Excel mund të jetë një pikënisje e mirë. Është fleksibël, i njohur dhe hapet shpejt. Kufiri vjen kur plani nuk qëndron i pandryshuar: ndryshojnë oraret, shtohet një tërheqje dhe një shofer duhet të dijë cilën porosi të kryejë i pari.
Në atë moment, skedari i përditësuar nuk mjafton nëse personat e përfshirë nuk shohin të njëjtin informacion. Dispeçeri rrezikon të bëjë përditësime të dyfishta, shoferët marrin mesazhe të ndara dhe disa shënime operacionale mund të humbin.
Një planifikim i përbashkët ndihmon në uljen e këtij pengimi. Porositë lidhen me klientët, adresat, shoferët dhe statuset. Kur plani ndryshon, puna mbetet më e qartë për atë që e organizon dhe për atë që duhet ta zbatojë.
Kalimi nuk duhet të jetë traumatik. Për një flotë të vogël ka kuptim të fillohet me aktivitetet më konkrete: krijimi i porosive, caktimi i tyre, përditësimi i statusit dhe lehtësimi i konsultimit të planit gjatë ditës.