Накратко
Софтуерът за управление на автомобилни превози е система, която събира и свързва информацията, използвана всеки ден за организация на работата. За малък автопарк основната му задача не е „да има много функции“, а да не допуска поръчките, шофьорите, камионите и промените да се намират в отделни архиви.
Подходящият софтуер за МСП трябва да е съразмерен. Ако за конфигурирането му са нужни месеци консултации, може да е прекалено сложен; ако е само таблица без роли, история или връзка с шофьорите, може и да не реши проблема.
Софтуерът за управление като операционна система на фирмата
Мислете за него като за верига:
клиент → поръчка → планиране → шофьор/превозно средство → изпълнение → статус → документи → приключване
Всеки обект трябва да е свързан с останалите. Клиентът не бива да се въвежда наново за всяка поръчка; шофьорът не бива да се описва в бележка; камионът не бива да се посочва с различни имена; документите трябва да водят към един и същи курс.
Основни функции
За малка фирма може да са достатъчни:
Клиенти
Основни данни, обекти и повтарящи се контакти.
Поръчки
Вземане, доставка, стока, дати, бележки и статус.
Шофьори
Оперативен профил и разпределяне към дейности.
Камиони
Превозни средства, съществени характеристики и наличност.
Планиране
Дневен или седмичен изглед за съчетаване на поръчки, шофьори и превозни средства.
Комуникация с шофьорите
Подреден начин възложените дейности и актуализациите да достигат до шофьорите.
Основни статистики
Брой поръчки, дейности по клиенти, оперативна заетост и показатели, полезни за разбиране на работата.
Функции, които могат да дойдат по-късно
Според фирмата могат да са полезни:
- документи/POD;
- интеграции с фактуриране;
- импорт/експорт;
- телематични интеграции;
- контрол на разходите;
- marketplace/товари;
- автоматизации;
- API;
- функции за оптимизация.
Критерият е да се добавя това, което решава реален проблем. Микропредприятие, което просто трябва да спре да губи промени, няма нужда да започва с корпоративен проект за интеграция.
Какво софтуерът за управление не гарантира
Софтуерът не гарантира автоматично:
- спазване на времената за управление и почивка;
- съответствие на договорите;
- правилност на DDT или CMR;
- годност на шофьора;
- съответствие с ADR;
- защита на личните данни;
- данъчна валидност на документите;
- безопасност на товара;
- спазване на всички срокове.
Той може да помогне за организирането на данни и проверки, но фирмата остава отговорна за собствените си процеси и трябва да използва сертифицирани или задължителни инструменти, когато законът го изисква.
Софтуер за управление, TMS и телематика
Софтуер за управление: организира фирмените процеси и данни.
TMS (Transportation Management System): широко понятие, което често обозначава по-развити платформи за планиране и контрол на превози, мрежи, разходи, превозвачи, търгове, интеграции и сложни потоци. Няма единно търговско определение.
Телематика/проследяване на автопарк: събира данни от превозното средство или устройства за местоположение, разход, диагностика или друга информация.
Един продукт може да съчетава няколко категории, но не бива да се приема, че „TMS“ означава GPS или че „софтуер за управление“ означава пълно фактуриране.
Нормативните изисквания трябва да останат част от процеса
Добрият софтуер за управление може да включва срокове, полета и контролни списъци, но нормативните източници остават външни. МСП трябва да поддържа поне матрица на областите за контрол:
- достъп до професията/REN/регистър;
- лиценз на Общността, когато е приложимо;
- шофьорски книжки и квалификации;
- времена за управление/почивка и тахограф;
- работно време;
- транспортни документи;
- специални товари;
- защита на личните данни;
- поддръжка/технически преглед на превозното средство.
Софтуерът помага да се помни и организира, но не замества официалните източници и специалистите.
Практически пример
Автопарк с осем камиона получава поръчки по имейл. Софтуерът създава картон на поръчката, свързва клиента и обекта, назначава шофьор и превозно средство, прави дейността видима за шофьора и запазва статуса ѝ. Фирмата продължава да използва тахографа за задълженията, свързани с времената за управление, и собствения си счетоводен процес за фактурите.
Стойността на софтуера за управление е в премахването на дублиранията, а не в претенцията, че замества всяка друга система.
Контролен списък за основен софтуер за управление
- Клиенти за повторна употреба?
- Структурирани поръчки?
- Свързани шофьори и превозни средства?
- Четлив дневен план?
- Актуализации за шофьорите?
- История на промените?
- Роли и достъп?
- Експорт на данни?
- Декларирани резервни копия и сигурност?
- Ясни граници за това какво софтуерът не прави?