Quando numa empresa se começa a falar em digitalizar, surge muitas vezes de imediato uma imagem pesada: software complicado, formação interminável, processos a reescrever do zero. Para a maioria das micro e pequenas frotas italianas, a realidade é diferente. Não é preciso refazer tudo de uma vez. É preciso perceber por onde começar e dar um passo de cada vez, sem parar o trabalho quotidiano.
Os primeiros sinais de que a organização atual já não chega
O problema raramente aparece como uma avaria súbita. Surge antes como uma série de pequenos atritos que se acumulam ao longo do dia. Uma encomenda escrita numa folha, outra recebida por mensagem, uma terceira guardada de memória. Um telefonema para perceber onde está um camião. Um documento que já não se encontra no momento da entrega.
Eis alguns sinais concretos de que chegou o momento de mudar alguma coisa: as encomendas acabam em sítios diferentes e, de vez em quando, perde-se uma; para saber como está a correr o dia, é preciso telefonar aos motoristas; as alterações de programa obrigam a refazer o planeamento de raiz; no fim do mês, reconstruir o que foi entregue exige tempo e memória. Nenhuma destas situações é um drama por si só. Juntas, porém, consomem horas todas as semanas.
Por que atividade começar
O erro mais comum é querer arrumar tudo ao mesmo tempo. Numa pequena frota, convém antes escolher apenas um ponto que está a causar dificuldades e trabalhar nele. O critério é simples: que atividade, se ficasse mais organizada, lhe retiraria mais tempo ou stress? Normalmente, a resposta está entre três possibilidades.
As encomendas
É o ponto de partida mais frequente. Se as encomendas continuam espalhadas por folhas, mensagens e memória, cada passo seguinte herda essa incerteza: o planeamento, o carregamento, a entrega e a faturação. Reunir as encomendas num único sítio, com as informações essenciais do cliente, da morada e da mercadoria, reduz logo os mal-entendidos.
O planeamento das viagens
Quando as encomendas estão claras, o passo seguinte é o próprio dia. Aqui, o trabalho é construir o Plano de Viagens, juntando encomendas, camiões e motoristas disponíveis. Não significa preencher um calendário complicado: significa ver de relance o que tem de ser feito hoje, quem o faz e com que veículo.
A comunicação com os motoristas
Muitos atrasos e telefones sempre a tocar nascem de informações que não chegam a quem conduz. Se o plano do dia muda, o motorista tem de o saber no mesmo momento em que o escritório o decide, não depois de três chamadas. Tornar mais direta a comunicação entre o escritório e a estrada é muitas vezes a melhoria que se sente mais depressa.
Como avançar por etapas sem parar o trabalho
Depois de escolher a atividade por onde começar, bastam poucas regras. Escolha apenas uma área e conclua-a antes de abrir a seguinte. Defina o que significa estar bem feito: por exemplo, que todas as encomendas de um dia estejam no mesmo sítio até ao fim da tarde. Envolva quem conduz, porque uma ferramenta que os motoristas não usam não funciona, por muito bonita que seja.
Dê também tempo ao processo. Nas primeiras semanas, uma nova forma de trabalhar parece mais lenta porque decorre em paralelo com a anterior e ainda se está a aprender. O verdadeiro benefício chega quando o passo seguinte deixa de exigir que se reconstrua a informação do zero. Quem espera resultados em três dias costuma recuar ao primeiro obstáculo.
O que esperar realmente
Nenhuma ferramenta resolve sozinha uma organização. Digitalizar não significa eliminar trabalho, mas deslocá-lo: menos tempo a perseguir informações, mais tempo a decidir. Continuará a ser preciso pensar no dia, avaliar imprevistos e falar com os clientes. O que muda é o esforço de ter de reconstruir sempre, do zero, em que ponto se ficou.
Também é útil não comprar mais do que é preciso. Uma frota de três camiões não precisa das funcionalidades de uma grande empresa estruturada. É preferível uma ferramenta compreensível, com custos claros e proporcionais à sua dimensão, a uma suite cheia de coisas que não vai utilizar.
Um ponto de partida simples: TrucksOut
A TrucksOut é uma plataforma TMS pensada para micro e pequenas frotas, com frotas indicativas de 1 a 20 camiões. Reúne num único sítio a gestão de encomendas, clientes e moradas, motoristas e disponibilidade, camiões e o planeamento diário do Plano de Viagens. Inclui também a gestão de documentos e a prova de entrega, com a aplicação Android para motoristas incluída.
Isto significa que as áreas de que falámos não vivem em ferramentas separadas: as encomendas alimentam o planeamento, o planeamento chega aos motoristas e os documentos continuam ligados à viagem a que pertencem. Para quem começa do zero, é uma forma de dar o primeiro passo sem ter de juntar cinco ferramentas diferentes.
Por onde começar amanhã
Se a sua empresa está a ponderar digitalizar o transporte rodoviário, não é preciso um plano longo. Escolha a atividade que hoje lhe custa mais tempo, ponha ordem apenas aí e verifique, ao fim de algumas semanas, se o dia está mais legível do que antes. Se quiser ver como esta mudança aparece numa pequena frota real, pode experimentar a TrucksOut e avaliar se a forma como organiza encomendas, o Plano de Viagens e a comunicação com os motoristas se adequa à sua forma de trabalhar. Comece por um passo, não por tudo.