Wie man einen Tagesplan für Fahrer und Lkw erstellt

Kurz gesagt

Ein Tagesplan ist keine Liste von Lieferungen. Er ist das Zusammenspiel von auszuführenden Aufträgen, verfügbaren Fahrern, verfügbaren Fahrzeugen und realen Einschränkungen. Wird eines dieser vier Elemente übersehen, kann der Plan um 07:00 perfekt aussehen und um 10:30 nicht mehr durchführbar sein.

Für Flotten, die den europäischen Sozialvorschriften unterliegen, muss die Planung außerdem die Regeln zu Lenkzeiten, Pausen und Ruhezeiten einhalten. Verwaltungssoftware kann helfen, Informationen zu organisieren; die Verantwortung für die Einhaltung der geltenden Vorschriften bleibt jedoch bei den verpflichteten Personen.

Von welchen Daten man ausgeht

Bevor der erste Auftrag zugewiesen wird, braucht es vier aktuelle Listen:

Aufträge. Welche Abholungen/Lieferungen sind mit welchen Zeitfenstern und Prioritäten auszuführen?

Fahrer. Wer ist verfügbar? Wer fehlt? Wer hat besondere Qualifikationen oder Einschränkungen? Wie ist die relevante Lenk- und Ruhezeitsituation?

Lkw. Welche Fahrzeuge sind einsatzbereit? Befindet sich eines in der Wartung? Passen Nutzlast, Ausstattung oder Eigenschaften zur Ware?

Externe Einschränkungen. Termine, Zufahrten, Umweltzonen, Fahrverbote, Wartezeiten, Dokumentationspflichten, Kundenbedingungen.

In einem kleinen Unternehmen entsteht der Wettbewerbsvorteil nicht durch einen ausgefeilten Algorithmus, sondern dadurch, wie sorgfältig diese vier Listen aktuell gehalten werden.

Lenkzeiten: die Grenzen, die den Plan beeinflussen

Die Verordnung (EG) Nr. 561/2006 legt gemeinsame Regeln zu den Lenkzeiten für Fahrzeuge und Vorgänge fest, die in ihren Anwendungsbereich fallen. Die Europäische Kommission fasst einige zentrale Grenzen zusammen:

• tägliche Lenkzeit normalerweise nicht mehr als 9 Stunden;
• Erweiterung auf 10 Stunden zweimal pro Woche möglich;
• wöchentliche Lenkzeit nicht mehr als 56 Stunden;
• Gesamtlenkzeit in zwei aufeinanderfolgenden Wochen nicht mehr als 90 Stunden.

Diese Zahlen sind keine „Ziele“, die auszufüllen sind. Es sind Höchstgrenzen in einem Rahmen, der auch Ruhezeiten, Pausen, Ausnahmen und Sonderfälle umfasst. Wer systematisch bis zum Maximum plant, lässt nur sehr wenig Spielraum für Verkehr, Wartezeiten oder Kundenänderungen.

Pausen und Ruhezeiten

Nach einer Lenkdauer von 4 Stunden und 30 Minuten muss der Fahrer grundsätzlich eine Pause von mindestens 45 Minuten einlegen, es sei denn, er beginnt eine Ruhezeit. Die Pause kann unter den in der Verordnung vorgesehenen Bedingungen aufgeteilt werden.

Daneben gibt es tägliche und wöchentliche Mindestruhezeiten. Das Mobilitätspaket hat bestimmte Regeln zur regelmäßigen wöchentlichen Ruhezeit verschärft: Die regelmäßige wöchentliche Ruhezeit von mindestens 45 Stunden darf nicht im Fahrzeug verbracht werden, und das Unternehmen muss die Arbeit angestellter Fahrer so organisieren, dass sie unter den Bedingungen der Verordnung regelmäßig zum Betriebszentrum oder an ihren Wohnort zurückkehren können.

Für den Disponenten ist die Konsequenz klar: Es reicht nicht zu wissen, dass der Fahrer physisch anwesend ist. Man muss wissen, ob er rechtlich für den zugewiesenen Auftrag eingeplant werden darf.

Der neue Anwendungsbereich über 2,5 t ab 1. Juli 2026

Ab dem 1. Juli 2026 erweitert die Verordnung 561/2006 ihren Anwendungsbereich bei grenzüberschreitendem Güterverkehr oder Kabotage auf Fahrzeuge mit einer zulässigen Höchstmasse von mehr als 2,5 Tonnen, einschließlich eines eventuellen Anhängers oder Sattelanhängers.

Das MIT veröffentlichte im April 2026 Klarstellungen zur Pflicht, für diese Fahrzeuge bei den betroffenen Einsätzen einen Tachografen einzubauen und zu verwenden. Für viele KMU, die Transporter oder leichte Fahrzeuge über 2,5 t international einsetzen, ist dies keine theoretische Änderung: Sie verändert die Planung und Dokumentation der Arbeit.

Planungsmethode in sechs Schritten

1. Blockieren Sie Aufträge mit fester Uhrzeit. Sie bestimmen die Struktur des Tages.
2. Schließen Sie nicht verfügbare Fahrer und Fahrzeuge aus. Lassen Sie keine Ressourcen im Plan, die „vielleicht wieder verfügbar werden“.
3. Prüfen Sie technische und dokumentarische Kompatibilität. Nicht jeder Lkw kann jeden Auftrag ausführen.
4. Prüfen Sie den Zeitpuffer. Berücksichtigen Sie Fahrzeit, Be- und Entladen, Pausen und einen realistischen Puffer.
5. Weisen Sie flexible Tätigkeiten zu. Ordnen Sie sie in die verbleibenden Zeiträume ein, nicht umgekehrt.
6. Veröffentlichen Sie eine klare Planversion. Der Fahrer muss wissen, welche Aufgabe jetzt gilt.

Der Plan muss nicht perfekt sein: Er muss aktualisierbar sein. Im Straßengüterverkehr zeigt sich die Qualität der Planung auch daran, wie schnell ein Unternehmen ein unerwartetes Ereignis bewältigt, ohne die Kontrolle über die übrigen Lieferungen zu verlieren.

Praktisches Beispiel

Drei Fahrer müssen vier Aufträge abdecken. Zwei Lieferungen haben feste Termine um 09:00 und 11:00; zwei sind am Nachmittag flexibel. Ein Fahrer hat in der Woche bereits viele Lenkstunden angesammelt.

Ein naiver Plan teilt nach der kürzesten Entfernung zu. Ein korrekter Plan berücksichtigt auch die verbleibende Kapazität des Fahrers, vorhersehbare Pausen und die mögliche Verschiebung flexibler Aufträge. Ziel ist nicht, „alle Lkw“ um jeden Preis fahren zu lassen, sondern einen durchführbaren Tag aufzubauen.

Checkliste

• Sind nicht verfügbare Fahrer aus dem Plan ausgeschlossen?
• Wurde die Lenk- und Ruhezeitsituation mit geeigneten Unternehmenswerkzeugen und -prozessen geprüft?
• Sind Fahrzeuge in Wartung gesperrt?
• Sind feste Zeitfenster hervorgehoben?
• Sind realistische Zeiten für Be- und Entladen vorgesehen?
• Hat der Plan einen Puffer für Verkehr und Unvorhergesehenes?
• Werden Änderungen mitgeteilt, ohne mehrere konkurrierende Versionen zu erzeugen?