Kako vozačima priopćiti isporuke i preuzimanja

Ukratko

Vozač bi trebao moći razumjeti isporuku bez rekonstruiranja pet glasovnih poruka. Najbolja je komunikacija standardni obrazac aktivnosti, kratak ali potpun, koji sadržava ono što je potrebno za izvršenje posla i ažurira se kad se plan promijeni.

Telefon ostaje važan za hitne i nepredviđene situacije, ali ne bi smio biti jedino mjesto na kojem postoje odredište, referenca utovara ili upute kupca.

Minimalni obrazac misije

Za uobičajeno preuzimanje ili isporuku mogu biti korisni:

• broj naloga/vožnje;
• vrsta aktivnosti: preuzimanje ili isporuka;
• puna adresa;
• datum i vremenski prozor;
• referenca kupca ili skladišta;
• operativni kontakt, ako je potreban;
• kratak opis robe;
• paketi/palete/težina, kad je relevantno;
• napomene o pristupu;
• dokumenti koje treba preuzeti, predati ili dati na potpis;
• moguće upute o rezervama ili nepravilnostima;
• status koji treba javiti po završetku aktivnosti.

Za posebne prijevoze obrazac se mora dopuniti uputama i dokumentima koje zahtijevaju primjenjivi propisi.

Što vozač treba vidjeti, a što ne

Dobro osmišljen sustav vozaču prikazuje informacije potrebne za misiju, bez automatskog prijenosa svega što pripada komercijalnom ili administrativnom dijelu.

Vozaču, primjerice, mogu trebati adresa, referentni broj i roba, ali ne nužno komercijalna marža kupca ili povjerljive interne bilješke. To je korisno načelo i za jednostavnost i za zaštitu podataka.

Kako upravljati promjenama

Kada se odredište promijeni, nova uputa trebala bi:

1. identificirati nalog na koji se odnosi;
2. jasno navesti novi podatak;
3. zamijeniti prethodnu verziju;
4. doći do vozača na način da je može sigurno pregledati;
5. biti zabilježena i u operativnom uredu.

Rečenica „kao što sam ti rekao telefonom” nije postupak. Ako vozač mora pamtiti koji od tri poziva sadrži konačnu verziju, tvrtka na njega prebacuje organizacijski problem.

Upute i odgovornosti

Talijanska Zakonodavna uredba 286/2005 uređuje odnose i odgovornosti subjekata u lancu cestovnog prijevoza. Operativne upute ne smiju navesti prijevoznika ili vozača da krši pravila o sigurnosti, prometu ili vremenu vožnje i odmora.

Stoga se zahtjev kupca poput „mora stići do 17 sati bez obzira na sve” ne može automatski pretvoriti u nalog vozaču da nastavi preko primjenjivih ograničenja. Ured mora filtrirati komercijalne zahtjeve i učiniti ih izvedivima.

Kada upotrebljavati telefon, chat i aplikaciju

Telefon: idealan za hitne slučajeve ili trenutačna pojašnjenja. Važnu promjenu zatim treba zabilježiti.

Chat: koristan za brzu komunikaciju i potvrde, ali treba izbjegavati da bude jedina arhiva za više naloga istodobno.

Aplikacija za vozače: korisna kada vozaču prikazuje dodijeljene aktivnosti, detalje i ažuriranja u urednom prikazu. Aplikaciju treba dizajnirati i s obzirom na sigurnost: vozač ne smije biti potican na interakciju sa zaslonom tijekom vožnje.

Papirnati dokumenti: ostaju relevantni kada su obvezni ili dio kupčeva procesa; ipak ih je, kad je moguće, potrebno povezati s digitalnom referencom naloga.

Praktični primjer

Vozač dobiva tri aktivnosti: preuzimanje A, isporuku A, preuzimanje B. Poslijepodne se isporuka A premješta u drugo skladište. Sustav ažurira adresu na istoj aktivnosti i označava promjenu. Vozač vidi jedan trenutačni nalog, a ne dvije različite snimke zaslona poslane u chatu.

Ured pak zadržava povijest: prethodno odredište, novo odredište, vrijeme promjene i izvor zahtjeva.

Kontrolni popis obrasca za vozača

• Jasan broj naloga?
• Potpuna i zemljopisno provjerena adresa?
• Vremenski prozor?
• Referenca skladišta?
• Relevantna roba i količine?
• Dokumenti kojima treba upravljati?
• Posebne upute?
• Promjena ažurirana na samo jednom mjestu?
• Nema suvišnih komercijalnih informacija?
• Može li je vozač pregledati bez čitanja dugog chata?