Come creare un piano giornaliero di autisti e camion

In sintesi

Un piano giornaliero non è un elenco di consegne. È l'incrocio tra ordini da eseguire, autisti disponibili, mezzi disponibili e vincoli reali. Se uno di questi quattro elementi viene ignorato, il piano può apparire perfetto alle 07:00 e diventare irrealizzabile alle 10:30.

Per le flotte soggette alla normativa sociale europea, la pianificazione deve inoltre rispettare le regole sui tempi di guida, pause e riposi. Il gestionale può aiutare a organizzare le informazioni, ma la responsabilità di rispettare la disciplina applicabile resta in capo ai soggetti obbligati.

Da quali dati partire

Prima di assegnare il primo ordine servono quattro liste aggiornate:

Ordini. Quali ritiri/consegne devono essere eseguiti, con quali finestre orarie e priorità?

Autisti. Chi è disponibile? Chi è assente? Chi ha qualifiche o limitazioni specifiche? Qual è la situazione di guida/riposo rilevante?

Camion. Quali mezzi sono operativi? Qualcuno è in manutenzione? Portata, allestimento o caratteristiche sono compatibili con la merce?

Vincoli esterni. Appuntamenti, accessi, ZTL, divieti di circolazione, tempi di attesa, necessità documentali, condizioni del cliente.

In una piccola azienda il vantaggio competitivo non viene da un algoritmo sofisticato, ma dalla qualità con cui queste quattro liste vengono tenute aggiornate.

Tempi di guida: i limiti che incidono sul piano

Il Regolamento (CE) 561/2006 stabilisce regole comuni sui tempi di guida per i veicoli e le operazioni che rientrano nel suo campo di applicazione. La Commissione europea riassume alcuni limiti chiave:

• guida giornaliera normalmente non oltre 9 ore;
• possibilità di estenderla a 10 ore due volte nella settimana;
• guida settimanale non oltre 56 ore;
• guida complessiva su due settimane consecutive non oltre 90 ore.

Questi numeri non sono “target” da riempire. Sono limiti massimi all'interno di un quadro che comprende anche riposi, pause, eccezioni e casistiche specifiche. Pianificare sistematicamente sul massimo lascia pochissimo margine per traffico, attese o variazioni del cliente.

Pause e riposi

Dopo un periodo di guida di 4 ore e 30 minuti il conducente deve, di regola, effettuare una pausa di almeno 45 minuti, salvo che inizi un periodo di riposo. La pausa può essere frazionata secondo le condizioni previste dal regolamento.

Esistono inoltre riposi giornalieri e settimanali minimi. Il Mobility Package ha rafforzato alcune regole sul riposo settimanale regolare: il riposo settimanale regolare di almeno 45 ore non può essere trascorso nel veicolo e l'impresa deve organizzare il lavoro dei conducenti dipendenti in modo che possano rientrare periodicamente nel centro operativo o al luogo di residenza secondo le condizioni del regolamento.

Per il disponente la conseguenza è chiara: non basta sapere che l'autista è fisicamente presente. Bisogna sapere se è legalmente pianificabile per il servizio assegnato.

Il nuovo perimetro oltre 2,5 t dal 1° luglio 2026

Dal 1° luglio 2026 il Regolamento 561/2006 estende il proprio campo, per le operazioni di trasporto internazionale di merci o di cabotaggio, anche a veicoli con massa massima ammissibile superiore a 2,5 tonnellate, compresi eventuali rimorchi o semirimorchi.

Il MIT ha pubblicato nell'aprile 2026 chiarimenti sull'obbligo di installazione e utilizzo del tachigrafo per tali veicoli nelle operazioni interessate. Per molte PMI che utilizzano furgoni o veicoli leggeri oltre 2,5 t in internazionale questa non è una modifica teorica: cambia il modo di pianificare e documentare il lavoro.

Metodo di pianificazione in sei passaggi

1. Blocca gli ordini con orario rigido. Sono quelli che determinano la struttura della giornata.
2. Escludi autisti e mezzi non disponibili. Non lasciare nel piano risorse che “forse tornano disponibili”.
3. Controlla compatibilità tecnica e documentale. Non tutti i camion possono fare tutti i servizi.
4. Verifica il margine temporale. Considera percorrenza, carico/scarico, pause e buffer realistico.
5. Assegna le attività flessibili. Inseriscile negli spazi rimasti, non il contrario.
6. Pubblica una versione chiara del piano. L'autista deve sapere quale attività è valida adesso.

Il piano non deve essere perfetto: deve essere aggiornabile. In autotrasporto la qualità della pianificazione si misura anche dalla velocità con cui l'azienda gestisce un imprevisto senza perdere il controllo delle altre consegne.

Esempio pratico

Tre autisti devono coprire quattro ordini. Due consegne hanno appuntamento fisso alle 09:00 e alle 11:00; due sono flessibili nel pomeriggio. Un autista ha già accumulato molte ore di guida nella settimana.

Un piano ingenuo assegna in base alla distanza più breve. Un piano corretto considera anche la capacità residua dell'autista, le pause prevedibili e l'eventuale possibilità di spostare gli ordini flessibili. L'obiettivo non è far “girare tutti i camion” a ogni costo, ma costruire una giornata eseguibile.

Checklist

• Gli autisti non disponibili sono esclusi dal piano?
• La situazione di guida/riposo è verificata con gli strumenti e i processi aziendali appropriati?
• I mezzi in manutenzione sono bloccati?
• Le finestre orarie rigide sono evidenziate?
• Sono previsti tempi realistici per carico/scarico?
• Il piano ha un margine per traffico e imprevisti?
• Le variazioni vengono comunicate senza creare più versioni concorrenti?