Dokumentet e transportit janë pjesa e punës që askush nuk e sheh, por kur mungon një fletë-shoqërimi ose një dëshmi dorëzimi e nënshkruar, gjithçka ndalet: fatura nuk mund të lëshohet, klienti telefonon, shoferi është tashmë në rrugë dhe askush nuk e di ku ka përfunduar ajo letër. Në mikroflota dhe flota të vogla me 1 deri në 20 kamionë, problemi nuk është burokracia në vetvete, por fakti që dokumentet krijohen dhe mbahen në vende të ndryshme: në kabinë, në zyrë, në telefon dhe në bashkëngjitje. Ky udhëzues rendit hapat për të ngritur një menaxhim të thjeshtë dhe të qëndrueshëm të dokumenteve.
Cilat dokumente nevojiten vërtet në një kompani të vogël transporti rrugor
Para se të organizoni çfarëdo qoftë, vlen të dalloni grupet e dokumenteve, sepse kanë afate dhe persona përgjegjës të ndryshëm.
Dokumentet e udhëtimit dhe dorëzimit: dokumenti i transportit (DDT) ose fletë-shoqërimi, i cili shoqëron mallin nga marrja deri te dorëzimi, dhe dëshmia e dorëzimit e nënshkruar nga marrësi, e cila e mbyll procesin dhe shpesh shërben si bazë për faturim. Në rrugët ndërkombëtare shtohet fletëngarkesa CMR.
Dokumentet e mjetit dhe të shoferit: leja e drejtimit dhe CQC, karta e tahografit, kontrolli teknik, sigurimi dhe autorizimet e mundshme. Ato nuk lidhen me një porosi të vetme, por duhet të jenë të disponueshme dhe të përditësuara kur duhen paraqitur.
Dokumentet administrative dhe të kostove: fatura blerjeje, kuponë karburanti, tarifa rrugore, shënime shpenzimesh, procesverbale, dokumentacion për mirëmbajtjen dhe kontrollin e mjeteve.
Pika kryesore është kjo: dy grupet e para rrotullohen rreth porosisë ose udhëtimit, ndërsa i treti rreth menaxhimit të kompanisë. Nëse i përzieni të gjitha në të njëjtin grumbull, nuk do të gjeni më asgjë.
Ku humbasin sot dokumentet
Në punën e përditshme, dokumentet shpërndahen gjithmonë në të njëjtat vende.
Në kabinë: fletë-shoqërimi i nënshkruar mbetet në sedilje, në dosjen e shoferit ose nën parasol. Kthehet në zyrë vetëm kur shoferi kalon përsëri aty, pra kur i bie rasti.
Në telefon: dëshmia e dorëzimit bëhet një fotografi në galerinë personale të shoferit. Kur nevojitet, dikush duhet të kujtojë kush e ka bërë dhe ta kërkojë nëpërmjet një kanali privat.
Në zyrë: letrat arrijnë me valë, lihen mbi një tavolinë dhe ndahen kur ka kohë. Pa një kriter arkivimi, kërkimi shndërrohet në pritje.
Në bashkëngjitje dhe biseda: një PDF i dërguar në një bisedë grupi është i vështirë të gjendet sërish pas javësh, sidomos nëse askush nuk e di se cilës porosi i përket.
Rezultati është gjithmonë i njëjtë: kohë e humbur duke ndjekur dokumente në vend që të planifikohen udhëtimet.
Si të krijoni një proces të thjeshtë, hap pas hapi
Nuk ju duhet një sistem i ndërlikuar. Ju duhet një proces i qartë, me pak rregulla dhe përgjegjësi të përcaktuara.
- Lidhni çdo dokument me një porosi ose një udhëtim. Ky është hapi që zgjidh shumicën e problemeve. Nëse dëshmia e dorëzimit i bashkëngjitet porosisë së duhur, e gjeni duke kërkuar porosinë, jo personin.
- Përcaktoni kush ngarkon çfarë dhe kur. Një rregull i thjeshtë: shoferi i ngarkon dokumentet në momentin e dorëzimit dhe zyra i kontrollon në fund të ditës. Kush bën çfarë duhet të shkruhet, jo të përcillet gojarisht.
- Mblidhni dëshminë e dorëzimit në vend. Dokumenti duhet të regjistrohet kur kryhet dorëzimi, jo ditën tjetër. Nëse shoferi fotografon ose ngarkon firmën drejtpërdrejt nga aplikacioni, dokumenti është tashmë te porosia dhe nuk varet më nga kush kthehet në bazë.
- Jepuni skedarëve emra të parashikueshëm. Numri i porosisë, klienti, data. Një rregull i përbashkët emërtimi vlen më shumë se çdo dosje e përkryer.
- Mbylleni ditën me një kontroll. Dhjetë minuta në fund të ditës për të verifikuar që çdo porosi e dorëzuar ka dokumentin e vet mund të bëjnë ndryshimin mes një fature të lëshuar në kohë dhe një fature të kundërshtuar.
- Sigurohuni që kërkimi të jetë i menjëhershëm. Personi që përgjigjet në telefon duhet të mund ta gjejë dokumentin ndërsa klienti është ende në linjë: sipas numrit të porosisë, klientit ose datës.
Një shembull i një dite me dokumentet në rregull
Le të nisim me tri dorëzime dhe një marrje të jashtëzakonshme. Shoferi hap porosinë në aplikacion, shkarkon mallin, i kërkon marrësit të firmosë dhe dëshmia e dorëzimit përfundon drejtpërdrejt te porosia, jo në galerinë e telefonit. Personi në zyrë e sheh udhëtimin e mbyllur me dokumentin e bashkëngjitur dhe ditën tjetër mund të përgatisë faturën pa ndjekur askënd. Nëse klienti telefonon për një kundërshtim, dokumenti është tashmë aty, i lidhur me atë porosi dhe atë datë. Ndryshimi nuk është teknologjik: askush nuk duhet të rindërtojë më nga kujtesa se ku ka përfunduar një fletë letre.
Gabime të zakonshme për t'u shmangur
Të fotografoni gjithçka dhe të mos arkivoni asgjë. Imazhet pa lidhje me porosinë janë vetëm zhurmë.
Të lini dëshminë e dorëzimit në kabinë për ditë të tëra. Sa më shumë kohë kalon, aq më shumë ka gjasa të humbasë.
Të përdorni kanale të ndryshme për çdo lloj dokumenti. Nëse fletë-shoqërimet, fotografitë dhe bashkëngjitjet kalojnë nëpër tri kanale, gjetja e tyre bëhet hetim.
Të shtyni kontrollin e fundit të ditës deri në momentin e faturimit. Në atë pikë, gabimi tashmë kushton.
Të mos caktoni kurrë një person përgjegjës. Një proces pa një emër të caktuar nuk ndiqet.
Si ndihmon TrucksOut për t'i mbajtur të gjitha bashkë
TrucksOut është një platformë TMS e projektuar për mikroflota dhe flota të vogla. Menaxhimi i dokumenteve dhe dëshmia e dorëzimit lidhen me porosinë dhe Planin e Udhëtimeve, ndaj mbledhja nuk varet nga kujtesa e askujt. Aplikacioni Android për shoferët e shoqëron shoferin gjatë udhëtimit dhe mundëson menaxhimin e dokumenteve dhe dëshmive të dorëzimit drejtpërdrejt nga mjeti, me informacionin operativ gjithmonë të sinkronizuar mes kabinës dhe zyrës.
Nëse menaxhoni nga 1 deri në 20 kamionë dhe ende shpenzoni shumë kohë duke kërkuar letra, mënyra më e thjeshtë për të kuptuar nëse ju përshtatet është ta provoni në një ditë pune të vërtetë.
Me pak fjalë
Menaxhimi i mirë i dokumenteve në transportin rrugor nuk kërkon softuer të ndërlikuar: kërkon që çdo dokument të lidhet me një porosi, që personi që e ngarkon ta bëjë në momentin e duhur dhe që kontrolli në fund të ditës të bëhet zakon. Filloni me këto tri rregulla dhe dokumentet nuk janë më problem: ato thjesht bëhen pjesë e udhëtimit.