Как да се управляват промените в графика на шофьорите

Накратко

Прехвърлянето на поръчка от един шофьор на друг изглежда проста промяна, но може да промени времената за шофиране, връщанията, почивките, документите и последователността на дейностите. Затова първата проверка трябва да е за човека, а не за свободното квадратче на камиона.

Добрият процес за промяна на графика отговаря на четири въпроса: може ли шофьорът да го извърши? Подходящо ли е превозното средство? Съгласувани ли са документите? Всички ли виждат новото назначение?

Промяната в графика не е само промяна на поръчка

Да предположим, че шофьор А има закъснение и офисът прехвърля втората му доставка на шофьор Б. Промяната може да доведе до:

• отклонение от маршрута на Б;
• повече часове шофиране;
• различен час на връщане;
• промени в почивките;
• нужда от преместване на документи или референции;
• смяна на превозното средство;
• уведомяване на клиента и получателя.

Управлението само на електронното назначение без проверка на останалото означава проблемът да се измести по-нататък.

Оставащият капацитет на шофьора

Преди да се назначи допълнителна мисия, е добре да се проверят поне:

• вече извършените часове шофиране;
• времето за други работни дейности;
• направените прекъсвания и почивки;
• реалистичното разстояние и продължителност на новото пътуване;
• времето за товарене/разтоварване;
• планираното връщане;
• евентуално изискуемите квалификации;
• личната и трудовата наличност според плана на дружеството.

Шофьор, който е „близо“ до мястото на вземане, не е автоматично най-добрият, ако има малък оставащ капацитет.

Промяната трябва да спазва Регламент 561/2006

Правилата за времената за шофиране и почивка не стават по-гъвкави, защото клиентът е променил програмата. Регламент 561/2006 предвижда дневни, седмични и двуседмични ограничения, прекъсвания след периоди на шофиране и конкретни почивки.

Член 12 предвижда изключителни дерогации в необходимите граници и при точни условия, но не бива да се използва като обикновен инструмент за „напасване“ на плана. Ако автопаркът зависи от дерогация всеки петък, проблемът вероятно е в планирането или наличния капацитет.

Оперативна последователност в пет стъпки

1. Определете дейността за преместване

Не променяйте целия ден, ако е достатъчно да преместите едно вземане.

2. Потърсете съвместими кандидати

Оценете шофьора и превозното средство, не само географското положение.

3. Проверете ограниченията

Шофиране, работа, почивка, стока, разрешения и часове на клиента.

4. Актуализирайте официалния източник

Новият шофьор става назначеното лице. Предишният не бива да продължава да вижда дейността като своя.

5. Съобщете новия план

Шофьорът получава пълни данни за мисията; клиентът се уведомява, ако промяната засяга важни часове или референции.

Как да се избегне объркване между шофьорите

Промените трябва да са атомарни: когато поръчка преминава от А към Б, системата и комуникациите трябва да показват едно и също състояние. Избягвайте ситуации, в които А още вижда поръчката на разпечатан лист, докато Б я получава в чат.

При чувствителни промени е полезно да се поиска потвърждение за запознаване. Потвърждението не служи за прехвърляне на отговорност върху шофьора, а за затваряне на информационния цикъл.

Практически пример

Шофьор А чака 90 минути за разтоварване и рискува да не достигне следващото вземане. Шофьор Б е на 25 км от вземането, но трябва да се върне за планирана почивка. Шофьор В е по-далеч, но има достатъчен капацитет и съвместимо превозно средство.

Изборът само по километри би посочил Б. Изборът според ограниченията може да посочи В. Клиентът може да получи малко по-различен час, но дружеството избягва неустойчива последователност.

Контролен списък за смяна на шофьор

• Защо променяме назначението?
• Новият шофьор има ли достатъчен оставащ капацитет?
• Съвместимо ли е превозното средство?
• Новото пътуване засяга ли почивката или връщането?
• Налични ли са документите за новия шофьор?
• Предишното назначение премахнато/затворено ли е?
• Трябва ли да се уведоми клиентът?
• Проследена ли е промяната?