Excel može biti dobro polazište. Fleksibilan je, poznat i brzo se otvara. Granica dolazi kad plan ne ostaje nepromijenjen: mijenjaju se vremena, dodaje se preuzimanje, a vozač mora znati koji nalog prvo obaviti.
U tom trenutku ažurirana datoteka nije dovoljna ako uključene osobe ne vide istu informaciju. Disponent riskira dvostruka ažuriranja, vozači primaju odvojene poruke, a neke operativne bilješke mogu se izgubiti.
Zajedničko planiranje pomaže smanjiti to trenje. Nalozi su povezani s klijentima, adresama, vozačima i statusima. Kad se plan promijeni, posao ostaje čitljiviji onome tko ga organizira i onome tko ga mora izvršiti.
Prijelaz ne mora biti traumatičan. Za malu flotu ima smisla krenuti od najkonkretnijih aktivnosti: izraditi naloge, dodijeliti ih, ažurirati status i učiniti plan lakšim za pregled tijekom dana.