Prijevozni dokumenti dio su posla koji nitko ne vidi, ali kada nedostaje otpremnica ili potpisani dokaz o isporuci, sve staje: račun se ne može izdati, klijent zove, vozač je već na putu i nitko ne zna gdje je završio taj papir. U mikro i malim flotama s 1 do 20 kamiona problem nije sama birokracija, nego to što dokumenti nastaju i čuvaju se na različitim mjestima: u kabini, uredu, telefonu i privicima. Ovaj vodič slaže korake za jednostavno i održivo upravljanje dokumentima.
Koji su dokumenti zaista potrebni maloj tvrtki za cestovni prijevoz
Prije nego što išta organizirate, korisno je razlikovati skupine dokumenata jer imaju različite rokove i odgovorne osobe.
Dokumenti za vožnju i isporuku: prijevozni dokument (DDT) ili otpremnica, koji prati robu od preuzimanja do isporuke, te dokaz o isporuci koji je potpisao primatelj, a koji zaključuje postupak i često je osnova za fakturiranje. Na međunarodnim relacijama dodaje se CMR teretni list.
Dokumenti vozila i vozača: vozačka dozvola i CQC, tahografska kartica, tehnički pregled, osiguranje i eventualne dozvole. Ne odnose se na pojedinačni nalog, ali moraju biti dostupni i ažurirani kada ih treba predočiti.
Administrativni i troškovni dokumenti: ulazni računi, bonovi za gorivo, cestarine, putni nalozi i troškovi, zapisnici, dokumentacija o održavanju i pregledu vozila.
Ključna je stvar ovo: prve dvije skupine vezane su uz nalog ili vožnju, a treća uz upravljanje tvrtkom. Ako sve pomiješate na jednoj hrpi, više nećete moći pronaći ništa.
Gdje se dokumenti danas gube
U svakodnevnom radu dokumenti se uvijek rasprše na istim mjestima.
U kabini: potpisana otpremnica ostane na sjedalu, u vozačevoj fascikli ili ispod sjenila. U ured se vrati tek kada vozač ponovno navrati, odnosno kada se za to ukaže prilika.
Na telefonu: dokaz o isporuci postane fotografija u vozačevoj osobnoj galeriji. Kada zatreba, netko se mora sjetiti tko ju je snimio i zatražiti je putem privatnog kanala.
U uredu: papiri stižu u valovima, ostavljaju se na stolu i razvrstavaju kada ima vremena. Bez kriterija arhiviranja, potraga se pretvara u čekanje.
U privicima i razgovorima: PDF poslan u grupnom razgovoru teško je ponovno pronaći nakon nekoliko tjedana, osobito ako nitko ne zna kojem nalogu pripada.
Rezultat je uvijek isti: vrijeme potrošeno na traženje dokumenata umjesto na planiranje vožnji.
Kako postaviti jednostavan postupak, korak po korak
Ne treba vam složen sustav. Treba vam jasan postupak, s nekoliko pravila i definiranim odgovornostima.
- Povežite svaki dokument s nalogom ili vožnjom. To je korak koji rješava većinu problema. Ako je dokaz o isporuci priložen pravom nalogu, pronaći ćete ga tražeći nalog, a ne osobu.
- Odredite tko što učitava i kada. Jednostavno pravilo: vozač učitava dokumente u trenutku isporuke, a ured ih provjerava na kraju dana. Tko što radi mora biti zapisano, a ne prenošeno usmeno.
- Prikupite dokaz o isporuci na licu mjesta. Dokument treba zabilježiti kada se isporuka dogodi, a ne sljedeći dan. Ako vozač fotografira ili učita potpis izravno iz aplikacije, dokument je već uz nalog i više ne ovisi o tome tko će se vratiti u sjedište.
- Datotekama dajte predvidljiva imena. Broj naloga, klijent, datum. Zajedničko pravilo imenovanja vrijedi više od bilo koje savršene mape.
- Završite dan provjerom. Deset minuta na kraju dana za provjeru ima li svaki isporučeni nalog svoj dokument mogu značiti razliku između računa izdanog na vrijeme i osporenog računa.
- Pobrinite se da se dokument može pronaći odmah. Osoba koja odgovara na telefon mora moći pronaći dokument dok je klijent još na liniji: prema broju naloga, klijentu ili datumu.
Primjer dana s dokumentima na redu
Krenimo s tri isporuke i jednim izvanrednim preuzimanjem. Vozač otvara nalog u aplikaciji, iskrcava robu, traži od primatelja potpis i dokaz o isporuci završava izravno uz nalog, a ne u galeriji telefona. Osoba u uredu vidi zatvorenu vožnju s priloženim dokumentom i sutradan može pripremiti račun bez traženja ikoga. Ako klijent nazove zbog prigovora, dokument je već tamo, povezan s tim nalogom i tim datumom. Promjena nije tehnološka: nitko više ne mora po sjećanju rekonstruirati gdje je završio komad papira.
Uobičajene pogreške koje treba izbjeći
Fotografirati sve, a ništa ne arhivirati. Slike bez veze s nalogom samo su šum.
Ostaviti dokaz o isporuci u kabini danima. Što više vremena prođe, veća je vjerojatnost da će se izgubiti.
Upotrebljavati različite kanale za svaku vrstu dokumenta. Ako otpremnice, fotografije i privici prolaze kroz tri kanala, njihovo pronalaženje postaje istraga.
Odgađati provjeru na kraju dana do trenutka fakturiranja. Tada je pogreška već skupa.
Nikada ne odrediti odgovornu osobu. Postupak bez imena koje uz njega stoji ne provodi se.
Kako TrucksOut pomaže zadržati sve na jednom mjestu
TrucksOut je TMS platforma osmišljena za mikro i male flote. Upravljanje dokumentima i dokaz o isporuci povezani su s nalogom i Planom vožnji, pa prikupljanje ne ovisi o ničijem pamćenju. Android aplikacija za vozače prati vozača tijekom vožnje i omogućuje upravljanje dokumentima i dokazima o isporuci izravno iz vozila, uz stalno usklađene operativne informacije između kabine i ureda.
Ako upravljate s 1 do 20 kamiona i još uvijek trošite previše vremena na traženje papira, najjednostavniji način da provjerite odgovara li vam jest isprobati ga tijekom stvarnog radnog dana.
Ukratko
Dobro upravljanje dokumentima u cestovnom prijevozu ne zahtijeva složen softver: zahtijeva da svaki dokument bude povezan s nalogom, da ga osoba koja ga učitava učita u pravo vrijeme i da provjera na kraju dana postane navika. Počnite s ova tri pravila i dokumenti više nisu problem: jednostavno postaju dio vožnje.