Kako upravljati promjenama rasporeda vozača

Ukratko

Prebacivanje naloga s jednog vozača na drugoga izgleda kao jednostavna promjena, ali može promijeniti vrijeme vožnje, povratak, odmore, dokumente i slijed aktivnosti. Prvu provjeru zato treba napraviti za osobu, a ne za slobodno polje kamiona.

Dobar postupak promjene rasporeda odgovara na četiri pitanja: može li vozač to učiniti? Je li vozilo prikladno? Jesu li dokumenti usklađeni? Vide li svi novu dodjelu?

Promjena rasporeda nije samo promjena naloga

Pretpostavimo da vozač A kasni, a ured njegovu drugu isporuku prenese vozaču B. Promjena može značiti:

• odstupanje od rute vozača B;
• više sati vožnje;
• drukčije vrijeme povratka;
• promjene odmora;
• potrebu za premještanjem dokumenata ili referenci;
• promjenu vozila;
• obavještavanje klijenta i primatelja.

Upravljati samo digitalnom dodjelom bez provjere ostaloga znači problem samo pomaknuti unaprijed.

Preostali kapacitet vozača

Prije dodjele dodatnog zadatka potrebno je provjeriti barem:

• već odrađene sate vožnje;
• vrijeme provedeno u drugim radnim aktivnostima;
• obavljene prekide i odmore;
• stvarnu udaljenost i trajanje nove vožnje;
• vrijeme potrebno za utovar/istovar;
• planirani povratak;
• eventualno potrebne kvalifikacije;
• osobnu i radnu dostupnost prema planu tvrtke.

Vozač koji je „blizu” mjesta preuzimanja nije automatski najbolji ako ima malo preostalog kapaciteta.

Promjena mora poštovati Uredbu 561/2006

Pravila o vremenu vožnje i odmora ne postaju fleksibilnija zato što je klijent promijenio program. Uredba 561/2006 propisuje dnevna, tjedna i dvotjedna ograničenja, prekide nakon razdoblja vožnje i posebne odmore.

Članak 12 predviđa iznimna odstupanja unutar potrebnih granica i pod preciznim uvjetima, ali ne smije se tretirati kao uobičajeni alat za „uklapanje” plana. Ako flota ovisi o odstupanju svakog petka, problem je vjerojatno u planiranju ili raspoloživom kapacitetu.

Operativni slijed u pet koraka

1. Odredite aktivnost koju treba premjestiti

Ne mijenjajte cijeli dan ako je dovoljno premjestiti jedno preuzimanje.

2. Pronađite odgovarajuće kandidate

Procijenite vozača i vozilo, a ne samo zemljopisni položaj.

3. Provjerite ograničenja

Vožnja, rad, odmor, roba, ovlaštenja i rokovi klijenta.

4. Ažurirajte službeni izvor

Novi vozač postaje dodijeljena osoba. Prethodni ne smije nastaviti gledati aktivnost kao svoju.

5. Priopćite novi plan

Vozač dobiva potpune podatke o zadatku; klijent se obavještava ako promjena utječe na važne rokove ili reference.

Kako izbjeći zabunu među vozačima

Promjene trebaju biti atomske: kada nalog prijeđe s A na B, sustav i komunikacija moraju pokazivati isto stanje. Izbjegavajte situacije u kojima A još vidi nalog na ispisanom listu, dok ga B prima u chatu.

Za osjetljive promjene korisno je zatražiti potvrdu upoznavanja. Potvrda ne služi prebacivanju odgovornosti na vozača, nego zatvaranju informacijskog kruga.

Praktični primjer

Vozač A čeka 90 minuta istovar i prijeti mu da neće stići na sljedeće preuzimanje. Vozač B udaljen je 25 km od preuzimanja, ali mora se vratiti radi planiranog odmora. Vozač C je dalje, ali ima dovoljan kapacitet i kompatibilno vozilo.

Izbor samo prema kilometrima pokazao bi B. Izbor prema ograničenjima može pokazati C. Klijent može dobiti malo drukčiji termin, ali tvrtka izbjegava stvoriti neodrživ slijed.

Kontrolni popis za promjenu vozača

• Zašto mijenjamo dodjelu?
• Ima li novi vozač dovoljno preostalog kapaciteta?
• Je li vozilo kompatibilno?
• Utječe li nova vožnja na odmor ili povratak?
• Jesu li dokumenti dostupni novom vozaču?
• Je li prethodna dodjela uklonjena/zatvorena?
• Treba li obavijestiti klijenta?
• Je li promjena zabilježena?