Nëse menaxhoni nga 1 deri në 20 kamionë, pyetja nuk është "a dua një program?", por "a më duhet vërtet një TMS, apo mund t'ia dal me Excel dhe WhatsApp?". Është pyetja e duhur, sepse askush nuk dëshiron të paguajë një licencë për të zbuluar më pas se tabelat ishin të mjaftueshme. Ky krahasim nuk synon t'ju shesë një platformë me çdo kusht: shërben për të kuptuar se ku funksionon menaxhimi manual, ku fillon të kushtojë shtrenjtë dhe në cilën pikë kalimi ia vlen.
Çfarë bëjnë mirë Excel dhe WhatsApp
Le të nisim me atë që funksionon, sepse nuk është pak.
Excel është fleksibël si asnjë program tjetër: hapni një tabelë dhe për dhjetë minuta keni skemën tuaj me porosi, klientë, targa dhe adresa. E njihni tashmë, nuk keni nevojë të trajnoni askënd dhe kostot fillestare janë zero. Për disa dhjetëra udhëtime të para në ditë, ai funksionon pa probleme.
WhatsApp, nga ana tjetër, është kanali më i shpejtë që ekziston. I dërgoni një mesazh shoferit, klienti ju shkruan "dorëzimi u krye", dhe biseda bëhet prova joformale që mallrat kanë mbërritur. Të gjithë e kanë tashmë aplikacionin në xhep, prandaj nuk ka asgjë për të instaluar ose shpjeguar.
Shtoni edhe telefonatat: kur ju duhet një përgjigje e menjëhershme, telefonata mbetet mënyra më e shpejtë për të sqaruar një adresë ose një orar shkarkimi.
Nëse kështu duket dita juaj tipike dhe gjithçka ecën pa pengesa, nuk ka një problem urgjent për t'u zgjidhur.
Kostot e fshehura të porosive të shpërndara mes tabelave dhe bisedave
Çështja është se kjo "ecën pa pengesa" bëhet gjithnjë e më e brishtë, ndërsa rritet numri i kamionëve dhe klientëve.
Kostoja e parë është koha. Çdo porosi që vjen me email ose telefon duhet të kopjohet me dorë. Çdo ndryshim i dorëzimit duhet të komunikohet në tre kanale. Shoferi kërkon fletën e udhëtimit dhe ju e rindërtoni. Të marra së bashku, këto janë orë pune të pafaturueshme çdo javë, pikërisht orët në të cilat mund të kërkonit klientë të rinj.
E dyta është gabimi njerëzor. Një adresë e futur një herë në një tabelë dhe më pas e kopjuar në WhatsApp është një adresë që mund të vjetrohet. Disponueshmëria e një shoferi e përditësuar me gojë, por jo në tabelë, është planifikim që prishet. Kur diçka shkon keq, rindërtimi i asaj se kush tha çfarë do të thotë të shfletoni biseda dhe telefonata, shpesh pasi dorëzimi ka munguar tashmë.
E treta është prova e dorëzimit. Klienti kundërshton një dokument? Nëse firma ose fotografia gjendet në një bisedë personale, do ta gjeni kur të keni fat. Nuk keni një arkiv të rregulluar sipas porosisë, klientit dhe datës.
E katërta është kontrolli. Sa udhëtime keni bërë këtë javë për një klient? Sa keni ngarkuar për një targë? Sa keni dorëzuar me vonesë? Nëse për t'u përgjigjur duhet të hapni tre skedarë dhe një grup WhatsApp, nuk keni kontroll të përditshëm: keni një ndjesi.
Dhe ekziston një kosto e heshtur: kur vëllimet rriten, menaxhimi manual nuk "përkeqësohet" papritur; thjesht ju bën të punoni më shumë për të njëjtat të ardhura.
Kur ia vlen vërtet një TMS i lehtë
Një TMS për flota të vogla nuk shërben për të bërë më shumë gjëra se Excel: shërben për t'i bërë ato në një vend të vetëm, pa i kopjuar sërish. Këto janë shenjat se kalimi fillon të ia vlejë.
- Menaxhoni më shumë se 5-6 kamionë ose më shumë se 15-20 porosi në ditë dhe kopjimi me dorë ju merr gjysmën e ditës.
- Keni më shumë se një kanal për marrjen e porosive (email, telefon, WhatsApp, portale klientësh) dhe ju nevojitet një listë e vetme.
- Planifikimin ditor e bëni çdo mëngjes në një tabelë, duke krahasuar në mendje disponueshmërinë e shoferëve, targat dhe adresat.
- Provat e dorëzimit gjenden në biseda të shpërndara dhe do t'ju duhej t'i gjenit sipas porosisë.
- Nuk arrini t'u përgjigjeni brenda dy minutash pyetjeve si "sa udhëtime ka bërë klienti X këtë muaj?".
Nëse e gjeni veten në dy ose më shumë pika, menaxhimi manual nuk është më falas: po paguani për të me kohë dhe gabime. Një TMS i lehtë i sjell porositë, klientët, adresat, shoferët, disponueshmëritë dhe kamionët në një rrjedhë të vetme, me planin ditor të udhëtimeve të ndërtuar vetëm një herë dhe aplikacionin për shoferët që përdoret për të mbyllur dorëzimin me dokument dhe firmë.
Si të zgjidhni pa gabuar
Jo çdo TMS është menduar për një flotë prej 1 deri në 20 kamionësh. Shumë prej tyre janë krijuar për kompani të mëdha dhe ju kërkojnë muaj zbatimi, konsulentë dhe funksione që nuk do t'i përdorni kurrë. Këtu janë kriteret praktike që duhen vlerësuar para se të nënshkruani.
- Koha e nisjes. Nëse fillimi kërkon javë konfigurimi, nuk është programi për ju. Një TMS i lehtë aktivizohet për disa ditë, jo për tremujorë.
- Kostoja totale, jo vetëm abonimi. Pyesni çfarë përfshihet: aplikacioni për shoferët, përdoruesit, përditësimet, asistenca. Kostot e fshehura janë mënyra më e zakonshme se si një TMS "i lirë" bëhet i shtrenjtë.
- Mbulimi i rrjedhës reale. Ai duhet të ndjekë ditën tuaj: futjen e porosisë, planifikimin, caktimin e shoferit dhe kamionit, dokumentin e transportit dhe provën e dorëzimit.
- Ngjashmëria me mënyrën si punoni tashmë. Nëse duhet të ndryshoni metodën e punës për të përdorur mjetin, do të ktheheni te Excel brenda një muaji. Platforma e duhur i ngjan procesit tuaj, vetëm se është më e rregullt.
- Aplikacioni për shoferët. Nëse shoferi duhet të ndjekë një kurs për të mbyllur një dorëzim, sistemi nuk do të përdoret.
- Provojeni para se të vendosni. Shikoni ndërfaqen, ngarkoni të dhënat tuaja reale dhe provoni një plan të plotë udhëtimesh. Demonstrimet e përgjithshme nuk tregojnë asgjë.
Me pak fjalë
Excel dhe WhatsApp nuk janë armiq: janë të shkëlqyer për të filluar dhe për të mbetur të vegjël. Problemi nuk është vetë mjeti, por fragmentimi kur vëllimi rritet. Nëse dita juaj mbështetet te tabela të përditësuara me dorë, biseda që shërbejnë si arkiv dhe telefonata për koordinim, tashmë po paguani koston e menaxhimit manual, vetëm në formën e kohës dhe gabimeve.
Prandaj pyetja e duhur nuk është "TMS apo Excel?", por "kur mënyra ime aktuale e punës nuk ia vlen më?". Kur filloni të keni më shumë se disa kamionë dhe më shumë kanale porosish, një TMS i menduar për mikro dhe flota të vogla ju jep rregullin dhe kontrollin e përditshëm të Excel dhe WhatsApp së bashku, pa kompleksitetin dhe koston e një sistemi enterprise.
Mënyra më e mirë për të vendosur është ta shihni rrjedhën me sytë tuaj. Provoni TrucksOut me të dhënat tuaja dhe krahasoni një javë pune: nëse nuk ju kursen kohë reale, gjithsesi do të keni përgjigjen që kërkonit.