Когато в компанията започнат да говорят за дигитализация, веднага често се появява тежка картина: сложен софтуер, безкрайно обучение и процеси, които трябва да се пренапишат от нулата. За повечето италиански микро- и малки автопаркове реалността е различна. Не е нужно да преработвате всичко наведнъж. Нужно е да разберете откъде да започнете и да вървите стъпка по стъпка, без да спирате ежедневната работа.
Първите признаци, че сегашната организация вече не е достатъчна
Проблемът рядко се проявява като внезапна повреда. По-скоро идва като поредица от малки затруднения, които се натрупват през деня. Една поръчка е записана на лист, друга е дошла в съобщение, трета е запомнена. Телефонно обаждане, за да разберете къде е камионът. Документ, който в момента на доставката вече не може да бъде намерен.
Ето няколко конкретни признака, че е време да промените нещо: поръчките попадат на различни места и понякога някоя се губи; за да разберете как върви денят, трябва да се обаждате на шофьорите; промените в програмата ви принуждават да правите планирането отначало; в края на месеца възстановяването на това какво е доставено изисква време и памет. Нито едно от тези неща само по себе си не е драма. Заедно обаче поглъщат часове всяка седмица.
С коя дейност да започнете
Най-честата грешка е желанието да се подреди всичко едновременно. В малък автопарк е по-добре да изберете само една болезнена точка и да работите по нея. Критерият е прост: коя дейност, ако стане по-подредена, ще ви спести най-много време или стрес? Обикновено отговорът е сред три възможности.
Поръчките
Това е най-честата отправна точка. Ако поръчките останат разпръснати между листове, съобщения и паметта, всяка следваща стъпка наследява тази несигурност: планирането, товаренето, доставката и фактурирането. Събирането на поръчките на едно място, с основната информация за клиента, адреса и стоката, веднага намалява недоразуменията.
Планирането на курсовете
Когато поръчките са ясни, следващата стъпка е самият ден. Тук работата е да се изгради Планът за курсовете, като се съберат поръчките, камионите и наличните шофьори. Това не означава да попълвате сложен календар: означава с един поглед да видите какво трябва да се свърши днес, кой ще го направи и с кое превозно средство.
Комуникацията с шофьорите
Много закъснения и звънящи телефони се раждат от информация, която не стига до човека зад волана. Ако планът за деня се промени, шофьорът трябва да разбере в същия момент, в който офисът вземе решението, а не след три обаждания. По-пряката комуникация между офиса и пътя често е подобрението, което се усеща най-бързо.
Как да действате постепенно, без да спирате работата
След като сте избрали дейността, от която да започнете, са нужни малко правила. Изберете само една област и я завършете, преди да отворите следващата. Определете какво означава да е направено добре: например всички поръчки за един ден да са на едно място до вечерта. Включете хората, които шофират, защото инструмент, който шофьорите не използват, не работи, колкото и добре да изглежда.
Дайте си и време. През първите седмици новият начин на работа изглежда по-бавен, защото върви успоредно със стария и все още се учи. Истинската полза идва, когато следващата стъпка вече не изисква да възстановявате информацията от нулата. Който очаква резултати за три дни, обикновено се връща назад при първото препятствие.
Какво наистина да очаквате
Нито един инструмент не решава сам организационните проблеми. Дигитализацията не означава да премахнете работата, а да я преместите: по-малко време в гонене на информация, повече време за вземане на решения. Все пак ще трябва да мислите за деня, да преценявате непредвидените ситуации и да говорите с клиентите. Това, което се променя, е усилието да възстановявате всеки път от нулата докъде сте стигнали.
Полезно е и да не купувате повече, отколкото ви е нужно. Автопарк с три камиона няма нужда от функциите на голяма структурирана компания. По-добре разбираем инструмент с ясни разходи, съразмерен с вашия размер, отколкото пакет, пълен с неща, които няма да използвате.
Лесна отправна точка: TrucksOut
TrucksOut е TMS платформа, създадена за микро- и малки автопаркове, с ориентировъчен размер от 1 до 20 камиона. Тя събира на едно място управлението на поръчки, клиенти и адреси, шофьори и наличности, камиони и ежедневното планиране на Плана за курсовете. Включва и управление на документи и доказателство за доставка, с включено Android приложение за шофьори.
Това означава, че областите, за които говорихме, не живеят в отделни инструменти: поръчките захранват планирането, планирането достига до шофьорите, а документите остават свързани с курса, към който принадлежат. За човек, който започва от нулата, това е начин да изгради първата стъпка, без да трябва да сглобява пет различни инструмента.
Откъде да започнете утре
Ако вашата компания обмисля да дигитализира автомобилния транспорт, не ви е нужен дълъг план. Изберете дейността, която днес ви струва най-много време, подредете само нея и след няколко седмици проверете дали денят е по-лесен за проследяване от преди. Ако искате да видите как изглежда тази стъпка в реален малък автопарк, можете да изпробвате TrucksOut и да прецените дали начинът, по който организира поръчките, Плана за курсовете и комуникацията с шофьорите, подхожда на начина, по който работите. Започнете с една стъпка, не с всичко.