Excel може да бъде добра отправна точка. Той е гъвкав, познат и бързо се отваря. Ограничението идва, когато планът не остава неподвижен: часовете се променят, добавя се вземане, а шофьорът трябва да знае коя поръчка да изпълни първо.
В този момент актуализираният файл не е достатъчен, ако участващите хора не виждат една и съща информация. Диспечерът рискува да прави двойни актуализации, шофьорите получават отделни съобщения и някои оперативни бележки могат да се изгубят.
Споделеното планиране помага да се намали това затруднение. Поръчките са свързани с клиенти, адреси, шофьори и статуси. Когато планът се промени, работата остава по-ясна за този, който я организира, и за този, който трябва да я изпълни.
Преходът не трябва да бъде травматичен. За малък автопарк има смисъл да се започне с най-конкретните дейности: създаване на поръчките, възлагането им, актуализиране на статуса и по-лесно преглеждане на плана през деня.