Как да се съобщават доставки и вземания на шофьорите

Накратко

Шофьорът трябва да може да разбере една доставка, без да сглобява пет гласови съобщения. Най-добрият начин е стандартен формуляр за задача: кратък, но пълен, съдържащ нужното за изпълнение на работата и актуализиран при промяна на плана.

Телефонът остава важен за спешни и непредвидени ситуации, но не бива да е единственото място, където се намират дестинацията, референцията на товара или инструкциите на клиента.

Минималният формуляр за мисия

За обичайно вземане или доставка могат да са полезни:

• номер на поръчка/курс;
• вид дейност: вземане или доставка;
• пълен адрес;
• дата и часови прозорец;
• референция на клиента или склада;
• оперативен контакт, ако е необходим;
• кратко описание на стоката;
• колети/палети/тегло, когато са приложими;
• бележки за достъпа;
• документи за получаване, предаване или подписване;
• евентуални указания за резерви или аномалии;
• статус за съобщаване след приключване на дейността.

При специални превози формулярът трябва да бъде допълнен с инструкциите и документите, изисквани от приложимите правила.

Какво трябва да вижда шофьорът и какво не

Добре проектираната система показва на шофьора информацията, необходима за мисията, без автоматично да му предава всичко от търговската или административната част.

Например водачът може да има нужда от адреса, референтния номер и стоката, но не непременно от търговския марж на клиента или поверителни вътрешни бележки. Това е полезен принцип както за простота, така и за защита на данните.

Как да се управляват промените

Когато дестинацията се промени, новата инструкция трябва:

1. да идентифицира засегнатата поръчка;
2. ясно да посочи новата информация;
3. да замени предишната версия;
4. да достигне до шофьора по начин, който може да се преглежда безопасно;
5. да бъде записана и в оперативния офис.

Фразата „както ти казах по телефона“ не е процедура. Ако шофьорът трябва да помни кой от трите разговора съдържа окончателната версия, компанията прехвърля върху него организационен проблем.

Инструкции и отговорности

Италианският законодателен декрет 286/2005 урежда отношенията и отговорностите на участниците във веригата на автомобилния транспорт. Оперативните инструкции не трябва да подтикват превозвача или водача да нарушава правила за безопасност, движение или време за управление и почивка.

Затова искане на клиент от рода на „трябва да пристигне до 17 часа на всяка цена“ не може автоматично да се превърне в нареждане към шофьора да продължи отвъд приложимите ограничения. Офисът трябва да филтрира търговските искания и да ги направи изпълними.

Кога да се използват телефон, чат и приложение

Телефон: идеален за спешни случаи или незабавни уточнения. Важната промяна след това трябва да се запише.

Чат: полезен за бързи съобщения и потвърждения, но не бива да е единственият архив за няколко поръчки едновременно.

Приложение за шофьори: полезно, когато показва на шофьора възложените дейности, детайлите и актуализациите в подреден изглед. Приложението трябва да е проектирано и с мисъл за безопасността: водачът не бива да бъде насърчаван да взаимодейства с екрана по време на шофиране.

Хартиени документи: остават уместни, когато са изисквани или са част от процеса на клиента; когато е възможно, обаче, те трябва да са свързани с цифровата референция на поръчката.

Практически пример

Шофьорът получава три дейности: вземане A, доставка A, вземане B. Следобед доставката A се премества в друг склад. Системата актуализира адреса в същата дейност и отбелязва промяната. Шофьорът вижда една текуща поръчка, а не две различни екранни снимки, изпратени в чата.

Офисът от своя страна пази историята: предишна дестинация, нова дестинация, час на промяната и източник на искането.

Контролен списък за формуляра на шофьора

• Ясен номер на поръчка?
• Пълен и географски проверен адрес?
• Часови прозорец?
• Референция на склад?
• Подходяща стока и количества?
• Документи за обработване?
• Специални инструкции?
• Промяната актуализирана само на едно място?
• Няма излишна търговска информация?
• Може ли шофьорът да го прегледа, без да чете дълъг чат?