Shkurtimisht
„Programi për menaxhimin e transportit“ dhe „TMS“ nuk janë dy kategori të ndara nga një rregullore. Janë terma tregtarë dhe funksionalë që shpesh mbivendosen. Për këtë arsye, zgjedhja vetëm mbi bazën e emrit të produktit nuk është shumë e dobishme.
Për një ndërmarrje të vogël, dallimi më praktik është ky:
- një program i thjeshtë menaxhimi organizon mirë punën e brendshme të përditshme;
- një TMS më i strukturuar priret të trajtojë kompleksitet më të madh te rrjetet, transportuesit, tarifat, integrimet, përjashtimet dhe kontrolli i kostove.
Nuk është shkallë cilësie. Një sistem më kompleks nuk është automatikisht më i mirë: është më i mirë vetëm nëse ai kompleksitet nevojitet.
Nuk ekziston një kufi ligjor mes programit të menaxhimit dhe TMS-së
Asnjë ligj nuk përcakton që një program duhet të ketë „10 funksione“ për t’u quajtur TMS, ose që programi i menaxhimit nuk mund të bëjë planifikim. Termi TMS përshkruan një familje zgjidhjesh, jo një certifikim.
Prandaj, një NVM duhet ta lërë mënjanë për disa minuta emrin tregtar dhe të pyesë:
- cilat procese mbulon;
- sa mirë i mbulon;
- çfarë të dhënash kërkon;
- sa persona duhet ta përdorin;
- sa kushton zbatimi dhe mirëmbajtja e tij;
- sa e lehtë është të dilet prej tij dhe të rikuperohen të dhënat.
Krahasim praktik
| Fusha | Program i thjeshtë menaxhimi për flotë të vogël | TMS i strukturuar |
|---|---|---|
| Klientët dhe vendndodhjet | Funksion qendror | Funksion qendror |
| Porositë | Funksion qendror | Funksion qendror |
| Shoferët dhe mjetet e veta | Shpesh funksion qendror | Varet nga tregu i synuar |
| Plani ditor | Funksion qendror | Funksion qendror, shpesh më i sofistikuar |
| Aplikacion/komunikim për shoferët | I mundshëm | I mundshëm/i integruar |
| Transportues të palëve të treta | I kufizuar ose mungon | Shpesh i avancuar |
| Tenderë/prokurim | I rrallë | I zakonshëm në sistemet e ndërmarrjeve |
| Tarifa komplekse | Themelore ose mungojnë | Shpesh të avancuara |
| Optimizim | I kufizuar/opsional | Më i zakonshëm |
| Audit i transportit | I rrallë | I mundshëm/i avancuar |
| ERP/WMS/EDI/API | I thjeshtë ose përzgjedhës | Shpesh thelbësor |
| Zbatim | Ditë/javë në raste të thjeshta | Mund të kërkojë projekt të posaçëm |
| Konfigurim | I kufizuar | Shpesh i gjerë |
| Trajnim | I kufizuar | Më i strukturuar |
Tabela është orientuese: çdo produkt duhet verifikuar veçmas.
Vija e vërtetë ndarëse: kompleksiteti i procesit
Numri i kamionëve ka rëndësi, por nuk mjafton. Dy ndërmarrje me nga dhjetë mjete secila mund të kenë nevoja të kundërta.
Ndërmarrja A
- klientë të rregullt;
- rrugë relativisht të qëndrueshme;
- flotë të vetën;
- pak punonjës në zyrë;
- porosi të marra me email;
- nevoja kryesore: të organizohen porosia, kamioni, shoferi dhe ndryshimet.
Një program i lehtë menaxhimi mund të jetë plotësisht i përshtatshëm.
Ndërmarrja B
- dhjetë mjete të veta, por edhe 80 transportues të jashtëm;
- qindra porosi;
- tarifa të ndryshme sipas zonës, peshës dhe klientit;
- flukse EDI;
- portal klientësh;
- audit të faturave të transportuesve;
- KPI kontraktuale.
Këtu, numri i kamionëve nuk e përshkruan më kompleksitetin. Një TMS më i strukturuar mund të justifikohet.
Pesë shenja se mjafton një program i thjeshtë menaxhimi
1. Problemi kryesor është informacioni i shpërndarë
Nëse vështirësia e vërtetë është kopjimi i porosive nga emaili në Excel dhe më pas telefonimi i shoferëve, përparësia është të ketë një burim të vetëm.
2. Flota është kryesisht e vetja
Nuk nevojitet një motor prokurimi për transportues, nëse nuk kryhet prokurim.
3. Planifikimi vendoset nga përvoja e dispeçerit
Një kalendar i mirë dhe të dhëna të pastra mund të krijojnë më shumë vlerë se një motor optimizimi që kërkon muaj për t’u parametrizuar.
4. Në zyrë punojnë pak persona
Një sistem me dhjetëra role, miratime dhe flukse pune mund të bëhet pengesë.
5. Nevojiten pak integrime
Nëse mjafton të importohet një skedar Excel, të eksportohen të dhënat dhe të lidhen një ose dy shërbime, një arkitekturë ndërmarrjeje mund të jetë e panevojshme.
Pesë shenja se nevojitet diçka më e strukturuar
1. Blihet shumë transport nga palë të treta
Zgjedhja e transportuesit, kushtet tregtare, performanca dhe disponueshmëria bëhen procese qendrore.
2. Tarifat nuk mund të menaxhohen më me dorë
Shumë kombinime të zonës, peshës, paletave, karburantit, tarifave rrugore dhe shtesave kërkojnë rregulla të strukturuara.
3. Porosia duhet të kalojë nëpër disa sisteme
ERP, WMS, EDI, portalet e klientëve, platformat e ndjekjes dhe administrimi kërkojnë qeverisje të integrimeve.
4. Gabimet kanë një kosto sistematike
Faturat e dyfishta, kostot e paparashikuara, SLA-të, penalitetet dhe vëllimet e mëdha e bëjnë të dobishëm kontrollin e automatizuar.
5. Menaxhmenti ka nevojë për të dhëna të konsoliduara
Nuk mjafton të dihet „çfarë po bëjnë sot kamionët“: duhen matur kostot, performanca dhe kapaciteti në rrjete komplekse.
Kostoja nuk është vetëm tarifa: llogaritja e TCO-së
Për të krahasuar dy zgjidhje, është e dobishme të vlerësohet Kostoja Totale e Pronësisë (Total Cost of Ownership) për të paktën tre vjet.
Merrni parasysh:
- licencat për përdorues/mjete/porosi;
- koston e konfigurimit;
- migrimin e të dhënave;
- trajnimin;
- konsulencën;
- zhvillimin e API/EDI;
- modulet shtesë;
- asistencën premium;
- kostot për mjedise/testime;
- pajisjet e mundshme;
- kohën e brendshme të njerëzve;
- mirëmbajtjen e integrimeve;
- rritjet kontraktuale të çmimeve;
- koston e daljes/migrimit të ardhshëm.
Një program që kushton 100 euro në muaj dhe kërkon 15.000 euro personalizime nuk kushton 100 euro në muaj. Në të kundërt, një program standard pak më i shtrenjtë mund të kushtojë më pak nëse shmang një projekt dhe mirëmbajtjen e vazhdueshme.
Rreziku i mbidimensionimit
Mbidimensionimi prodhon pasoja konkrete:
- më shumë fusha për t’u plotësuar;
- më shumë trajnim;
- procese të përshtatura me programin në vend të punës;
- operatorë që kthehen te Excel „për ta bërë më shpejt“;
- varësi nga konsulentët;
- përditësime më të vështira;
- kosto fikse të shpërpjestuara.
Një shenjë alarmi është kur, për të menaxhuar një porosi të zakonshme, ndërmarrja duhet të plotësojë informacione që askush nuk do t’i përdorë.
Rreziku i kundërt: të qëndrohet gjatë me mjete të brishta
Edhe nëndimensionimi ka kosto. Nëse Excel është bërë sistemi qendror, por:
- ekzistojnë pesë versione të skedarit;
- humben ndryshimet dhe porositë;
- askush nuk e di kush ndryshoi çfarë;
- nuk ekzistojnë role/të drejta aksesi;
- shoferët i marrin të dhënat veçmas;
- skedari rindërtohet pas çdo gabimi;
- pronari është i vetmi që „e di si funksionon“,
kostoja nuk shfaqet në faturë, por ekziston në orë, gabime dhe varësi nga njerëzit.
Kalimi te një program menaxhimi duhet të ndodhë para se skedari të bëhet i pamundur për t’u zëvendësuar.
Shembull: 8 kamionë kundrejt një rrjeti transportuesish
Ndërmarrje me 8 kamionë të vet
Ajo merr 25 porosi në ditë. Dy persona planifikojnë. Problemi kryesor është të dihet në mënyrë të përbashkët cili shofer do të bëjë cilën marrje dhe të komunikohen ndryshimet.
Përparësitë:
- porosi e strukturuar;
- plan ditor;
- të dhëna bazë për shoferët/mjetet;
- përditësime për shoferët;
- historiku;
- eksporti.
Një program i thjeshtë menaxhimi mund të mbulojë pothuajse të gjithë vlerën e nevojshme.
Operator që koordinon 120 transportues
Ai merr 800 porosi në ditë, blen kapacitet në treg, përdor disa lista çmimesh, integron ERP dhe WMS dhe duhet të kontrollojë faturat dhe SLA-të.
Përparësitë:
- integrimi;
- prokurimi;
- tarifat;
- caktimi;
- përjashtimet;
- ndjekja;
- audit i kostove;
- analitika.
Këtu projekti TMS është pjesë e strukturës operative të ndërmarrjes.
Matrica e vendimmarrjes
Jepni nga 0 deri në 2 pikë për secilin zë:
| Pyetja | 0 | 1 | 2 |
|---|---|---|---|
| Sa sisteme duhet të integrohen? | 0-1 | 2-3 | 4+ |
| Sa transportues të jashtëm menaxhojmë? | pothuajse asnjë | disa | shumë |
| Kompleksiteti i tarifave | i ulët | i mesëm | i lartë |
| Numri i përjashtimeve | i ulët | i mesëm | i lartë |
| Nevoja për prokurim | asnjë | e rastësishme | qendrore |
| Audit i kostove | i thjeshtë manual | i pjesshëm | sistematik |
| Flukset e punës/miratimet | pothuajse asnjë | disa | shumë |
| Rrjeti | lokal/i thjeshtë | kombëtar | kompleks multimodal/ndërkombëtar |
Rezultati nuk prodhon një të vërtetë matematike. Ai shërben për ta detyruar ndërmarrjen të përshkruajë kompleksitetin e vet përpara se të shohë programet.
Listë kontrolli
- A po zgjedhim mbi bazën e emrit „TMS“ apo të proceseve?
- Cilët tre probleme duhet të zgjidhen brenda 90 ditëve?
- Sa persona do ta përdorin realisht sistemin?
- Sa integrime janë thelbësore?
- A menaxhojmë kryesisht flotën tonë apo transportues të jashtëm?
- A kemi tarifa komplekse?
- Sa kushton projekti për tre vjet, jo vetëm tarifa?
- A mund të fillojmë të vegjël dhe të shtojmë module?
- A mund t’i eksportojmë të dhënat nëse ndryshojmë furnizues?
- A kërkon sistemi më shumë disiplinë se sa organizata mund të mbajë sot?