Wie Änderungen im Fahrerplan zu steuern sind

Kurz gesagt

Einen Auftrag von einem Fahrer auf einen anderen zu übertragen, wirkt wie eine einfache Änderung. Doch sie kann Lenkzeiten, Rückkehr, Ruhezeiten, Dokumente und die Reihenfolge der Aktivitäten verändern. Die erste Prüfung sollte deshalb der Person gelten, nicht dem freien Feld beim Lkw.

Ein guter Prozess für Planänderungen beantwortet vier Fragen: Kann der Fahrer die Aufgabe übernehmen? Ist das Fahrzeug geeignet? Sind die Dokumente stimmig? Sehen alle die neue Zuweisung?

Eine Planänderung ist nicht nur eine Auftragsänderung

Angenommen, Fahrer A hat Verspätung und das Büro überträgt seine zweite Lieferung an Fahrer B. Die Änderung kann Folgendes nach sich ziehen:

• einen Umweg gegenüber Bs Route;
• mehr Lenkstunden;
• eine andere Rückkehrzeit;
• Änderungen der Ruhezeiten;
• die Notwendigkeit, Dokumente oder Referenzen zu verschieben;
• einen Fahrzeugwechsel;
• die Information an Kunde und Empfänger.

Nur die digitale Zuweisung zu verwalten, ohne den Rest zu prüfen, verschiebt das Problem lediglich nach hinten.

Die Restkapazität des Fahrers

Vor der Zuweisung einer zusätzlichen Fahrt sollte mindestens Folgendes geprüft werden:

• bereits geleistete Lenkzeiten;
• Zeit für andere Arbeitsaktivitäten;
• bereits eingelegte Unterbrechungen und Ruhezeiten;
• realistische Entfernung und Dauer der neuen Fahrt;
• Zeit für Be- und Entladung;
• die geplante Rückkehr;
• gegebenenfalls erforderliche Qualifikationen;
• persönliche und arbeitsbezogene Verfügbarkeit nach dem Unternehmensplan.

Ein Fahrer, der dem Abholort „nah“ ist, ist nicht automatisch der beste Fahrer, wenn seine Restkapazität gering ist.

Die Änderung muss die Verordnung 561/2006 einhalten

Die Regeln zu Lenk- und Ruhezeiten werden nicht flexibler, weil der Kunde das Programm geändert hat. Die Verordnung 561/2006 sieht tägliche, wöchentliche und zweiwöchentliche Grenzen, Unterbrechungen nach Lenkzeiten und bestimmte Ruhezeiten vor.

Artikel 12 enthält außergewöhnliche Abweichungen im notwendigen Umfang und unter genauen Bedingungen. Er darf jedoch nicht als gewöhnliches Mittel behandelt werden, um die Planung „passend zu machen“. Wenn die Flotte jeden Freitag von einer Abweichung abhängt, liegt das Problem wahrscheinlich in der Planung oder der verfügbaren Kapazität.

Ein operativer Ablauf in fünf Schritten

1. Die zu verschiebende Aktivität bestimmen

Ändern Sie nicht den ganzen Tag, wenn es genügt, eine einzelne Abholung zu verschieben.

2. Geeignete Kandidaten suchen

Bewerten Sie Fahrer und Fahrzeug, nicht nur die geografische Position.

3. Die Rahmenbedingungen prüfen

Lenkzeit, Arbeit, Ruhe, Ware, Genehmigungen und Kundenzeiten.

4. Die offizielle Quelle aktualisieren

Der neue Fahrer wird zum Zugewiesenen. Der vorherige Fahrer darf die Aktivität nicht weiterhin als seine eigene sehen.

5. Den neuen Plan kommunizieren

Der Fahrer erhält vollständige Daten zur Fahrt; der Kunde wird informiert, wenn die Änderung relevante Zeiten oder Referenzen verändert.

Wie Verwirrung zwischen Fahrern vermieden wird

Änderungen sollten atomar sein: Wenn ein Auftrag von A auf B übergeht, müssen System und Kommunikation denselben Stand zeigen. Vermeiden Sie Situationen, in denen A den Auftrag noch auf einem Ausdruck sieht, während B ihn in einem Chat erhält.

Bei sensiblen Änderungen kann es sinnvoll sein, eine Lesebestätigung einzuholen. Sie dient nicht dazu, Verantwortung auf den Fahrer abzuwälzen, sondern den Informationskreislauf zu schließen.

Praktisches Beispiel

Fahrer A wartet seit 90 Minuten auf die Entladung und droht, die nächste Abholung nicht zu erreichen. Fahrer B ist 25 km von der Abholung entfernt, muss aber für eine geplante Ruhezeit zurückkehren. Fahrer C ist weiter entfernt, hat jedoch ausreichend Kapazität und ein kompatibles Fahrzeug.

Eine Entscheidung allein nach Kilometern würde auf B hindeuten. Eine Entscheidung nach den Rahmenbedingungen kann C ergeben. Der Kunde kann eine leicht abweichende Zeit erhalten, aber das Unternehmen vermeidet eine nicht tragfähige Abfolge.

Checkliste für Fahrerwechsel

• Warum ändern wir die Zuweisung?
• Hat der neue Fahrer ausreichende Restkapazität?
• Ist das Fahrzeug kompatibel?
• Beeinträchtigt die neue Fahrt Ruhezeit oder Rückkehr?
• Stehen die Dokumente dem neuen Fahrer zur Verfügung?
• Wurde die vorherige Zuweisung entfernt/geschlossen?
• Muss der Kunde informiert werden?
• Ist die Änderung nachverfolgt?