Ukratko
Softver za upravljanje cestovnim prijevozom sustav je koji prikuplja i povezuje informacije koje se svaki dan koriste za organizaciju rada. Za malu flotu njegova glavna zadaća nije „imati mnogo funkcija”: ona je spriječiti da narudžbe, vozači, kamioni i promjene žive u odvojenim evidencijama.
Odgovarajući softver za upravljanje za malo ili srednje poduzeće mora biti razmjeran. Ako su za njegovu konfiguraciju potrebni mjeseci savjetovanja, možda je predimenzioniran; ako je samo tablica bez uloga, povijesti ili veze s vozačima, možda neće riješiti problem.
Softver za upravljanje kao operativni sustav poduzeća
Zamislite ga kao lanac:
klijent → narudžba → planiranje → vozač/vozilo → izvršenje → status → dokumenti → zatvaranje
Svaki objekt mora biti povezan s ostalima. Klijent se ne bi trebao ponovno upisivati za svaku narudžbu; vozač se ne bi trebao opisivati u bilješci; kamion se ne bi trebao navoditi pod različitim nazivima; dokumenti moraju voditi do iste vožnje.
Osnovne funkcije
Za malo poduzeće mogu biti dovoljne:
Klijenti
Matični podaci, lokacije i ponavljajući kontakti.
Narudžbe
Preuzimanje, isporuka, roba, datumi, bilješke i status.
Vozači
Operativna evidencija i dodjela aktivnostima.
Kamioni
Vozila, osnovne karakteristike i dostupnost.
Planiranje
Dnevni ili tjedni prikaz za kombiniranje narudžbi, vozača i vozila.
Komunikacija s vozačima
Uređen način da dodijeljene aktivnosti i ažuriranja dođu do vozača.
Osnovne statistike
Broj narudžbi, aktivnosti po klijentu, operativna iskorištenost i pokazatelji korisni za razumijevanje rada.
Funkcije koje mogu doći kasnije
Ovisno o poduzeću, mogu biti korisne:
- dokumenti/POD;
- integracije s fakturiranjem;
- uvoz/izvoz;
- telematske integracije;
- kontrola troškova;
- marketplace/tereti;
- automatizacije;
- API-ji;
- funkcije optimizacije.
Kriterij je dodati ono što rješava stvaran problem. Mikropoduzeće koje jednostavno mora prestati gubiti promjene ne treba započeti s enterprise projektom integracije.
Što softver za upravljanje ne jamči
Softver ne jamči automatski:
- poštovanje vremena vožnje i odmora;
- usklađenost ugovora;
- ispravnost DDT-a ili CMR-a;
- sposobnost vozača;
- usklađenost s ADR-om;
- privatnost;
- poreznu valjanost dokumenata;
- sigurnost tereta;
- poštovanje svih rokova.
Može pomoći u organiziranju podataka i provjera, ali poduzeće ostaje odgovorno za vlastite procese i mora koristiti certificirane ili obvezne alate kada ih zakon zahtijeva.
Softver za upravljanje, TMS i telematika
Softver za upravljanje: organizira poslovne procese i podatke poduzeća.
TMS (Transportation Management System): širok pojam koji često označava naprednije platforme za planiranje i kontrolu prijevoza, mreža, troškova, prijevoznika, natječaja, integracija i složenih tokova. Ne postoji jedinstvena komercijalna definicija.
Telematika/praćenje flote: prikuplja podatke s vozila ili uređaja o položaju, potrošnji, dijagnostici ili drugim informacijama.
Proizvod može kombinirati više kategorija, ali ne treba pretpostaviti da „TMS” znači GPS ili da „softver za upravljanje” znači potpuno fakturiranje.
Propisi moraju ostati dio procesa
Dobar softver za upravljanje može sadržavati rokove, polja i kontrolne popise, ali normativni izvori ostaju izvan njega. Malo ili srednje poduzeće trebalo bi održavati barem matricu područja koja treba pokriti:
- pristup profesiji/REN/registar;
- licenciju Zajednice kada je primjenjiva;
- vozačke dozvole i kvalifikacije;
- vremena vožnje/odmora i tahograf;
- radno vrijeme;
- prijevozne dokumente;
- posebnu robu;
- privatnost;
- održavanje/tehnički pregled vozila.
Softver pomaže zapamtiti i organizirati; ne zamjenjuje službene izvore i stručnjake.
Praktičan primjer
Flota od osam kamiona prima narudžbe e-poštom. Softver za upravljanje stvara karticu narudžbe, povezuje klijenta i lokaciju, dodjeljuje vozača i vozilo, aktivnost čini vidljivom vozaču i zadržava njezin status. Poduzeće i dalje koristi tahograf za obveze vezane uz vremena vožnje te vlastiti računovodstveni proces za račune.
Vrijednost softvera za upravljanje jest uklanjanje dupliciranja, a ne pretvaranje da zamjenjuje svaki drugi sustav.
Kontrolni popis za osnovni softver za upravljanje
- Klijenti za višekratnu uporabu?
- Strukturirane narudžbe?
- Povezani vozači i vozila?
- Čitljiv dnevni plan?
- Ažuriranja za vozače?
- Povijest promjena?
- Uloge i pristup?
- Izvoz podataka?
- Navedene sigurnosne kopije i sigurnost?
- Jasne granice onoga što softver ne radi?