Ukratko
„Softver za upravljanje prijevozom“ i „TMS“ nisu dvije kategorije razdvojene propisom. To su komercijalni i funkcionalni pojmovi koji se često preklapaju. Zato odabir samo prema nazivu proizvoda nije osobito koristan.
Za malo poduzeće najpraktičnija je ova razlika:
- jednostavan upravljački softver dobro organizira svakodnevni interni rad;
- strukturiraniji TMS obično upravlja većom složenošću mreža, prijevoznika, tarifa, integracija, iznimaka i kontrole troškova.
To nije ljestvica kvalitete. Složeniji sustav nije automatski bolji: bolji je samo ako je takva složenost potrebna.
Ne postoji pravna granica između upravljačkog softvera i TMS-a
Nijedan zakon ne propisuje da softver mora imati „10 funkcija“ da bi se zvao TMS ili da upravljački softver ne može obavljati planiranje. Pojam TMS opisuje obitelj rješenja, a ne certifikaciju.
Stoga bi MSP na nekoliko minuta trebao ostaviti komercijalni naziv po strani i zapitati se:
- koje procese pokriva;
- koliko ih dobro pokriva;
- koje podatke zahtijeva;
- koliko ga ljudi mora koristiti;
- koliko košta njegova provedba i održavanje;
- koliko je lako napustiti ga i preuzeti podatke.
Praktična usporedba
| Područje | Jednostavan upravljački softver za malu flotu | Strukturirani TMS |
|---|---|---|
| Klijenti i lokacije | Ključna funkcija | Ključna funkcija |
| Nalozi | Ključna funkcija | Ključna funkcija |
| Vozači i vlastita vozila | Često ključna funkcija | Ovisi o ciljanom tržištu |
| Dnevni plan | Ključna funkcija | Ključna funkcija, često sofisticiranija |
| Aplikacija/komunikacija za vozače | Moguće | Moguće/integrirano |
| Vanjski prijevoznici | Ograničeno ili ne postoji | Često napredno |
| Natječaji/nabava | Rijetko | Uobičajeno u poslovnim sustavima |
| Složene tarife | Osnovne ili ne postoje | Često napredne |
| Optimizacija | Ograničena/neobavezna | Uobičajenija |
| Revizija vozarine | Rijetko | Moguća/napredna |
| ERP/WMS/EDI/API | Jednostavno ili selektivno | Često ključno |
| Provedba | Dani/tjedni u jednostavnim slučajevima | Može zahtijevati zaseban projekt |
| Konfiguracija | Ograničena | Često opsežna |
| Obuka | Ograničena | Strukturiranija |
Tablica je okvirna: svaki proizvod treba provjeriti zasebno.
Stvarna razdjelnica: složenost procesa
Broj kamiona je važan, ali nije dovoljan. Dva poduzeća s po deset vozila mogu imati suprotne potrebe.
Poduzeće A
- stalni klijenti;
- razmjerno stabilne rute;
- vlastita flota;
- malo zaposlenika u uredu;
- nalozi primljeni e-poštom;
- glavna potreba: organizirati nalog, kamion, vozača i izmjene.
Jednostavan upravljački softver može biti sasvim primjeren.
Poduzeće B
- deset vlastitih vozila, ali i 80 vanjskih prijevoznika;
- stotine naloga;
- različite tarife prema zoni, težini i klijentu;
- EDI tokovi;
- portal za klijente;
- revizije računa prijevoznika;
- ugovorni KPI-jevi.
Ovdje broj kamiona više ne opisuje složenost. Strukturiraniji TMS može biti opravdan.
Pet znakova da je dovoljan jednostavan upravljački softver
1. Glavni problem su raspršene informacije
Ako je stvarni problem prepisivanje naloga iz e-pošte u Excel i zatim pozivanje vozača, prioritet je imati jedan izvor podataka.
2. Flota je uglavnom vlastita
Nema potrebe za mehanizmom nabave prijevoznika ako se nabava ne provodi.
3. Planiranje se odlučuje iskustvom dispečera
Dobar kalendar i čisti podaci mogu stvoriti veću vrijednost od motora za optimizaciju kojem su potrebni mjeseci parametrizacije.
4. U uredu radi malo ljudi
Sustav s desecima uloga, odobrenja i radnih tokova može postati prepreka.
5. Potrebno je malo integracija
Ako je dovoljno uvesti Excel datoteku, izvesti podatke i povezati jednu ili dvije usluge, poslovna arhitektura može biti nepotrebna.
Pet znakova da je potrebno nešto strukturiranije
1. Mnogo se prijevoza kupuje od trećih strana
Odabir prijevoznika, komercijalni uvjeti, uspješnost i dostupnost postaju ključni procesi.
2. Tarifama se više ne može upravljati ručno
Mnoge kombinacije zone, težine, paleta, goriva, cestarina i dodataka zahtijevaju strukturirana pravila.
3. Nalog mora proći kroz više sustava
ERP, WMS, EDI, portali za klijente, platforme za praćenje i administracija zahtijevaju upravljanje integracijama.
4. Pogreške imaju sustavan trošak
Dvostruki računi, neočekivani troškovi, SLA-ovi, penali i veliki obujmi čine automatiziranu kontrolu korisnom.
5. Upravi trebaju objedinjeni podaci
Nije dovoljno znati „što kamioni danas rade“: treba mjeriti troškove, uspješnost i kapacitet u složenim mrežama.
Trošak nije samo naknada: izračun TCO-a
Za usporedbu dvaju rješenja korisno je procijeniti ukupni trošak vlasništva (Total Cost of Ownership) za najmanje tri godine.
Uzmite u obzir:
- licence za korisnike/vozila/naloge;
- trošak postavljanja;
- migraciju podataka;
- obuku;
- savjetovanje;
- razvoj API-ja/EDI-ja;
- dodatne module;
- premium podršku;
- troškove okruženja/testiranja;
- eventualne uređaje;
- interno vrijeme ljudi;
- održavanje integracija;
- ugovorna povećanja cijena;
- trošak izlaska/buduće migracije.
Softver koji stoji 100 eura mjesečno, a zahtijeva 15.000 eura prilagodbi, ne stoji 100 eura mjesečno. Suprotno tome, malo skuplji standardni softver može biti jeftiniji ako izbjegava projekt i trajno održavanje.
Rizik predimenzioniranja
Predimenzioniranje ima konkretne učinke:
- više polja za ispunjavanje;
- više obuke;
- procesi prilagođeni softveru umjesto poslu;
- operateri koji se vraćaju na Excel „da brže obave posao“;
- ovisnost o konzultantima;
- teže nadogradnje;
- nerazmjerni fiksni troškovi.
Znak upozorenja je kada poduzeće, da bi upravljalo običnim nalogom, mora popunjavati informacije koje nitko neće koristiti.
Suprotan rizik: predugo ostajanje uz krhke alate
Premala dimenzioniranost također ima cijenu. Ako je Excel postao središnji sustav, ali:
- postoji pet verzija datoteke;
- izmjene i nalozi se gube;
- nitko ne zna tko je što promijenio;
- ne postoje uloge/prava pristupa;
- vozači podatke dobivaju odvojeno;
- datoteka se obnavlja nakon svake pogreške;
- vlasnik je jedina osoba koja „zna kako to funkcionira“,
trošak se ne vidi na računu, ali postoji u satima, pogreškama i ovisnosti o ljudima.
Prijelaz na upravljački softver trebao bi se dogoditi prije nego što datoteku postane nemoguće zamijeniti.
Primjer: 8 kamiona nasuprot mreži prijevoznika
Poduzeće s 8 vlastitih kamiona
Prima 25 naloga dnevno. Dvije osobe planiraju. Glavni je problem zajednički znati koji će vozač obaviti koje preuzimanje i priopćiti izmjene.
Prioriteti:
- strukturirani nalog;
- dnevni plan;
- matični podaci o vozačima/vozilima;
- obavijesti vozačima;
- povijest;
- izvoz.
Jednostavan upravljački softver može pokriti gotovo svu potrebnu vrijednost.
Operater koji koordinira 120 prijevoznika
Prima 800 naloga dnevno, kupuje kapacitet na tržištu, koristi više cjenika, integrira ERP i WMS te mora provjeravati račune i SLA-ove.
Prioriteti:
- integracija;
- nabava;
- tarife;
- dodjela;
- iznimke;
- praćenje;
- revizija troškova;
- analitika.
Ovdje je TMS projekt dio operativne strukture poduzeća.
Matrica odlučivanja
Dodijelite od 0 do 2 boda za svaku stavku:
| Pitanje | 0 | 1 | 2 |
|---|---|---|---|
| Koliko se sustava treba integrirati? | 0-1 | 2-3 | 4+ |
| Koliko vanjskih prijevoznika upravljamo? | gotovo nijednim | nekima | mnogima |
| Složenost tarifa | niska | srednja | visoka |
| Broj iznimaka | nizak | srednji | visok |
| Potreba za nabavom | nema | povremena | ključna |
| Revizija troškova | jednostavna ručna | djelomična | sustavna |
| Radni tokovi/odobrenja | gotovo nijedni | neki | mnogi |
| Mreža | lokalna/jednostavna | nacionalna | složena multimodalna/međunarodna |
Rezultat ne daje matematičku istinu. Služi da prisili poduzeće da opiše vlastitu složenost prije nego što pogleda softver.
Kontrolni popis
- Odabiremo li prema nazivu „TMS“ ili prema procesima?
- Koja tri problema treba riješiti u roku od 90 dana?
- Koliko će ljudi sustav doista koristiti?
- Koliko je integracija nužno?
- Upravljamo li uglavnom vlastitom flotom ili vanjskim prijevoznicima?
- Imamo li složene tarife?
- Koliko projekt stoji tijekom tri godine, a ne samo naknada?
- Možemo li početi malo i dodavati module?
- Možemo li izvesti podatke ako promijenimo dobavljača?
- Zahtijeva li sustav više discipline nego što organizacija danas može održati?