Si të menaxhohen ndryshimet në programin e shoferëve

Me pak fjalë

Kalimi i një porosie nga një shofer te një tjetër duket si ndryshim i thjeshtë, por mund të ndryshojë kohët e drejtimit, kthimet, pushimet, dokumentet dhe rendin e veprimtarive. Prandaj kontrolli i parë duhet të jetë për personin, jo për katrorin e lirë të kamionit.

Një proces i mirë për ndryshimin e programit u përgjigjet katër pyetjeve: a mund ta bëjë shoferi? A është mjeti i përshtatshëm? A janë dokumentet të qëndrueshme? A e shohin të gjithë caktimin e ri?

Ndryshimi i programit nuk është vetëm ndryshim porosie

Të supozojmë se shoferi A vonohet dhe zyra ia kalon dorëzimin e dytë shoferit B. Ndryshimi mund të sjellë:

• devijim nga rruga e B-së;
• më shumë orë drejtimi;
• orar tjetër kthimi;
• ndryshime në pushime;
• nevojën për të lëvizur dokumente ose referenca;
• ndërrim mjeti;
• komunikim me klientin dhe marrësin.

Menaxhimi vetëm i caktimit informatik pa kontrolluar pjesën tjetër do të thotë ta shtysh problemin më tej.

Kapaciteti i mbetur i shoferit

Para se të caktohet një mision shtesë, vlen të kontrollohen të paktën:

• orët e drejtimit të kryera;
• koha në veprimtari të tjera pune;
• ndërprerjet dhe pushimet e bëra;
• distanca dhe kohëzgjatja reale e udhëtimit të ri;
• koha për ngarkim/shkarkim;
• kthimi i planifikuar;
• kualifikimet e mundshme të kërkuara;
• disponueshmëria personale dhe e punës sipas planit të kompanisë.

Një shofer „afër” pikës së marrjes nuk është automatikisht më i miri nëse ka pak kapacitet të mbetur.

Ndryshimi duhet të respektojë Rregulloren 561/2006

Rregullat për kohët e drejtimit dhe pushimit nuk bëhen më fleksibël sepse klienti ka ndryshuar programin. Rregullorja 561/2006 parashikon kufij ditorë, javorë dhe dyjavorë, ndërprerje pas periudhave të drejtimit dhe pushime të veçanta.

Neni 12 parashikon derogime të jashtëzakonshme brenda kufijve të nevojshëm dhe në kushte të sakta, por nuk duhet trajtuar si mjet i zakonshëm për ta „përshtatur” planin. Nëse flota varet nga derogimi çdo të premte, problemi është me gjasë te planifikimi ose kapaciteti i disponueshëm.

Një rend operacional në pesë hapa

1. Identifikoni aktivitetin që duhet lëvizur

Mos e ndryshoni gjithë ditën nëse mjafton të lëvizet një marrje e vetme.

2. Kërkoni kandidatë të përputhshëm

Vlerësoni shoferin dhe mjetin, jo vetëm pozicionin gjeografik.

3. Kontrolloni kufizimet

Drejtim, punë, pushim, mall, autorizime dhe oraret e klientit.

4. Përditësoni burimin zyrtar

Shoferi i ri bëhet i caktuari. I mëparshmi nuk duhet ta shohë më aktivitetin si të tijin.

5. Komunikoni planin e ri

Shoferi merr të dhëna të plota të misionit; klienti njoftohet nëse ndryshimi prek orare ose referenca të rëndësishme.

Si të shmanget ngatërresa mes shoferëve

Ndryshimet duhet të jenë atomike: kur një porosi kalon nga A te B, sistemi dhe komunikimet duhet të pasqyrojnë të njëjtën gjendje. Shmangni rastet kur A ende e sheh porosinë në një fletë të shtypur, ndërsa B e merr në chat.

Për ndryshime të ndjeshme është e dobishme të kërkohet konfirmim i marrjes së dijenisë. Konfirmimi nuk shërben për t'ia kaluar përgjegjësinë shoferit, por për të mbyllur ciklin e informacionit.

Shembull praktik

Shoferi A pret prej 90 minutash shkarkimin dhe rrezikon të mos arrijë te marrja pasuese. Shoferi B është 25 km nga marrja, por duhet të kthehet për një pushim të planifikuar. Shoferi C është më larg, por ka kapacitet të mjaftueshëm dhe mjet të përputhshëm.

Zgjedhja vetëm sipas kilometrave do të tregonte B. Zgjedhja sipas kufizimeve mund të tregojë C. Klienti mund të marrë një orar pak më ndryshe, por kompania shmang krijimin e një rendi të paqëndrueshëm.

Lista e kontrollit për ndryshimin e shoferit

• Pse po ndryshojmë caktimin?
• A ka shoferi i ri kapacitet të mjaftueshëm të mbetur?
• A është mjeti i përputhshëm?
• A prek udhëtimi i ri pushimin ose kthimin?
• A janë dokumentet të disponueshme për shoferin e ri?
• A është hequr/mbyllur caktimi i mëparshëm?
• A duhet njoftuar klienti?
• A është gjurmuar ndryshimi?