Software de gestão para 10 camiões: o que muda em relação ao Excel

Em resumo

Com cerca de dez camiões, o problema não é apenas ter mais linhas no ficheiro. Aumentam ao mesmo tempo:

• encomendas;
• motoristas;
• veículos;
• chamadas telefónicas;
• alterações;
• documentos;
• pessoas que precisam de conhecer o mesmo estado;
• o risco de duas decisões se sobreporem.

O Excel pode continuar a ser uma excelente ferramenta de análise e apoio. Torna-se frágil quando lhe é pedido que seja, simultaneamente, base de dados, plano operacional, sistema multiutilizador, histórico, ferramenta de comunicação e arquivo.

Dez camiões não são o «dobro» de cinco

Suponhamos três atividades médias por veículo:

• 5 camiões → cerca de 15 atividades;
• 10 camiões → cerca de 30 atividades.

Mas o aumento da complexidade não é linear. Com mais veículos, crescem:

• os cruzamentos entre disponibilidades;
• as substituições;
• as janelas horárias;
• as comunicações;
• as possibilidades de erro;
• as pessoas envolvidas.

Se dois operadores alterarem o plano, a empresa deve saber qual é a informação atual.

O principal limite do Excel: a concorrência operacional

Uma folha de cálculo partilhada moderna pode ser editada por várias pessoas. Portanto, o problema não é simplesmente «o Excel não ser multiutilizador». O ponto é que uma grelha genérica não gere automaticamente o significado do processo.

Exemplo:

• Luca muda o motorista na linha 38;
• Marta altera a hora da mesma encomenda;
• o motorista recebe a alteração no WhatsApp;
• o cliente liga a um terceiro colega;
• alguém duplica a linha para não perder a versão antiga.

O ficheiro pode conter tudo, mas não aplica necessariamente regras sobre:

• identidade da encomenda;
• estado;
• funções;
• atribuições;
• versão;
• notificações;
• relações entre entidades.

Um software de gestão cria estrutura à volta dos dados.

O plano tem de se tornar um estado partilhado

Com dez camiões, o plano não pode ser apenas uma representação gráfica. Tem de resultar de objetos estruturados.

Uma encomenda deve saber:

• quem é o cliente;
• onde é feita a recolha;
• onde é feita a entrega;
• quando;
• qual o veículo atribuído;
• qual o motorista atribuído;
• em que estado se encontra;
• que alterações operacionais ocorreram;
• que documentos estão associados, se o sistema os gerir.

O plano diário mostra estas relações. Não deve ser o único lugar onde elas existem.

Funções e responsabilidades

Numa pequena frota, todos se podem conhecer e falar diretamente. Mas, quando o trabalho aumenta, é útil definir quem pode fazer o quê.

Exemplo mínimo:

Operador

• cria/modifica encomendas;
• planeia;
• atualiza estados operacionais.

Administração

• consulta encomendas fechadas;
• recupera referências e documentos necessários;
• não altera necessariamente o plano do dia.

Motorista

• vê as suas atividades;
• atualiza os estados previstos;
• não vê o plano completo ou dados de outras pessoas se não for necessário.

Proprietário/responsável

• vê o quadro geral;
• acompanha indicadores;
• gere utilizadores/permissões de acordo com o produto.

As funções reduzem erros e ajudam também a respeitar o princípio de acesso aos dados conforme a necessidade.

Gerir exceções sem perder a versão oficial

Com dez camiões, as exceções são normais:

• atraso no carregamento;
• cliente fechado;
• motorista indisponível;
• veículo na oficina;
• encomenda urgente;
• alteração de destino;
• cancelamento;
• documento em falta.

O processo deve distinguir conversa de decisão.

Exemplo:

«O cliente talvez passe para as 17:00» é uma conversa.

«Descarga às 17:00 confirmada» é um dado operacional a registar na fonte oficial.

Se ambas ficarem apenas num chat, quem iniciar o turno seguinte terá de reconstruir o contexto lendo mensagens.

Comunicação com os motoristas

Mais camiões significam mais comunicações individuais. Um sistema para motoristas ou um canal estruturado pode reduzir chamadas repetitivas.

Informação útil:

• sequência de atividades;
• endereços;
• referências;
• horários;
• notas operacionais;
• alterações;
• estado da atividade.

O objetivo não é eliminar o telefone. Um problema complexo exigirá sempre uma conversa. O objetivo é não usar a chamada como base de dados.

Se a aplicação tratar dados pessoais ou geolocalização, devem ser avaliados o RGPD, os princípios de minimização e, quando relevante, as regras laborais sobre controlo à distância. Estas avaliações não dependem do número de camiões.

Dados e relatórios que passam a ser úteis

Com dez veículos, começam a surgir padrões difíceis de perceber de memória.

Indicadores simples:

Encomendas por cliente

Ajuda a perceber dependências comerciais e volumes.

Encomendas por dia/semana

Mostra picos e capacidade organizacional.

Atividades replaneadas

Se demasiadas atividades são deslocadas todos os dias, pode haver um problema nos dados iniciais, na capacidade ou no processo.

Exceções

Classificar alguns motivos ajuda a perceber se os problemas recorrentes são «espera do cliente», «veículo», «encomenda incompleta», «alteração do cliente», etc.

Documentos em falta

Se o fluxo incluir POD/anexos, saber o que falta evita procuras no fim do mês.

Estes dados não substituem contabilidade, controlo de custos ou verificações regulamentares, mas melhoram a gestão operacional.

Continuidade operacional e dependência das pessoas

Uma pergunta muito útil:

Se amanhã a pessoa que gere o ficheiro não vier trabalhar, um colega consegue perceber o dia em 10 minutos?

Se a resposta for não, a empresa tem um risco organizacional.

A digitalização deve reduzir o conhecimento que está «apenas na cabeça» de alguém através de:

• dados mestre partilhados;
• regras simples;
• estados partilhados;
• histórico;
• acessos individuais;
• procedimentos mínimos documentados.

Não é preciso burocratizar. Bastam algumas regras repetíveis.

Quando o Excel ainda pode ficar

Passar para um software de gestão não significa proibir o Excel.

O Excel continua excelente para:

• análises ad hoc;
• orçamentos;
• simulações;
• tabelas temporárias;
• reconciliações;
• exportações e controlos;
• relatórios personalizados.

A distinção útil é:

Software de gestão: fonte operacional atual. Excel: ferramenta de análise/apoio.

O problema regressa quando uma exportação editada manualmente volta a tornar-se a «verdadeira versão» do plano.

Plano de transição em 4 semanas

Semana 1 — mapa e limpeza

• listar os processos;
• escolher os campos necessários;
• limpar clientes e locais;
• limpar motoristas e veículos;
• definir alguns estados.

Semana 2 — configuração e teste

• importar dados mestre;
• criar encomendas reais de teste;
• testar alterações e cancelamentos;
• testar utilizadores e permissões;
• verificar exportações.

Semana 3 — grupo-piloto

• 2-3 camiões ou uma parte da operação;
• recolher problemas;
• corrigir procedimentos;
• evitar personalizações não indispensáveis.

Semana 4 — data de corte

• todas as novas encomendas entram no novo sistema;
• o ficheiro antigo torna-se arquivo/cópia de segurança operacional temporária, não uma fonte concorrente;
• breve controlo diário durante uma semana.

Os prazos são exemplificativos: a complexidade, as integrações e a qualidade dos dados podem exigir muito mais tempo.

Lista de verificação: os 10 camiões já ultrapassaram o Excel?

• Várias pessoas alteram o plano?
• Existem versões concorrentes?
• As atribuições são escritas como texto livre?
• As alterações para os motoristas ficam nos chats?
• É difícil saber que encomendas estão abertas?
• O proprietário é o único que entende o ficheiro?
• É preciso ligar aos motoristas para cada detalhe?
• Faltam funções e permissões?
• Reconstruir o histórico demora horas?
• Não existe uma exportação/arquivo coerente por cliente?
• As exceções recorrentes não são medidas?

Se muitas respostas forem «sim», o problema não é o número 10 em si: a complexidade ultrapassou a estrutura da folha de cálculo.