Транспортните документи са частта от работата, която никой не вижда, но щом липсва товарителница или подписано доказателство за доставка, всичко спира: фактурата не може да бъде издадена, клиентът се обажда, шофьорът вече е на път и никой не знае къде е отишъл този лист. В микро и малките автопаркове с 1 до 20 камиона проблемът не е самата бюрокрация, а това, че документите се създават и съхраняват на различни места: в кабината, офиса, телефона и прикачените файлове. Това ръководство подрежда стъпките за просто и устойчиво управление на документи.
Кои документи наистина са нужни в малка компания за автомобилен транспорт
Преди да организирате каквото и да е, е добре да разграничите групите документи, защото имат различни срокове и отговорни лица.
Документи за пътуването и доставката: транспортният документ (DDT) или товарителницата, която придружава стоката от вземането до доставката, и доказателството за доставка, подписано от получателя, което приключва процеса и често е основа за фактуриране. При международни превози се добавя товарителницата CMR.
Документи за превозното средство и шофьора: шофьорска книжка и CQC, карта за тахограф, технически преглед, застраховка и евентуални разрешителни. Те не се отнасят до една конкретна поръчка, но трябва да са налични и актуални, когато трябва да бъдат представени.
Административни и разходни документи: фактури за покупки, ваучери за гориво, пътни такси, разходни отчети, протоколи, документация за поддръжка и преглед на превозните средства.
Основното е следното: първите две групи са свързани с поръчката или пътуването, а третата — с управлението на компанията. Ако смесите всичко в една купчина, повече няма да намерите нищо.
Къде се губят документите днес
В ежедневната работа документите винаги се разпръскват на едни и същи места.
В кабината: подписаната товарителница остава на седалката, в папката на шофьора или под сенника. Връща се в офиса едва когато шофьорът мине оттам отново, тоест когато се случи.
В телефона: доказателството за доставка се превръща в снимка в личната галерия на шофьора. Когато е нужно, някой трябва да си спомни кой я е направил и да я поиска по личен канал.
В офиса: документите пристигат на вълни, оставят се на бюро и се разпределят, когато има време. Без критерий за архивиране търсенето се превръща в чакане.
В прикачените файлове и чатовете: PDF, изпратен в групов разговор, трудно се намира отново след седмици, особено ако никой не знае към коя поръчка принадлежи.
Резултатът винаги е един и същ: време, изгубено в търсене на документи, вместо в планиране на пътувания.
Как да организирате прост процес, стъпка по стъпка
Не е нужна сложна система. Нужен е ясен процес с малко правила и определени отговорности.
- Свържете всеки документ с поръчка или пътуване. Това е стъпката, която решава повечето проблеми. Ако доказателството за доставка е прикачено към правилната поръчка, ще го намерите, като търсите поръчката, а не човека.
- Определете кой какво качва и кога. Едно просто правило: шофьорът качва документите в момента на доставката, а офисът ги проверява в края на деня. Кой какво прави трябва да е записано, а не предавано устно.
- Събирайте доказателството за доставка на място. Документът трябва да бъде заснет, когато доставката се извършва, а не на следващия ден. Ако шофьорът снима или качи подписа директно от приложението, документът вече е в поръчката и не зависи от това кой ще се върне в базата.
- Давайте предвидими имена на файловете. Номер на поръчката, клиент, дата. Едно общо правило за именуване струва повече от всяка идеална папка.
- Завършвайте деня с проверка. Десет минути в края на деня, за да проверите дали всяка доставена поръчка има своя документ, могат да направят разликата между фактура, издадена навреме, и оспорена фактура.
- Уверете се, че търсенето е незабавно. Човекът, който отговаря на телефона, трябва да може да намери документа, докато клиентът все още е на линията: по номер на поръчка, клиент или дата.
Пример за ден с подредени документи
Да започнем с три доставки и едно извънредно вземане. Шофьорът отваря поръчката в приложението, разтоварва стоката, кара получателя да подпише и доказателството за доставка отива директно към поръчката, а не в галерията на телефона. Човекът в офиса вижда приключеното пътуване с прикачен документ и на следващия ден може да подготви фактурата, без да преследва никого. Ако клиентът се обади за спор, документът вече е там, свързан с тази поръчка и тази дата. Промяната не е технологична: никой вече не трябва да възстановява по памет къде е отишъл един лист хартия.
Чести грешки, които да избягвате
Да снимате всичко и да не архивирате нищо. Изображенията без връзка с поръчката са само шум.
Да оставяте доказателството за доставка в кабината с дни. Колкото повече време минава, толкова по-вероятно е да се изгуби.
Да използвате различни канали за всеки вид документ. Ако товарителници, снимки и прикачени файлове минават през три канала, намирането им се превръща в разследване.
Да отлагате проверката в края на деня за момента на фактуриране. Дотогава грешката вече струва скъпо.
Никога да не определяте отговорен човек. Процес без посочено име не се спазва.
Как TrucksOut помага всичко да остане на едно място
TrucksOut е TMS платформа, създадена за микро и малки автопаркове. Управлението на документи и доказателството за доставка са свързани с поръчката и Плана за пътувания, така че събирането им не зависи от ничия памет. Приложението за шофьори за Android съпровожда шофьора по време на пътуването и позволява управление на документи и доказателства за доставка директно от превозното средство, като оперативната информация остава синхронизирана между кабината и офиса.
Ако управлявате от 1 до 20 камиона и все още прекарвате твърде много време в търсене на документи, най-лесният начин да разберете дали решението е подходящо за вас е да го изпробвате в реален работен ден.
Накратко
Доброто управление на документи в автомобилния транспорт не изисква сложен софтуер: изисква всеки документ да е свързан с поръчка, човекът, който го качва, да го направи в точния момент и проверката в края на деня да стане навик. Започнете с тези три правила и документите престават да бъдат проблем: те просто стават част от пътуването.