Kurz gesagt
„Transportmanagement-Software“ und „TMS“ sind keine zwei durch eine Vorschrift getrennten Kategorien. Es sind kommerzielle und funktionale Begriffe, die sich häufig überschneiden. Deshalb ist es wenig hilfreich, nur nach dem Produktnamen zu wählen.
Für ein kleines Unternehmen ist diese Unterscheidung praktischer:
- eine einfache Verwaltungssoftware organisiert die tägliche interne Arbeit gut;
- ein strukturierteres TMS bewältigt tendenziell mehr Komplexität bei Netzwerken, Frachtführern, Tarifen, Integrationen, Ausnahmen und Kostenkontrolle.
Es ist keine Qualitätsskala. Ein komplexeres System ist nicht automatisch besser: Es ist nur dann besser, wenn diese Komplexität gebraucht wird.
Es gibt keine rechtliche Grenze zwischen Verwaltungssoftware und TMS
Kein Gesetz schreibt vor, dass Software „10 Funktionen“ haben muss, um TMS zu heißen, oder dass eine Verwaltungssoftware keine Planung leisten darf. Der Begriff TMS beschreibt eine Lösungsfamilie, keine Zertifizierung.
Ein KMU sollte daher den kommerziellen Namen für einige Minuten ausblenden und fragen:
- welche Prozesse es abdeckt;
- wie gut es sie abdeckt;
- welche Daten es benötigt;
- wie viele Personen es nutzen müssen;
- was Einführung und Wartung kosten;
- wie leicht man aussteigen und die Daten zurückholen kann.
Praktischer Vergleich
| Bereich | Einfache Verwaltungssoftware für kleine Flotten | Strukturiertes TMS |
|---|---|---|
| Kunden und Standorte | Zentral | Zentral |
| Aufträge | Zentral | Zentral |
| Eigene Fahrer und Fahrzeuge | Häufig zentral | Abhängig von der Zielgruppe |
| Tagesplan | Zentral | Zentral, oft ausgefeilter |
| Fahrer-App/Kommunikation | Möglich | Möglich/integriert |
| Externe Frachtführer | Begrenzt oder nicht vorhanden | Oft fortgeschritten |
| Ausschreibungen/Beschaffung | Selten | Häufig in Enterprise-Systemen |
| Komplexe Tarife | Grundlegend oder nicht vorhanden | Oft fortgeschritten |
| Optimierung | Begrenzt/optional | Häufiger |
| Frachtkostenprüfung | Selten | Möglich/fortgeschritten |
| ERP/WMS/EDI/API | Einfach oder selektiv | Oft grundlegend |
| Einführung | Tage/Wochen in einfachen Fällen | Kann ein eigenes Projekt erfordern |
| Konfiguration | Gering | Oft umfangreich |
| Schulung | Begrenzt | Strukturierter |
Die Tabelle ist nur ein Anhaltspunkt: Jedes Produkt muss einzeln geprüft werden.
Die wirkliche Trennlinie: Prozesskomplexität
Die Zahl der Lkw ist wichtig, reicht aber nicht aus. Zwei Unternehmen mit jeweils zehn Fahrzeugen können gegensätzliche Anforderungen haben.
Unternehmen A
- Stammkunden;
- relativ stabile Strecken;
- eigener Fuhrpark;
- wenige Mitarbeitende im Büro;
- per E-Mail eingehende Aufträge;
- Hauptbedarf: Auftrag, Lkw, Fahrer und Änderungen organisieren.
Eine schlanke Verwaltungssoftware kann vollkommen ausreichend sein.
Unternehmen B
- zehn eigene Fahrzeuge, aber auch 80 externe Frachtführer;
- Hunderte von Aufträgen;
- unterschiedliche Tarife nach Gebiet, Gewicht und Kunde;
- EDI-Datenflüsse;
- Kundenportal;
- Prüfung von Frachtführerrechnungen;
- vertragliche KPIs.
Hier beschreibt die Zahl der Lkw die Komplexität nicht mehr. Ein strukturierteres TMS kann gerechtfertigt sein.
Fünf Anzeichen dafür, dass eine einfache Verwaltungssoftware reicht
1. Das Hauptproblem sind verstreute Informationen
Wenn das eigentliche Problem darin besteht, Aufträge aus E-Mails in Excel zu übertragen und anschließend die Fahrer anzurufen, hat eine einzige Datenquelle Vorrang.
2. Der Fuhrpark ist überwiegend eigener Fuhrpark
Eine Beschaffungs-Engine für Frachtführer ist nicht nötig, wenn keine Beschaffung erfolgt.
3. Die Planung wird durch die Erfahrung des Dispatchers entschieden
Ein guter Kalender und saubere Daten können mehr Wert schaffen als eine Optimierungs-Engine, deren Parametrisierung Monate dauert.
4. Im Büro arbeiten nur wenige Personen
Ein System mit Dutzenden Rollen, Freigaben und Workflows kann zu einem Hindernis werden.
5. Es werden nur wenige Integrationen benötigt
Wenn der Import einer Excel-Datei, der Export von Daten und die Anbindung von einem oder zwei Diensten genügen, kann eine Enterprise-Architektur unnötig sein.
Fünf Anzeichen dafür, dass etwas Strukturierteres nötig ist
1. Viele Transporte werden von Dritten eingekauft
Auswahl der Frachtführer, wirtschaftliche Bedingungen, Leistung und Verfügbarkeit werden zu zentralen Prozessen.
2. Tarife sind nicht mehr manuell verwaltbar
Viele Kombinationen aus Gebiet, Gewicht, Paletten, Kraftstoff, Maut und Zusatzleistungen erfordern strukturierte Regeln.
3. Der Auftrag muss mehrere Systeme durchlaufen
ERP, WMS, EDI, Kundenportale, Tracking-Plattformen und Verwaltung verlangen eine Governance der Integrationen.
4. Fehler verursachen systematische Kosten
Doppelte Rechnungen, unerwartete Kosten, SLAs, Vertragsstrafen und große Volumina machen eine automatisierte Kontrolle sinnvoll.
5. Das Management braucht konsolidierte Daten
Es genügt nicht zu wissen, „was die Lkw heute tun“: Kosten, Leistung und Kapazität in komplexen Netzwerken müssen gemessen werden.
Die Kosten bestehen nicht nur aus der Gebühr: TCO berechnen
Zum Vergleich zweier Lösungen empfiehlt es sich, die Total Cost of Ownership über mindestens drei Jahre zu schätzen.
Zu berücksichtigen sind:
- Lizenzen für Nutzer/Fahrzeuge/Aufträge;
- Einrichtungskosten;
- Datenmigration;
- Schulung;
- Beratung;
- API-/EDI-Entwicklung;
- zusätzliche Module;
- Premium-Support;
- Kosten für Umgebungen/Tests;
- gegebenenfalls Geräte;
- interne Zeit der Mitarbeitenden;
- Wartung der Integrationen;
- vertragliche Preiserhöhungen;
- Kosten für Ausstieg/spätere Migration.
Software für 100 Euro im Monat, die 15.000 Euro an Anpassungen erfordert, kostet nicht 100 Euro im Monat. Umgekehrt kann eine etwas teurere Standardsoftware günstiger sein, wenn sie ein Projekt und dessen Wartung vermeidet.
Das Risiko der Überdimensionierung
Überdimensionierung hat konkrete Folgen:
- mehr auszufüllende Felder;
- mehr Schulung;
- Prozesse, die an die Software statt an die Arbeit angepasst sind;
- Mitarbeitende, die zu Excel zurückkehren, „um schneller zu sein“;
- Abhängigkeit von Beratern;
- schwierigere Upgrades;
- unverhältnismäßige Fixkosten.
Ein Warnsignal ist, wenn das Unternehmen zur Bearbeitung eines normalen Auftrags Informationen ausfüllen muss, die niemand nutzen wird.
Das gegenteilige Risiko: zu lange bei fragilen Werkzeugen bleiben
Auch Unterdimensionierung kostet. Wenn Excel zum zentralen System geworden ist, aber:
- es fünf Versionen der Datei gibt;
- Änderungen und Aufträge verloren gehen;
- niemand weiß, wer was geändert hat;
- es keine Rollen/Zugriffsrechte gibt;
- Fahrer die Daten getrennt erhalten;
- die Datei nach jedem Fehler neu aufgebaut wird;
- der Inhaber die einzige Person ist, die „weiß, wie es funktioniert“,
dann erscheint der Preis nicht auf einer Rechnung, besteht aber in Stunden, Fehlern und Abhängigkeit von Personen.
Der Umstieg auf Verwaltungssoftware sollte erfolgen, bevor die Datei unmöglich zu ersetzen ist.
Beispiel: 8 Lkw gegenüber einem Frachtführernetzwerk
Unternehmen mit 8 eigenen Lkw
Es erhält 25 Aufträge täglich. Zwei Personen planen. Das Hauptproblem besteht darin, gemeinsam zu wissen, welcher Fahrer welche Abholung übernimmt, und Änderungen zu kommunizieren.
Prioritäten:
- strukturierter Auftrag;
- Tagesplan;
- Stammdaten zu Fahrern/Fahrzeugen;
- Fahrer-Updates;
- Historie;
- Export.
Eine einfache Verwaltungssoftware kann fast den gesamten erforderlichen Nutzen abdecken.
Betreiber, der 120 Frachtführer koordiniert
Er erhält 800 Aufträge täglich, kauft Kapazität am Markt ein, nutzt mehrere Preislisten, integriert ERP und WMS und muss Rechnungen und SLAs prüfen.
Prioritäten:
- Integration;
- Beschaffung;
- Tarife;
- Zuweisung;
- Ausnahmen;
- Tracking;
- Kostenprüfung;
- Analytik.
Hier ist das TMS-Projekt Teil der operativen Struktur des Unternehmens.
Entscheidungsmatrix
Vergeben Sie für jeden Punkt 0 bis 2 Punkte:
| Frage | 0 | 1 | 2 |
|---|---|---|---|
| Wie viele Systeme müssen integriert werden? | 0-1 | 2-3 | 4+ |
| Wie viele externe Frachtführer verwalten wir? | fast keine | einige | viele |
| Tarifkomplexität | niedrig | mittel | hoch |
| Anzahl der Ausnahmen | niedrig | mittel | hoch |
| Beschaffungsbedarf | keiner | gelegentlich | zentral |
| Kostenprüfung | einfach manuell | teilweise | systematisch |
| Workflows/Freigaben | fast keine | einige | viele |
| Netzwerk | lokal/einfach | national | komplex multimodal/international |
Die Punktzahl liefert keine mathematische Wahrheit. Sie soll das Unternehmen dazu bringen, seine eigene Komplexität zu beschreiben, bevor es sich Software ansieht.
Checkliste
- Wählen wir nach dem Namen „TMS“ oder nach den Prozessen?
- Welche drei Probleme müssen innerhalb von 90 Tagen gelöst werden?
- Wie viele Personen werden das System tatsächlich nutzen?
- Wie viele Integrationen sind unverzichtbar?
- Verwalten wir vor allem einen eigenen Fuhrpark oder externe Frachtführer?
- Haben wir komplexe Tarife?
- Was kostet das Projekt über drei Jahre, nicht nur die Gebühr?
- Können wir klein anfangen und Module hinzufügen?
- Können wir die Daten exportieren, wenn wir den Anbieter wechseln?
- Verlangt das System mehr Disziplin, als die Organisation heute tragen kann?