Plani i udhëtimeve për nesër vendoset sot. Për një pronar ose dispeçer të një flote të vogël, dita shpesh fillon me një skedar Excel të hapur, tre telefonata dhe disa mesazhe WhatsApp. Funksionon. Për sa kohë flota mbetet vërtet e vogël.
Pastaj vjen dita kur një shofer sëmuret, një klient zhvendos një dorëzim ose një kamion mbetet në servis. Dhe Excel nuk ju tregon çfarë ndodh me udhëtimet e tjera. Më poshtë gjeni, hap pas hapi, si të krijoni një plan ditor udhëtimesh të qëndrueshëm për një flotë prej 1 deri në 20 kamionësh dhe si ta kaloni të njëjtin fluks në një panel të vetëm pa humbur kontrollin e përditshëm.
Pse Excel funksionon për sa kohë flota është shumë e vogël
Me dy ose tre kamionë dhe pak klientë të rregullt, tabela është praktike: e njihni, është falas dhe mund ta ndryshoni brenda dhjetë sekondash. Problemi nuk është Excel-i në vetvete. Problemi fillon kur numri i ndryshoreve tejkalon atë që një tabelë mund të mbajë së bashku.
Excel fillon të mos mjaftojë kur:
- porositë vijnë nga kanale të ndryshme (email, telefon, WhatsApp) dhe dikush duhet t'i kopjojë me dorë;
- më shumë se një shofer mund të bëjë të njëjtin xhiro dhe duhet të mbani mend kush ka drejtuar çfarë dje;
- një ndryshim i minutës së fundit nuk përhapet në pjesën tjetër të planit;
- askush nuk e sheh statusin real të një dorëzimi pa pyetur dikë;
- historia e asaj që ka bërë secili zhduket kur skedari mbishkruhet.
Rezultati është gjithmonë i njëjtë: më shumë kohë për të ndjekur informacionet, më pak kohë për planifikim.
Çfarë nevojitet vërtet për të planifikuar udhëtimet çdo ditë
Përpara se të zgjidhni një mjet, sqaroni çfarë duhet të përmbajë plani. Një plan ditor udhëtimesh funksionon nëse u përgjigjet brenda pak sekondash këtyre pyetjeve:
- Cilat porosi duhet të dorëzoj sot dhe nesër?
- Cilët kamionë janë të disponueshëm dhe me çfarë kapaciteti ngarkese?
- Cilët shoferë janë të disponueshëm, me çfarë lejesh dhe me çfarë periudhash pushimi?
- Kush bën çfarë, në çfarë rendi dhe në çfarë ore?
Nëse për t'u përgjigjur duhet të hapni tre skedarë dhe të telefononi dy persona, nuk keni një plan: keni një përmbledhje gjurmësh.
Hapat për të përgatitur planin e udhëtimeve të nesërme
Kjo është metoda që mund ta zbatoni që nesër në mëngjes, edhe nëse niseni nga një skedar Excel.
1. Mblidhni të gjitha porositë në një vend
Merrni porositë nga emaili, telefoni dhe WhatsApp-i dhe vendosini në një listë të vetme me klientin, adresën, mallin, peshën ose pakot dhe dritaren e kërkuar të dorëzimit. Një porosi e lexuar përgjysmë sjell një dorëzim të gabuar.
2. Përcaktoni kamionët dhe disponueshmërinë
Shënoni për çdo mjet nëse është i disponueshëm, në mirëmbajtje apo i angazhuar në një xhiro tjetër. Shënoni kapacitetin e ngarkesës dhe veçoritë e dobishme (platforma ngritëse, temperaturë, përmasat e hapësirës së ngarkesës): kjo shmang caktimin e një ngarkese në një mjet që nuk mund ta mbajë.
3. Kontrolloni shoferët dhe disponueshmërinë
Kontrolloni kush është realisht aty: pushime, periudha pushimi, leje drejtimi dhe kualifikime. Plani më i bukur prishet nëse shoferi i duhur nuk është në turn.
4. Caktoni porositë për kamionët dhe shoferët
Lidhni çdo porosi me një mjet dhe një shofer, duke ndjekur zonën dhe rendin e dorëzimit. Mbani pranë ndalesat e të njëjtit klient ose të së njëjtës zonë: më pak rrugë, më shumë dorëzime.
5. Kontrolloni oraret, kufizimet dhe ngarkesën
Verifikoni që renditja respekton dritaret e dorëzimit, kohët e drejtimit dhe kapacitetin e mjetit. Nëse diçka nuk shkon, zhvendoseni tani, jo kur kamioni ka nisur tashmë.
6. Ndani planin me shoferët
Shoferi duhet të dijë, pa telefonuar, cilat ndalesa ka sot, në çfarë rendi dhe në çfarë ore. Një plan i komunikuar është një plan që zbatohet; një plan në kokën e dispeçerit është një plan që zbulohet në rrugë.
7. Mbylleni ditën me dokumente dhe provë dorëzimi
Në fund të xhiros, mblidhni provën e dorëzimit, dokumentet dhe çdo anomali. Kjo është pjesa që Excel nuk jua jep: gjurma e asaj që ndodhi, gati për faturën dhe për klientin.
Si ta kaloni të njëjtin fluks në një panel të vetëm
Kur metoda është e qartë, hapi i ardhshëm është të hiqni skedarët dhe mesazhet e shpërndara. Plani i Udhëtimeve i TrucksOut është krijuar pikërisht për këtë: menaxhoni porositë, klientët dhe adresat, shoferët dhe disponueshmërinë, kamionët dhe ndërtoni planin e ditës në një ekran të vetëm. Aplikacioni Android për shoferët është i përfshirë, kështu që shoferi sheh ndalesat e tij dhe kthen provën e dorëzimit dhe dokumentet në të njëjtin fluks.
Pa kompleksitet të panevojshëm:
✓ një vend i vetëm për porositë, mjetet dhe shoferët
✓ planifikim ditor që shihet me një vështrim
✓ dokumente dhe provë dorëzimi të lidhura me dorëzimin, jo me tabelën
✓ kontroll i përditshëm pa kostot dhe zbatimin e rëndë të një TMS-je ndërmarrjeje
Gabime për t'u shmangur gjatë planifikimit
- Planifikimi në të njëjtën ditë në vend që plani të mbyllet një mbrëmje më parë.
- Mbajtja e porosive «në mendje» dhe në tabelë, pa një listë të vetme.
- Caktimi i ngarkesave duke parë vetëm zonën dhe duke harruar oraret dhe kapacitetin e ngarkesës.
- Moskomunikimi i planit te shoferi me shpresën se ai do të telefonojë.
Me pak fjalë
Excel nuk është armiku: është pika e nisjes. Për sa kohë flota është shumë e vogël, mjafton. Kur porositë, kamionët dhe shoferët bëhen tepër shumë për një tabelë, nuk ju duhet software i ndërlikuar, por një vend i vetëm ku plani i udhëtimeve të nesërme është i qartë për ju dhe shoferët tuaj. Filloni me metodën, pastaj zgjidhni mjetin që e bën atë të përditshme.