Как да се организират отпуските, почивките и недостъпността на шофьорите

Накратко

За малък автопарк наличността на шофьора не може да се представи просто като „присъства/отсъства“. Водачът може да е в предприятието, но да не е на разположение за нова мисия, защото трябва да ползва почивка; може да е в отпуск; може да има обучение, преглед или отсъствие; може да е на разположение само за дейности, съвместими с неговия план за шофиране и работа.

Решението е да се изгради календар на капацитета, който ясно разграничава трудовата недостъпност от ограниченията, произтичащи от социалните правила в автомобилния транспорт.

Отпускът и почивката при шофиране са различни неща

Отпускът е право по трудовото правоотношение, уредено със закон и приложимия колективен трудов договор. Дневната или седмичната почивка по Регламент (ЕО) № 561/2006, от друга страна, е мярка за безопасност и организация на времето за шофиране.

Двете понятия могат да се припокриват във времето, но не са взаимозаменяеми. Не е правилно да се казва „шофьорът е в почивка, следователно е в отпуск“, нито отпускът да се използва като общо обозначение за всяка недостъпност.

За да се избегне объркване, системата за управление или календарът може да използва отделни кодове, например:

• отпуск;
• разрешение/отсъствие;
• болничен, съгласно приложимите правила за поверителност;
• обучение;
• дневна почивка;
• седмична почивка;
• оперативна недостъпност;
• друга дейност.

Календарът на капацитета

Календарът на капацитета отговаря на конкретен въпрос: кои хора реално мога да използвам за поръчките през следващите дни?

Той трябва да показва поне:

• планираните работни дни;
• вече одобрени отпуски и отсъствия;
• планирани почивки;
• завръщания от командировки;
• възможни ограничения, свързани с книжки/квалификации;
• важни срокове;
• прогнозен оставащ капацитет за седмицата.

Не е необходимо да се въвежда подробна здравна или лична информация. Ако дадено лице не е на разположение, често за оперативната работа е достатъчно да се знае „недостъпен“, като чувствителните причини остават само за упълномощените лица.

Дневни и седмични почивки

Регламент 561/2006 съдържа подробни правила за дневните и седмичните почивки на водачите в своя обхват. Законодателството различава редовна и намалена дневна почивка, редовна и намалена седмична почивка, компенсации и специфични условия.

Важен въпрос, въведен и изяснен с Пакета за мобилност, се отнася до редовната седмична почивка, която не може да се ползва в превозното средство. Разходите за настаняване извън превозното средство, когато това се изисква от правилата, са за сметка на работодателя съгласно приложимата рамка.

Следователно планирането трябва да предвижда не само „кога приключва пътуването“, но и къде и как може да бъде ползвана следващата почивка.

Завръщане на водача

Регламентът изисква от предприятието да организира работата така, че водачът да може периодично да се завръща в оперативния център в държавата членка на установяване или в мястото си на пребиваване, при условията и периодичността, предвидени в член 8 и измененията от Пакета за мобилност.

Европейската комисия е публикувала тълкувателни въпроси и отговори по това задължение. За малък международен превозвач това означава, че многоседмичният план трябва да включва завръщането като структурно ограничение, а не като корекция в последния момент.

Отпуски и трудови отсъствия

Броят дни отпуск, процедурите за заявяване, разрешенията, отсъствията и свързаните с тях записи зависят от трудовото правоотношение, националното законодателство и приложимия колективен трудов договор. Тази част не трябва да се управлява от диспечера въз основа на правило, намерено онлайн.

От оперативна гледна точка идеалният поток е:

1. заявяване/регистриране на отсъствието според процедурата на ЧР;
2. одобрение от компетентните лица;
3. предаване на оперативния екип само на необходимата информация: периода на недостъпност;
4. преизчисляване на капацитета на автопарка.

Как да се планира седмицата

В петък или в деня преди новата седмица малко предприятие може да провери:

Налични хора. Кой присъства и какви квалификации има.

Почивки. Кои водачи започват или трябва да завършат задължителни почивки.

Вече възложени мисии. Пътувания, които обхващат няколко дни.

Завръщания. Водачи, които трябва да бъдат върнати към дома или оперативния център съгласно планирането и приложимите задължения.

Резерв. Не заема 100% от теоретичния капацитет, ако дейността е обект на чести изчаквания и промени.

Практически пример

Автопаркът има шестима шофьори. Един е в отпуск в сряда и четвъртък, един се връща от международен курс и трябва да завърши своята почивка, а един има обучение в петък сутрин. Календарът на присъствията би показал, че в понеделник всички са на разположение; календарът на капацитета обаче показва, че резервът за седмицата вече е намален.

Така предприятието може да избегне приемането на дълъг международен курс, мислейки, че има шестима напълно свободни души.

Седмичен контролен списък

• Видими ли са за оперативния екип одобрените отпуски и отсъствия?
• Защитени ли са чувствителните причини?
• Разграничени ли са дневните и седмичните почивки от отпуските?
• Планирани ли са завръщанията на водачите?
• Включени ли са обучението и сроковете на квалификациите в календара?
• Оставя ли планът резерв за изчаквания и непредвидени събития?
• Валидира ли консултантът по трудови въпроси правилата за отпуските и работното време?