Si t’u komunikohen shoferëve dorëzimet dhe marrjet

Me pak fjalë

Një shofer duhet të jetë në gjendje të kuptojë një dorëzim pa rindërtuar pesë mesazhe zanore. Komunikimi më i mirë është një fletë standarde aktiviteti, e shkurtër por e plotë, që përmban çfarë nevojitet për kryerjen e punës dhe përditësohet kur plani ndryshon.

Telefoni mbetet i rëndësishëm për urgjencat dhe situatat e paparashikuara, por nuk duhet të jetë i vetmi vend ku gjenden destinacioni, referenca e ngarkesës ose udhëzimet e klientit.

Fleta minimale e një misioni

Për një marrje ose dorëzim të zakonshëm mund të jenë të dobishme:

• numri i porosisë/udhëtimit;
• lloji i aktivitetit: marrje ose dorëzim;
• adresa e plotë;
• data dhe intervali kohor;
• referenca e klientit ose magazinës;
• kontakt operativ, nëse nevojitet;
• përshkrim i shkurtër i mallit;
• pakot/paletat/pesha, kur janë relevante;
• shënime për hyrjen;
• dokumentet që duhen marrë, dorëzuar ose nënshkruar;
• udhëzime të mundshme për rezerva ose anomali;
• statusi që duhet komunikuar në përfundim të aktivitetit.

Për transportet e veçanta, fleta duhet të plotësohet me udhëzimet dhe dokumentet e kërkuara nga rregullat e zbatueshme.

Çfarë duhet të shohë shoferi dhe çfarë jo

Një sistem i projektuar mirë i tregon shoferit informacionet e nevojshme për misionin, pa ia kaluar automatikisht gjithçka që i përket pjesës tregtare ose administrative.

Për shembull, shoferit mund t’i duhen adresa, numri i referencës dhe malli, por jo domosdoshmërisht marzhi tregtar i klientit ose shënime të brendshme konfidenciale. Ky është një parim i dobishëm si për thjeshtësi ashtu edhe për mbrojtjen e të dhënave.

Si të menaxhohen ndryshimet

Kur ndryshon një destinacion, udhëzimi i ri duhet:

1. të identifikojë porosinë përkatëse;
2. të tregojë qartë të dhënën e re;
3. të zëvendësojë versionin e mëparshëm;
4. të arrijë te shoferi në mënyrë që të mund të konsultohet në siguri;
5. të regjistrohet edhe në zyrën operative.

Shprehja „siç të thashë në telefon” nuk është procedurë. Nëse shoferi duhet të kujtojë se cila nga tri telefonatat përmban versionin përfundimtar, kompania po i kalon atij një problem organizativ.

Udhëzimet dhe përgjegjësitë

Dekreti legjislativ italian 286/2005 rregullon marrëdhëniet dhe përgjegjësitë e subjekteve në zinxhirin e transportit rrugor. Udhëzimet operative nuk duhet ta nxisin transportuesin ose shoferin të shkelë rregullat për sigurinë, qarkullimin ose kohët e drejtimit dhe pushimit.

Për këtë arsye, një kërkesë e klientit si „duhet të mbërrijë sidoqoftë deri në 17:00” nuk mund të kthehet automatikisht në urdhër për shoferin që të vazhdojë përtej kufijve të zbatueshëm. Zyra duhet të filtrojë kërkesat tregtare dhe t’i bëjë ato të zbatueshme.

Kur përdoren telefoni, chati dhe aplikacioni

Telefoni: ideal për urgjenca ose sqarime të menjëhershme. Një ndryshim i rëndësishëm më pas duhet të regjistrohet.

Chati: i dobishëm për komunikime të shpejta dhe konfirmime, por nuk duhet të jetë arkivi i vetëm për disa porosi njëkohësisht.

Aplikacioni për shoferë: i dobishëm kur i paraqet shoferit aktivitetet e caktuara, detajet dhe përditësimet në një pamje të rregullt. Aplikacioni duhet projektuar edhe duke pasur parasysh sigurinë: shoferi nuk duhet të nxitet të ndërveprojë me ekranin gjatë drejtimit.

Dokumentet në letër: mbeten të rëndësishme kur kërkohen ose janë pjesë e procesit të klientit; megjithatë, kur është e mundur, duhet të lidhen me referencën digjitale të porosisë.

Shembull praktik

Shoferi merr tri aktivitete: marrje A, dorëzim A, marrje B. Pasdite, dorëzimi A zhvendoset në një magazinë tjetër. Sistemi përditëson adresën në të njëjtin aktivitet dhe sinjalizon ndryshimin. Shoferi sheh një porosi të vetme aktuale, jo dy pamje ekrani të ndryshme të dërguara në chat.

Zyra, përkundrazi, ruan historikun: destinacionin e mëparshëm, destinacionin e ri, kohën e ndryshimit dhe burimin e kërkesës.

Lista e kontrollit për fletën e shoferit

• Numër i qartë porosie?
• Adresë e plotë dhe e verifikuar gjeografikisht?
• Interval kohor?
• Referencë magazine?
• Mall dhe sasi relevante?
• Dokumente për t’u menaxhuar?
• Udhëzime të veçanta?
• Ndryshimi i përditësuar në vetëm një vend?
• Pa informacion tregtar të tepërt?
• A mund ta konsultojë shoferi pa lexuar një chat të gjatë?