Kad se u tvrtki počne govoriti o digitalizaciji, često se odmah pojavi teška slika: složen softver, beskrajna obuka i procesi koje treba prepisati od nule. Za većinu talijanskih mikro i malih flota stvarnost je drukčija. Ne treba sve preurediti odjednom. Treba razumjeti odakle krenuti i ići korak po korak, bez zaustavljanja svakodnevnog rada.
Prvi znakovi da sadašnja organizacija više nije dovoljna
Problem se rijetko pojavljuje kao iznenadni kvar. Prije dolazi kao niz malih poteškoća koje se zbrajaju tijekom dana. Jedna je narudžba zapisana na papiru, druga je stigla porukom, a treća je zapamćena. Telefonski poziv da se dozna gdje je kamion. Dokument koji se u trenutku dostave više ne može pronaći.
Evo nekoliko konkretnih znakova da je vrijeme da nešto promijenite: narudžbe završavaju na različitim mjestima i pokoja se izgubi; da biste znali kako teče dan, morate nazvati vozače; promjene u rasporedu prisiljavaju vas da planiranje radite ispočetka; na kraju mjeseca treba vremena i pamćenja da se rekonstruira što je isporučeno. Nijedna od tih stvari sama po sebi nije drama. Zajedno, međutim, pojedu sate svakog tjedna.
Od koje aktivnosti krenuti
Najčešća je pogreška željeti urediti sve istodobno. U maloj floti je bolje odabrati samo jednu bolnu točku i raditi na njoj. Kriterij je jednostavan: koja bi vam aktivnost, kada bi bila uređenija, oduzimala manje vremena ili stvarala manje stresa? Odgovor je obično među tri mogućnosti.
Narudžbe
To je najčešća polazna točka. Ako narudžbe ostanu raspršene po papirima, porukama i pamćenju, svaki sljedeći korak nasljeđuje tu nesigurnost: planiranje, utovar, dostavu i fakturiranje. Stavljanje narudžbi na jedno mjesto, s osnovnim podacima o klijentu, adresi i robi, odmah smanjuje nesporazume.
Planiranje vožnji
Kad su narudžbe jasne, sljedeći je korak sam dan. Ovdje je posao izraditi Plan vožnji koji povezuje narudžbe, kamione i raspoložive vozače. To ne znači popunjavati složen kalendar: znači jednim pogledom vidjeti što danas treba napraviti, tko to radi i kojim vozilom.
Komunikacija s vozačima
Mnoga kašnjenja i telefoni koji zvone nastaju zato što informacije ne stižu do onoga tko vozi. Ako se plan za taj dan promijeni, vozač to mora znati u istom trenutku kada ured donese odluku, a ne nakon tri poziva. Izravnija komunikacija između ureda i ceste često je poboljšanje koje se najbrže osjeti.
Kako postupati postupno bez zaustavljanja rada
Kad odaberete aktivnost od koje ćete krenuti, treba vam nekoliko pravila. Odaberite samo jedno područje i dovršite ga prije nego otvorite sljedeće. Odredite što znači dobro obavljeno: primjerice, da sve narudžbe za jedan dan budu na istome mjestu do večeri. Uključite ljude koji voze jer alat koji vozači ne koriste ne funkcionira, ma koliko lijepo izgledao.
Dajte si i vremena. Prvih tjedana novi način rada izgleda sporije jer ide usporedno sa starim i još se uči. Stvarna korist dolazi kada sljedeći korak više ne zahtijeva da informacije rekonstruirate od nule. Tko očekuje rezultate u tri dana, obično se vrati na staro pri prvoj prepreci.
Što doista očekivati
Nijedan alat sam ne rješava organizaciju. Digitalizacija ne znači ukloniti posao, nego ga premjestiti: manje vremena za traženje informacija, više vremena za donošenje odluka. I dalje ćete trebati razmišljati o danu, procjenjivati nepredviđene situacije i razgovarati s klijentima. Mijenja se napor potreban da svaki put iznova rekonstruirate dokle ste stigli.
Još je jedna korisna stvar ne kupovati više nego što vam treba. Floti od tri kamiona nisu potrebne funkcije velike, strukturirane tvrtke. Bolji je razumljiv alat s jasnim troškovima, razmjeran vašoj veličini, nego paket pun stvari koje nećete koristiti.
Jednostavna polazna točka: TrucksOut
TrucksOut je TMS platforma namijenjena mikro i malim flotama, s okvirnim flotama od 1 do 20 kamiona. Na jednom mjestu objedinjuje upravljanje narudžbama, klijentima i adresama, vozačima i dostupnošću, kamionima te svakodnevno planiranje Plana vožnji. Uključuje i upravljanje dokumentima i dokaz o dostavi, s uključenom Android aplikacijom za vozače.
To znači da područja o kojima smo govorili ne žive u odvojenim alatima: narudžbe hrane planiranje, planiranje stiže do vozača, a dokumenti ostaju povezani s vožnjom kojoj pripadaju. Za nekoga tko počinje od nule, to je način da izgradi prvi korak bez potrebe da povezuje pet različitih alata.
Odakle krenuti sutra
Ako vaša tvrtka razmatra digitalizaciju cestovnog prijevoza, ne treba vam dug plan. Odaberite aktivnost koja vam danas oduzima najviše vremena, uredite samo nju i nakon nekoliko tjedana provjerite je li dan pregledniji nego prije. Ako želite vidjeti kako taj korak izgleda u stvarnoj maloj floti, možete isprobati TrucksOut i procijeniti odgovara li način na koji organizira narudžbe, Plan vožnji i komunikaciju s vozačima vašem načinu rada. Krenite od jednog koraka, a ne od svega.