Me pak fjalë
Një program menaxhimi për transportin rrugor është një sistem që mbledh dhe lidh informacionin që përdoret çdo ditë për të organizuar punën. Për një flotë të vogël, detyra e tij kryesore nuk është „të ketë shumë funksione“: është të mos lejojë që porositë, shoferët, kamionët dhe ndryshimet të ndodhen në arkiva të ndryshme.
Programi i duhur për një NVM duhet të jetë proporcional. Nëse për konfigurimin e tij nevojiten muaj konsultimi, mund të jetë tepër i madh; nëse është vetëm një tabelë pa role, histori ose lidhje me shoferët, mund të mos e zgjidhë problemin.
Programi menaxhues si sistemi operativ i kompanisë
Mendojeni si një zinxhir:
klienti → porosia → planifikimi → shoferi/mjeti → zbatimi → statusi → dokumentet → mbyllja
Çdo objekt duhet të lidhet me të tjerët. Klienti nuk duhet të rishkruhet në çdo porosi; shoferi nuk duhet të përshkruhet në një shënim; kamioni nuk duhet të shënohet me emra të ndryshëm; dokumentet duhet të çojnë te i njëjti udhëtim.
Funksionet thelbësore
Për një kompani të vogël mund të mjaftojnë:
Klientët
Të dhëna bazë, seli dhe kontakte të përsëritura.
Porositë
Marrje, dorëzim, mall, data, shënime dhe status.
Shoferët
Regjistër operativ dhe caktim në veprimtari.
Kamionët
Mjetet, karakteristikat thelbësore dhe disponueshmëria.
Planifikimi
Një pamje ditore ose javore për të kombinuar porositë, shoferët dhe mjetet.
Komunikimi me shoferët
Një mënyrë e rregullt që veprimtaritë e caktuara dhe përditësimet t'u mbërrijnë shoferëve.
Statistika bazë
Numri i porosive, veprimtaritë sipas klientit, përdorimi operacional dhe treguesit e dobishëm për të kuptuar punën.
Funksione që mund të vijnë më vonë
Në varësi të kompanisë, mund të jenë të dobishme:
- dokumente/POD;
- integrime me faturimin;
- import/eksport;
- integrime telematike;
- kontrolli i kostove;
- marketplace/ngarkesa;
- automatizime;
- API;
- funksione optimizimi.
Kriteri është të shtohet ajo që zgjidh një problem real. Një mikrokompani që thjesht duhet të ndalojë humbjen e ndryshimeve nuk ka nevojë të nisë me një projekt integrimi enterprise.
Çfarë nuk garanton një program menaxhimi
Një program nuk garanton automatikisht:
- respektimin e kohëve të drejtimit dhe pushimit;
- përputhshmërinë e kontratave;
- saktësinë e DDT ose CMR;
- aftësinë e një shoferi;
- përputhshmërinë me ADR;
- privatësinë;
- vlefshmërinë fiskale të dokumenteve;
- sigurinë e ngarkesës;
- respektimin e të gjitha afateve.
Mund të ndihmojë në organizimin e të dhënave dhe kontrolleve, por kompania mbetet përgjegjëse për proceset e veta dhe duhet të përdorë mjete të certifikuara ose të detyrueshme kur ligji i kërkon.
Program menaxhimi, TMS dhe telematikë
Program menaxhimi: organizon proceset dhe të dhënat e kompanisë.
TMS (Transportation Management System): një term i gjerë që shpesh tregon platforma më të avancuara për planifikimin dhe kontrollin e transporteve, rrjeteve, kostove, transportuesve, tenderëve, integrimeve dhe flukseve komplekse. Nuk ka një përkufizim të vetëm tregtar.
Telematikë/gjurmim flote: mbledh të dhëna nga mjeti ose pajisjet për pozicionin, konsumin, diagnostikimin ose informacione të tjera.
Një produkt mund të kombinojë disa kategori, por nuk duhet marrë si e mirëqenë që „TMS“ do të thotë GPS ose që „program menaxhimi“ do të thotë faturim i plotë.
Rregulloret duhet të mbeten pjesë e procesit
Një program i mirë menaxhimi mund të përmbajë afate, fusha dhe lista kontrolli, por burimet normative mbeten të jashtme. Një NVM duhet të mbajë të paktën një matricë të fushave që duhen mbuluar:
- qasja në profesion/REN/regjistër;
- licencë komunitare kur zbatohet;
- patentat dhe kualifikimet;
- kohët e drejtimit/pushimit dhe tahografi;
- koha e punës;
- dokumentet e transportit;
- mallra të veçanta;
- privatësia;
- mirëmbajtja/kontrolli teknik i mjetit.
Programi ndihmon për të kujtuar dhe organizuar; nuk zëvendëson burimet zyrtare dhe profesionistët.
Shembull praktik
Një flotë me tetë kamionë i merr porositë me email. Programi krijon një skedë porosie, lidh klientin dhe selinë, cakton shoferin dhe mjetin, e bën veprimtarinë të dukshme për shoferin dhe ruan statusin e saj. Kompania vazhdon të përdorë tahografin për detyrimet lidhur me kohët e drejtimit dhe procesin e saj kontabël për faturat.
Vlera e programit të menaxhimit është të heqë përsëritjet, jo të pretendojë se zëvendëson çdo sistem tjetër.
Listë kontrolli për një program menaxhimi thelbësor
- Klientë të ripërdorshëm?
- Porosi të strukturuara?
- Shoferë dhe mjete të lidhura?
- Plan ditor i lexueshëm?
- Përditësime për shoferët?
- Histori ndryshimesh?
- Role dhe qasje?
- Eksport të dhënash?
- Kopje rezervë dhe siguri të deklaruara?
- Kufij të qartë për atë që programi nuk bën?