Em síntese
Um software de gestão para transportes rodoviários é um sistema que reúne e liga as informações utilizadas todos os dias para organizar o trabalho. Para uma frota pequena, a sua principal função não é «ter muitas funcionalidades»: é evitar que encomendas, motoristas, camiões e alterações fiquem em arquivos diferentes.
O software certo para uma PME deve ser proporcional. Se forem necessários meses de consultoria para o configurar, pode estar sobredimensionado; se for apenas uma tabela sem funções, histórico ou ligação aos motoristas, poderá não resolver o problema.
O software de gestão como sistema operativo da empresa
Pense nele como uma cadeia:
cliente → encomenda → planeamento → motorista/veículo → execução → estado → documentos → encerramento
Cada objeto deve estar ligado aos outros. O cliente não deve ser reescrito em cada encomenda; o motorista não deve ser descrito numa nota; o camião não deve ser indicado com nomes diferentes; os documentos devem remeter para a mesma viagem.
As funções essenciais
Para uma pequena empresa, pode bastar o seguinte:
Clientes
Dados mestres, locais e contactos recorrentes.
Encomendas
Recolha, entrega, mercadoria, datas, notas e estado.
Motoristas
Ficha operacional e atribuição às atividades.
Camiões
Veículos, características essenciais e disponibilidade.
Planeamento
Vista diária ou semanal para combinar encomendas, motoristas e veículos.
Comunicação com o motorista
Uma forma organizada de fazer chegar aos motoristas as atividades atribuídas e as atualizações.
Estatísticas básicas
Número de encomendas, atividades por cliente, utilização operacional e indicadores úteis para compreender o trabalho.
Funções que podem chegar mais tarde
Consoante a empresa, podem ser úteis:
- documentos/POD;
- integrações com faturação;
- importação/exportação;
- integrações telemáticas;
- controlo de custos;
- marketplace/cargas;
- automatizações;
- API;
- funcionalidades de otimização.
O critério é acrescentar o que resolve um problema real. Uma microempresa que simplesmente tem de deixar de perder alterações não precisa de começar por um projeto de integração empresarial.
O que um software de gestão não garante
Um software não garante automaticamente:
- o cumprimento dos tempos de condução e repouso;
- a conformidade dos contratos;
- a correção dos DDT ou CMR;
- a aptidão de um motorista;
- a conformidade ADR;
- a privacidade;
- a validade fiscal dos documentos;
- a segurança da carga;
- o cumprimento de todos os prazos.
Pode ajudar a organizar dados e controlos, mas a empresa continua responsável pelos seus processos e deve utilizar ferramentas certificadas ou obrigatórias quando a lei o exigir.
Software de gestão, TMS e telemática
Software de gestão: organiza os processos e os dados da empresa.
TMS (Transportation Management System): termo amplo que muitas vezes indica plataformas mais avançadas para planear e controlar transportes, redes, custos, transportadores, concursos, integrações e fluxos complexos. Não existe uma definição comercial única.
Telemática/rastreio de frota: recolhe dados do veículo ou de dispositivos sobre posição, consumo, diagnóstico ou outras informações.
Um produto pode combinar várias categorias, mas não se deve assumir que «TMS» significa GPS ou que «software de gestão» significa faturação completa.
A regulamentação deve continuar no processo
Um bom software de gestão pode incluir prazos, campos e listas de verificação, mas as fontes regulamentares continuam a ser externas. Uma PME deve manter pelo menos uma matriz das áreas a acompanhar:
- acesso à profissão/REN/registos;
- licença comunitária, quando aplicável;
- cartas de condução e qualificações;
- tempos de condução/repouso e tacógrafo;
- horário de trabalho;
- documentos de transporte;
- mercadorias especiais;
- privacidade;
- manutenção/inspeção do veículo.
O software ajuda a recordar e a organizar; não substitui as fontes oficiais nem os profissionais.
Exemplo prático
Uma frota de oito camiões recebe as encomendas por e-mail. O software cria uma ficha de encomenda, associa o cliente e o local, atribui um motorista e um veículo, torna a atividade visível ao motorista e mantém o estado. A empresa continua a utilizar o tacógrafo para as obrigações relativas aos tempos de condução e o seu próprio processo contabilístico para as faturas.
O valor do software de gestão está em eliminar duplicações, não em fingir substituir todos os outros sistemas.
Lista de verificação de um software de gestão essencial
- Clientes reutilizáveis?
- Encomendas estruturadas?
- Motoristas e veículos ligados?
- Plano diário legível?
- Atualizações para motoristas?
- Histórico de alterações?
- Funções e acessos?
- Exportação de dados?
- Cópias de segurança e segurança declaradas?
- Limites claros sobre o que o software não faz?