Nëse menaxhoni një flotë të vogël, prova e dorëzimit është një nga ato pika ku dita ndërlikohet. Shoferi dorëzon, por dokumenti i firmosur mbërrin në zyrë tri ditë më vonë, ndoshta përmes WhatsApp, ndoshta kurrë. Dhe ju mbeteni duke rindërtuar kush dorëzoi çfarë, kur dhe me cilën firmë.
Prova digjitale e dorëzimit zgjidh pikërisht këtë: dokumenti krijohet në vend, firmoset në vend dhe mbërrin në zyrë pa pasur nevojë që dikush ta ndjekë. Por që të funksionojë siç duhet, një aplikacion për shoferë ka nevojë për disa funksione të sakta. Këto janë pyetjet që dëgjojmë më shpesh nga pronarët dhe dispeçerët e flotave me 1 deri në 20 kamionë.
Çfarë është prova digjitale e dorëzimit dhe pse u nevojitet transportuesve
Prova digjitale e dorëzimit (shpesh quhet POD, Proof of Delivery) është versioni elektronik i dokumentit që vërteton se mallrat kanë mbërritur në destinacion: kush i priti, kur, në çfarë gjendjeje dhe me cilën firmë.
Në praktikë, ajo zëvendëson fletën e zakonshme që marrësi e firmos me stilolaps. Në vend të letrës, keni një dokument që shoferi e plotëson në aplikacion, e firmos drejtpërdrejt në ekranin e telefonit dhe e dërgon menjëherë.
Pse ka rëndësi për këdo që menaxhon një flotë të vogël:
- E mbyll çështjen menjëherë. Dorëzimi regjistrohet si i përfunduar në çastin kur ndodh, jo në mbrëmje kur shoferi kthehet.
- Heq nevojën për telefonata kontrolli. Nuk keni pse ta telefononi shoferin për të kuptuar nëse dorëzimi shkoi mirë.
- E nxjerr letrën nga kabina. Nuk ka më fletë të lagura, të palosura ose të humbura në kabinë.
- Vendos rregull te dokumentet. Gjithçka mbetet e arkivuar dhe e lehtë për t'u gjetur, në vend që të jetë e shpërndarë mes fotove, bisedave dhe zarfeve.
✓ Një dokument për çdo dorëzim, me datë, orë dhe firmë ✓ Një arkiv i vetëm, pa dosje në Excel ose foto në WhatsApp
Funksionet thelbësore të një aplikacioni për shoferë: porositë, dokumentet dhe firmat në vend
Jo çdo aplikacion për shoferë është krijuar për transportin rrugor real. Një gjë është një aplikacion i përgjithshëm për dërgesa; tjetër gjë është një mjet që flet gjuhën e transportuesit. Nëse po vlerësoni cilin të zgjidhni, kontrolloni nëse i ka këto funksione.
Porositë dhe planifikimi i udhëtimeve pranë dorës
Shoferi duhet ta shohë qartë çfarë duhet të bëjë sot: cilat ndalesa, cilat adresa dhe cila porosi vlen për çdo dorëzim. Nëse duhet të telefonojë zyrën për të mësuar ndalesën e radhës, aplikacioni nuk po e bën punën e vet.
Një aplikacion i dobishëm për shoferë e tregon planin e ditës tashmë të renditur, me hollësitë që duhen në vend: klientin, adresën dhe referencat e dorëzimit. Në këtë mënyrë, shoferi nuk duhet të improvizojë dhe ju nuk humbni kohë duke shpjeguar gjëra në telefon.
Firma në vend, drejtpërdrejt në telefon
Ky është funksioni që bën diferencën. Marrësi firmos në ekranin e aplikacionit dhe firma lidhet me porosinë dhe dorëzimin e caktuar. Nuk është foto e një flete letre: janë të dhëna të lidhura me regjistrimin e duhur.
Rezultati është që nuk ju duhet më të interpretoni shkrimin e dorës në një firmë të skanuar keq. Prova e dorëzimit është e qartë, e lidhur dhe e arkivuar.
Dokumentet e lidhura me dorëzimin
Vetëm firma nuk mjafton. Ju duhen edhe dokumentet që shoqërojnë dorëzimin: dokumenti i transportit, çdo bashkëngjitje dhe shënimet për mënyrën si shkoi. Nëse aplikacioni ju lejon t'i bashkëngjitni dhe arkivoni të gjitha së bashku, e keni tashmë pamjen e plotë kur vjen koha për kontroll.
✓ Porositë dhe ndalesat të dukshme për shoferin pa telefonuar zyrën ✓ Firma e marrësit drejtpërdrejt në aplikacion ✓ Dokumentet dhe shënimet e lidhura me dorëzimin e veçantë
Si ta lidhni provën e dorëzimit me planifikimin e udhëtimeve dhe menaxhimin e dokumenteve
Hapi i vërtetë përpara vjen kur prova e dorëzimit nuk ekziston më vete, por është pjesë e të njëjtit rrjedhë operative. Nëse aplikacioni për shoferë është i ndarë nga pjesa tjetër e menaxhimit tuaj, të dhënat përfundojnë sërish të ndara në dy vende.
Pika është kjo: prova e dorëzimit vjen nga dorëzimi, dhe dorëzimi vjen nga plani i udhëtimit. Nëse aplikacioni për shoferë është i lidhur me planin e ditës, firma i bashkëngjitet automatikisht porosisë së duhur, porosia është tashmë e lidhur me klientin dhe adresën, dhe dokumenti arkivohet te regjistrimi i saktë.
Ja çfarë ndryshon kur rrjedha është e unifikuar:
- Dispeçeri planifikon ditën dhe aplikacioni ia tregon shoferit: e njëjta informacion, pa kaluar gojarisht.
- Shoferi dorëzon dhe merr firmën: prova e dorëzimit lidhet drejtpërdrejt me porosinë.
- Menaxhimi i dokumenteve përditësohet: nuk ka më letra për t'u mbledhur dhe kopjuar.
Përparësia praktike është se nuk bëheni më ura midis mjeteve të ndryshme. Nuk ka një aplikacion këtu, planin në Excel atje dhe dokumentet në një dosje diku tjetër. Ka një rrjedhë të vetme, nga planifikimi i udhëtimeve deri te prova e dorëzimit.
✓ Aplikacioni për shoferë Android i përfshirë, pa kosto shtesë të veçanta ✓ Prova e dorëzimit e lidhur me planifikimin e udhëtimeve dhe menaxhimin e dokumenteve ✓ Një rrjedhë operative, pa ndërlikim të panevojshëm
Përmbledhtas
Prova digjitale e dorëzimit nuk është një hollësi teknike: është një mënyrë për të ditur, në kohë reale, se çdo dorëzim ka mbërritur në destinacion me firmën e duhur. Megjithatë, që të funksionojë, aplikacioni për shoferë duhet të ketë porositë dhe planifikimin e udhëtimeve të dukshme, firmën në vend dhe dokumentet e lidhura me regjistrimin.
Mbi të gjitha, duhet të jetë i lidhur me pjesën tjetër të rrjedhës së menaxhimit. Kur planifikimi i udhëtimeve, aplikacioni për shoferë dhe dokumentet ekzistojnë në të njëjtën rrjedhë, prova e dorëzimit nuk është më diçka që duhet ndjekur, por bëhet e dhënë që e keni tashmë.
Me TrucksOut, menaxhoni porositë, shoferët, kamionët dhe planet e udhëtimeve në një platformë të vetme të krijuar për flota mikro dhe të vogla, me aplikacionin Android për shoferë të përfshirë. Nëse doni të shihni si funksionon në itinerarin tuaj të zakonshëm, filloni me provën falas dhe përfundoni dorëzimin e parë me firmë digjitale.