Der Fahrtenplan für morgen wird heute entschieden. Für einen Inhaber oder Disponenten einer kleinen Flotte beginnt der Tag oft mit einer geöffneten Excel-Tabelle, drei Telefonaten und ein paar WhatsApp-Nachrichten. Das funktioniert. Solange die Flotte wirklich klein bleibt.
Dann kommt der Tag, an dem ein Fahrer krank wird, ein Kunde eine Lieferung verschiebt oder ein Lkw in der Werkstatt steht. Und Excel sagt Ihnen nicht, was mit den anderen Fahrten passiert. Im Folgenden erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie einen soliden täglichen Fahrtenplan für eine Flotte von 1 bis 20 Lkw aufstellen und denselben Ablauf in ein einziges Dashboard bringen, ohne die tägliche Kontrolle zu verlieren.
Warum Excel funktioniert, solange die Flotte sehr klein ist
Mit zwei oder drei Lkw und wenigen Stammkunden ist die Tabellenkalkulation praktisch: Sie kennen sie, sie ist kostenlos, und Sie können sie in zehn Sekunden ändern. Das Problem ist nicht Excel an sich. Es beginnt, wenn die Zahl der Variablen größer wird als das, was ein Raster zusammenhalten kann.
Excel stößt an Grenzen, wenn:
- Aufträge über verschiedene Kanäle eingehen (E-Mail, Telefon, WhatsApp) und jemand sie manuell übertragen muss;
- mehr als ein Fahrer dieselbe Tour fahren kann und Sie sich merken müssen, wer gestern was gefahren ist;
- eine Änderung in letzter Minute nicht auf den Rest des Plans übergeht;
- niemand den tatsächlichen Status einer Lieferung sieht, ohne nachzufragen;
- die Historie darüber, wer was getan hat, verschwindet, wenn die Datei überschrieben wird.
Das Ergebnis ist immer gleich: mehr Zeit für die Suche nach Informationen, weniger Zeit für die Planung.
Was Sie für einen täglichen Fahrtenplan wirklich brauchen
Bevor Sie ein Werkzeug wählen, klären Sie, was der Plan enthalten muss. Ein täglicher Fahrtenplan funktioniert, wenn er diese Fragen in wenigen Sekunden beantwortet:
- Welche Aufträge muss ich heute und morgen ausliefern?
- Welche Lkw sind verfügbar und mit welcher Nutzlast?
- Welche Fahrer sind verfügbar, mit welchen Führerscheinen und welchen Ruhezeiten?
- Wer macht was, in welcher Reihenfolge und zu welcher Uhrzeit?
Wenn Sie zum Antworten drei Dateien öffnen und zwei Personen anrufen müssen, haben Sie keinen Plan: Sie haben eine Sammlung von Hinweisen.
Die Schritte für den Fahrtenplan von morgen
Diese Methode können Sie schon morgen früh anwenden, auch wenn Sie von einer Excel-Tabelle ausgehen.
1. Alle Aufträge an einem Ort sammeln
Nehmen Sie die Aufträge aus E-Mail, Telefon und WhatsApp und bringen Sie sie in eine einzige Liste mit Kunde, Adresse, Ware, Gewicht oder Packstücken und gewünschtem Lieferzeitfenster. Ein nur halb gelesener Auftrag führt zu einer falschen Lieferung.
2. Lkw und Verfügbarkeit festlegen
Kennzeichnen Sie für jedes Fahrzeug, ob es verfügbar ist, gewartet wird oder auf einer anderen Tour eingesetzt ist. Notieren Sie Nutzlast und nützliche Eigenschaften (Ladebordwand, Temperatur, Laderaummaße): So weisen Sie einem Fahrzeug keine Ladung zu, die es nicht transportieren kann.
3. Fahrer und Verfügbarkeit prüfen
Prüfen Sie, wer tatsächlich da ist: Urlaub, Ruhezeiten, Führerscheine und Befähigungen. Der schönste Plan fällt auseinander, wenn der richtige Fahrer nicht im Dienst ist.
4. Aufträge Lkw und Fahrer zuweisen
Ordnen Sie jeden Auftrag einem Fahrzeug und einem Fahrer zu, entsprechend Gebiet und Lieferreihenfolge. Halten Sie Stopps desselben Kunden oder derselben Gegend nah beieinander: weniger Strecke, mehr Lieferungen.
5. Zeiten, Vorgaben und Ladung kontrollieren
Prüfen Sie, ob die Reihenfolge Lieferfenster, Lenkzeiten und Fahrzeugkapazität berücksichtigt. Wenn etwas nicht passt, verschieben Sie es jetzt, nicht erst, wenn der Lkw schon unterwegs ist.
6. Den Plan mit den Fahrern teilen
Der Fahrer muss ohne anzurufen wissen, welche Stopps er heute hat, in welcher Reihenfolge und zu welcher Uhrzeit. Ein mitgeteilter Plan wird umgesetzt; ein Plan im Kopf des Disponenten wird erst unterwegs entdeckt.
7. Den Tag mit Dokumenten und Liefernachweis abschließen
Sammeln Sie am Ende der Tour Liefernachweis, Dokumente und mögliche Abweichungen. Das ist der Teil, den Excel nicht liefert: die Spur dessen, was passiert ist, bereit für Rechnung und Kunde.
Wie derselbe Ablauf in ein Dashboard kommt
Wenn die Methode klar ist, besteht der nächste Schritt darin, verstreute Dateien und Nachrichten zu beseitigen. Der Fahrtenplan von TrucksOut ist genau dafür gedacht: Sie verwalten Aufträge, Kunden und Adressen, Fahrer und Verfügbarkeit, Lkw und erstellen den Tagesplan in einer einzigen Ansicht. Die Android-Fahrer-App ist enthalten, sodass der Fahrer seine Stopps sieht und Liefernachweis sowie Dokumente im selben Ablauf zurückmeldet.
Ohne unnötige Komplexität:
✓ ein Ort für Aufträge, Fahrzeuge und Fahrer
✓ tägliche Planung auf einen Blick sichtbar
✓ Dokumente und Liefernachweis sind mit der Lieferung verknüpft, nicht mit der Tabelle
✓ tägliche Kontrolle ohne die Kosten und die aufwendige Einführung eines Enterprise-TMS
Fehler, die Sie bei der Planung vermeiden sollten
- Am selben Tag planen, statt den Plan am Vorabend abzuschließen.
- Aufträge „im Kopf“ und in der Tabelle halten, ohne eine einzige Liste.
- Ladungen nur nach Gebiet zuweisen und Zeiten sowie Nutzlast vergessen.
- Den Plan dem Fahrer nicht mitteilen und hoffen, dass er selbst anruft.
Zusammenfassung
Excel ist nicht der Feind: Es ist der Ausgangspunkt. Solange die Flotte sehr klein ist, reicht es aus. Wenn Aufträge, Lkw und Fahrer zu viele für ein Raster werden, brauchen Sie keine komplizierte Software, sondern einen Ort, an dem der Fahrtenplan für morgen für Sie und Ihre Fahrer klar ist. Beginnen Sie mit der Methode und wählen Sie dann das Werkzeug, das sie zum Alltag macht.