Lettera di vettura: cos'è e a cosa serve

In sintesi

La lettera di vettura è il documento con cui vengono riportate informazioni sul trasporto e che può avere una funzione importante nel provare istruzioni, presa in carico della merce e condizioni dell'operazione. Non esiste però un'unica “lettera di vettura universale” valida nello stesso modo per qualsiasi trasporto.

Nel trasporto internazionale stradale soggetto alla Convenzione CMR, la lettera di vettura è disciplinata in modo dettagliato dalla Convenzione. Nel trasporto interno italiano il Codice civile contiene riferimenti alla lettera di vettura e ai documenti che il mittente deve fornire al vettore.

Che cosa si intende per lettera di vettura

Operativamente una lettera di vettura mette in relazione almeno:

• chi affida la merce;
• chi la trasporta;
• chi deve riceverla;
• luogo di partenza e destinazione;
• descrizione e quantità della merce;
• istruzioni utili al trasporto;
• eventuali osservazioni o riserve.

La funzione non è soltanto logistica. Un documento compilato correttamente può aiutare a ricostruire che cosa sia stato affidato al vettore e a quali condizioni, pur senza sostituire automaticamente tutte le clausole del contratto o altri documenti richiesti.

Il riferimento del Codice civile

Nel Codice civile italiano, le norme sul contratto di trasporto di cose prevedono che, su richiesta del vettore, il mittente rilasci una lettera di vettura con determinate indicazioni e che, su richiesta del mittente, il vettore rilasci un duplicato sottoscritto. Le disposizioni civilistiche disciplinano inoltre obblighi del mittente, documenti necessari e responsabilità nel trasporto.

Il contenuto e l'effetto concreto vanno letti insieme alle altre norme applicabili, compreso il D.Lgs. 286/2005 per l'autotrasporto di merci per conto di terzi e le eventuali discipline speciali.

Nel trasporto internazionale: la CMR

Quando il trasporto internazionale rientra nella Convenzione CMR, il quadro è più specifico. La Convenzione stabilisce che il contratto sia constatato da una lettera di vettura e ne definisce contenuto, firme, riserve e valore probatorio.

La CMR è quindi una forma particolarmente importante di lettera di vettura internazionale. Dal 2024 l'Italia è parte anche del Protocollo addizionale sull'e-CMR, che consente la gestione elettronica della lettera in presenza dei requisiti previsti.

Cosa può dimostrare

Nel contesto CMR, la lettera di vettura costituisce, fino a prova contraria, prova delle condizioni del contratto e della ricezione della merce da parte del vettore secondo quanto previsto dalla Convenzione. Se il vettore non formula riserve motivate, operano specifiche presunzioni sullo stato apparente della merce e dell'imballaggio e sulla corrispondenza di talune indicazioni.

È il motivo per cui la fase di ritiro non dovrebbe essere trattata come un passaggio burocratico. Se numero dei colli o imballaggi presentano anomalie visibili, l'autista e l'azienda devono sapere quale procedura seguire per segnalarle correttamente.

Cosa controllare al ritiro

Senza pretendere verifiche impossibili, una procedura aziendale può prevedere di controllare:

• corrispondenza tra ordine e luogo di ritiro;
• numero dei colli quando verificabile;
• contrassegni e riferimenti principali;
• stato apparente degli imballaggi;
• eventuali differenze evidenti rispetto ai documenti;
• presenza delle istruzioni necessarie;
• documenti speciali per la merce, se richiesti.

Se una verifica non è ragionevolmente possibile, la disciplina CMR contempla la possibilità di indicare riserve motivate secondo le condizioni previste.

Ordine e lettera di vettura

L'ordine di trasporto è normalmente lo strumento con cui l'azienda pianifica: “questo camion, questo autista, questo ritiro, questa consegna”. La lettera di vettura documenta invece il trasporto e le informazioni della merce nel quadro giuridico pertinente.

È utile collegare i due documenti con lo stesso riferimento interno. In questo modo il disponente vede il piano mentre amministrazione e ufficio sinistri possono risalire rapidamente ai documenti effettivi della spedizione.

Esempio pratico

Una PMI effettua un trasporto da Verona a Vienna. L'ordine interno contiene orari, contatto del magazzino, mezzo e autista. La lettera CMR contiene i soggetti e le informazioni previste dalla Convenzione. Al ritiro l'autista rileva che due colli presentano imballaggio schiacciato: la procedura non dovrebbe limitarsi a “fare una foto”, ma valutare la riserva da riportare sul documento secondo le regole applicabili.

Checklist

• Quale disciplina si applica al trasporto?
• La lettera riporta mittente, vettore e destinatario corretti?
• Merce e colli coincidono con quanto ritirato, nei limiti verificabili?
• Sono presenti anomalie apparenti?
• Le eventuali riserve sono formulate correttamente?
• Ordine interno e lettera hanno un riferimento comune?
• La documentazione viene archiviata e ritrovata facilmente?