgubljenih listova u kabini.
- Unosi red u dokumente. Sve ostaje arhivirano i lako se pronalazi, umjesto da je raspršeno po fotografijama, razgovorima i omotnicama.
✓ Jedan dokument za svaku dostavu, s datumom, vremenom i potpisom ✓ Jedna arhiva, bez mapa u Excelu ili fotografija na WhatsAppu
Osnovne funkcije aplikacije za vozače: nalozi, dokumenti i potpisi na licu mjesta
Nije svaka aplikacija za vozače osmišljena za stvarni cestovni prijevoz. Jedno je općenita aplikacija za dostave, a drugo alat koji govori jezikom prijevoznika. Ako procjenjujete koju usvojiti, provjerite ima li ove funkcije.
Nalozi i planiranje vožnji nadohvat ruke
Vozač mora jasno vidjeti što danas treba napraviti: koja stajanja, koje adrese i koji nalog vrijedi za svaku dostavu. Ako mora zvati ured da bi saznao sljedeće stajanje, aplikacija ne radi svoj posao.
Korisna aplikacija za vozače prikazuje dnevni plan već posložen, s pojedinostima potrebnima na licu mjesta: kupcem, adresom i podacima o dostavi. Tako vozač ne mora improvizirati, a vi ne gubite vrijeme objašnjavajući stvari telefonom.
Potpis na licu mjesta, izravno na telefonu
To je funkcija koja čini razliku. Primatelj potpisuje na zaslonu aplikacije, a potpis je povezan s određenim nalogom i dostavom. To nije fotografija lista papira: to su podaci povezani s pravim zapisom.
Rezultat je da više ne morate tumačiti rukopis na loše skeniranom potpisu. Dokaz o dostavi je jasan, povezan i arhiviran.
Dokumenti povezani s dostavom
Sam potpis nije dovoljan. Potrebni su vam i dokumenti koji prate dostavu: prijevozni dokument, svi prilozi i bilješke o tome kako je prošla. Ako aplikacija omogućuje da sve priložite i arhivirate zajedno, već imate potpunu sliku kada dođe vrijeme za provjeru.
✓ Nalozi i stajanja vidljivi vozaču bez pozivanja u ured ✓ Potpis primatelja izravno u aplikaciji ✓ Dokumenti i bilješke povezani s pojedinačnom dostavom
Kako povezati dokaz o dostavi s planiranjem vožnji i upravljanjem dokumentima
Pravi korak naprijed dolazi kada dokaz o dostavi ne postoji sam za sebe, nego je dio istog operativnog tijeka. Ako je aplikacija za vozače odvojena od ostatka vašeg upravljanja, podaci opet završe podijeljeni na dva mjesta.
Poanta je sljedeća: dokaz o dostavi proizlazi iz dostave, a dostava iz plana vožnje. Ako je aplikacija za vozače povezana s dnevnim planom, potpis se automatski pridružuje pravom nalogu, nalog je već povezan s kupcem i adresom, a dokument se arhivira u ispravnom zapisu.
Evo što se mijenja kada je tijek ujedinjen:
- Dispečer planira dan, a aplikacija ga prikazuje vozaču: iste informacije, bez usmenog prenošenja.
- Vozač dostavlja i dobiva potpis: dokaz o dostavi povezan je izravno s nalogom.
- Upravljanje dokumentima se ažurira: nema više papira koje treba prikupiti i prepisati.
Praktična prednost je što prestajete biti most između različitih alata. Nema aplikacije ovdje, plana u Excelu ondje i dokumenata u mapi negdje drugdje. Postoji jedan jedinstveni tijek, od planiranja vožnji do dokaza o dostavi.
✓ Android aplikacija za vozače uključena, bez zasebnih dodatnih troškova ✓ Dokaz o dostavi povezan s planiranjem vožnji i upravljanjem dokumentima ✓ Jedan operativni tijek, bez nepotrebne složenosti
Ukratko
Digitalni dokaz o dostavi nije tehnički detalj: to je način da u stvarnom vremenu znate da je svaka dostava stigla na odredište s ispravnim potpisom. No da bi funkcionirao, aplikacija za vozače treba imati vidljive naloge i planiranje vožnji, potpis na licu mjesta te dokumente povezane sa zapisom.
Iznad svega, mora biti povezana s ostatkom upravljačkog tijeka. Kada planiranje vožnji, aplikacija za vozače i dokumenti postoje u istom tijeku, dokaz o dostavi prestaje biti nešto za čim treba juriti i postaje podatak koji već imate.
S TrucksOutom upravljate nalozima, vozačima, kamionima i planovima vožnji na jednoj platformi osmišljenoj za mikro i male vozne parkove, s uključenom Android aplikacijom za vozače. Ako želite vidjeti kako radi na vašoj uobičajenoj ruti, počnite s besplatnim probnim razdobljem i dovršite prvu dostavu digitalnim potpisom.