Le plan de tournées de demain se décide aujourd'hui. Pour un dirigeant ou un responsable d'exploitation d'une petite flotte, la journée commence souvent avec un fichier Excel ouvert, trois appels téléphoniques et quelques messages WhatsApp. Cela fonctionne. Tant que la flotte reste vraiment petite.
Puis arrive le jour où un chauffeur tombe malade, où un client déplace une livraison, où un camion reste à l'atelier. Et Excel ne vous dit pas ce qu'il advient des autres tournées. Vous trouverez ci-dessous, étape par étape, comment mettre en place un plan de tournées quotidien solide pour une flotte de 1 à 20 camions et comment réunir le même flux dans un seul tableau de bord sans perdre le contrôle du quotidien.
Pourquoi Excel tient tant que la flotte est très petite
Avec deux ou trois camions et quelques clients habituels, le tableur est pratique : vous le connaissez, il est gratuit et vous le modifiez en dix secondes. Le problème n'est pas Excel en soi. Il commence quand le nombre de variables dépasse ce qu'une grille peut garder ensemble.
Excel commence à montrer ses limites lorsque :
- les commandes arrivent par différents canaux (e-mail, téléphone, WhatsApp) et que quelqu'un doit les recopier à la main ;
- plusieurs chauffeurs peuvent effectuer la même tournée et qu'il faut se rappeler qui a conduit quoi la veille ;
- un changement de dernière minute ne se répercute pas sur le reste du plan ;
- personne ne voit l'état réel d'une livraison sans demander à quelqu'un ;
- l'historique de ce que chacun a fait disparaît quand le fichier est écrasé.
Le résultat est toujours le même : plus de temps passé à poursuivre l'information, moins de temps à planifier.
Ce qu'il faut vraiment pour planifier les tournées au quotidien
Avant de choisir un outil, précisez ce que le plan doit contenir. Un plan de tournées quotidien fonctionne s'il répond en quelques secondes à ces questions :
- Quelles commandes dois-je livrer aujourd'hui et demain ?
- Quels camions sont disponibles et avec quelle charge utile ?
- Quels chauffeurs sont disponibles, avec quels permis et quels repos ?
- Qui fait quoi, dans quel ordre et à quelle heure ?
Si vous devez ouvrir trois fichiers et appeler deux personnes pour répondre, vous n'avez pas un plan : vous avez un ensemble d'indices.
Les étapes pour préparer le plan de tournées de demain
Voici la méthode que vous pouvez appliquer dès demain matin, même si vous partez d'un fichier Excel.
1. Rassemblez toutes les commandes au même endroit
Prenez les commandes reçues par e-mail, téléphone et WhatsApp et mettez-les dans une liste unique avec le client, l'adresse, la marchandise, le poids ou les colis et le créneau de livraison demandé. Une commande lue à moitié mène à une mauvaise livraison.
2. Définissez les camions et les disponibilités
Indiquez pour chaque véhicule s'il est disponible, en maintenance ou engagé sur une autre tournée. Notez la charge utile et les caractéristiques utiles (hayon, température, dimensions de la caisse) : cela évite d'affecter une charge à un véhicule qui ne peut pas la transporter.
3. Vérifiez les chauffeurs et les disponibilités
Vérifiez qui est réellement présent : congés, repos, permis et habilitations. Le plus beau des plans tombe à l'eau si le bon chauffeur n'est pas de service.
4. Affectez les commandes aux camions et aux chauffeurs
Associez chaque commande à un véhicule et à un chauffeur, en fonction de la zone et de l'ordre des livraisons. Regroupez les étapes du même client ou de la même zone : moins de route, plus de livraisons.
5. Contrôlez horaires, contraintes et chargement
Vérifiez que la séquence respecte les créneaux de livraison, les temps de conduite et la capacité du véhicule. Si quelque chose ne convient pas, déplacez-le maintenant, pas lorsque le camion est déjà parti.
6. Partagez le plan avec les chauffeurs
Le chauffeur doit savoir, sans appeler, quelles étapes il a aujourd'hui, dans quel ordre et à quelle heure. Un plan communiqué est un plan qui s'exécute ; un plan qui reste dans la tête du responsable d'exploitation se découvre sur la route.
7. Terminez la journée avec les documents et la preuve de livraison
À la fin de la tournée, recueillez la preuve de livraison, les documents et les éventuelles anomalies. C'est la partie qu'Excel ne fournit pas : la trace de ce qui s'est passé, prête pour la facturation et pour le client.
Comment réunir le même flux dans un seul tableau de bord
Lorsque la méthode est claire, l'étape suivante consiste à enlever les fichiers et les messages éparpillés. Le Plan de tournées de TrucksOut est conçu exactement pour cela : vous gérez les commandes, les clients et les adresses, les chauffeurs et les disponibilités, les camions, et vous construisez le plan du jour sur un seul écran. L'application Android pour chauffeurs est incluse : le chauffeur voit ses étapes et transmet la preuve de livraison et les documents dans le même flux.
Sans complexité inutile :
✓ un seul endroit pour les commandes, les véhicules et les chauffeurs
✓ une planification quotidienne visible d'un coup d'œil
✓ des documents et une preuve de livraison liés à la livraison, pas au tableur
✓ un contrôle quotidien sans les coûts ni l'adoption lourde d'un TMS d'entreprise
Erreurs à éviter lors de la planification
- Planifier le jour même au lieu de boucler le plan la veille au soir.
- Garder les commandes « dans sa tête » et dans le fichier, sans liste unique.
- Affecter les charges en ne regardant que la zone et en oubliant les horaires et la charge utile.
- Ne pas communiquer le plan au chauffeur en espérant qu'il appellera.
En résumé
Excel n'est pas l'ennemi : c'est le point de départ. Tant que la flotte est très petite, il suffit. Quand les commandes, les camions et les chauffeurs deviennent trop nombreux pour une grille, il ne faut pas un logiciel compliqué, mais un endroit unique où le plan de tournées de demain est clair pour vous et pour vos chauffeurs. Commencez par la méthode, puis choisissez l'outil qui la rend quotidienne.