Urlaub, Ruhezeiten und Nichtverfügbarkeit von Fahrern organisieren

Kurz gesagt

Bei einer kleinen Flotte kann die Verfügbarkeit eines Fahrers nicht einfach als „anwesend/abwesend“ dargestellt werden. Ein Fahrer kann im Unternehmen sein, aber für einen neuen Auftrag nicht verfügbar sein, weil er eine Ruhezeit einlegen muss; er kann im Urlaub sein; er kann eine Schulung, einen Termin oder eine Abwesenheit haben; oder er ist nur für Tätigkeiten verfügbar, die mit seinem Fahr- und Arbeitsplan vereinbar sind.

Die Lösung ist ein Kapazitätskalender, der arbeitsbedingte Nichtverfügbarkeiten klar von Einschränkungen aus den Sozialvorschriften des Straßengüterverkehrs trennt.

Urlaub und Lenkruhezeit sind zwei verschiedene Dinge

Urlaub ist ein Anspruch aus dem Arbeitsverhältnis, der durch Gesetz und den anwendbaren Tarifvertrag geregelt wird. Die tägliche oder wöchentliche Ruhezeit nach der Verordnung (EG) Nr. 561/2006 ist dagegen eine Maßnahme für Sicherheit und Organisation der Lenkzeiten.

Beide Begriffe können sich zeitlich überschneiden, sind aber nicht austauschbar. Es ist nicht richtig zu sagen: „Der Fahrer hat Ruhezeit, also hat er Urlaub“, und Urlaub als allgemeinen Eintrag für jede Nichtverfügbarkeit zu verwenden.

Um Verwechslungen zu vermeiden, können im Verwaltungssystem oder Kalender getrennte Codes verwendet werden, zum Beispiel:

• Urlaub;
• Freistellung/Abwesenheit;
• Krankheit nach den geltenden Vertraulichkeitsregeln;
• Schulung;
• tägliche Ruhezeit;
• wöchentliche Ruhezeit;
• operative Nichtverfügbarkeit;
• andere Tätigkeit.

Der Kapazitätskalender

Der Kapazitätskalender beantwortet eine konkrete Frage: Welche Personen kann ich für die Aufträge der nächsten Tage tatsächlich einsetzen?

Er sollte mindestens zeigen:

• vorgesehene Arbeitstage;
• bereits genehmigten Urlaub und Abwesenheiten;
• geplante Ruhezeiten;
• Rückkehr von Auswärtseinsätzen;
• mögliche Einschränkungen bei Führerscheinen/Qualifikationen;
• wichtige Fristen;
• geschätzte Restkapazität für die Woche.

Detaillierte Gesundheits- oder persönliche Angaben müssen nicht eingetragen werden. Ist jemand nicht verfügbar, genügt dem Betrieb oft die Information „nicht verfügbar“; sensible Gründe bleiben den befugten Personen vorbehalten.

Tägliche und wöchentliche Ruhezeiten

Die Verordnung 561/2006 enthält innerhalb ihres Anwendungsbereichs detaillierte Regeln zu täglichen und wöchentlichen Ruhezeiten von Fahrern. Sie unterscheidet regelmäßige und verkürzte tägliche Ruhezeiten, regelmäßige und verkürzte wöchentliche Ruhezeiten, Ausgleich und besondere Bedingungen.

Ein wichtiger, mit dem Mobilitätspaket eingeführter und klargestellter Punkt betrifft die regelmäßige wöchentliche Ruhezeit: Sie darf nicht im Fahrzeug verbracht werden. Kosten für Unterkünfte außerhalb des Fahrzeugs trägt, wenn die Vorschrift es verlangt, der Arbeitgeber im geltenden Rahmen.

Die Planung muss daher nicht nur berücksichtigen, „wann die Fahrt endet“, sondern auch, wo und wie die anschließende Ruhezeit genommen werden kann.

Rückkehr des Fahrers

Die Verordnung verpflichtet das Unternehmen, die Arbeit so zu organisieren, dass der Fahrer regelmäßig zum Betriebszentrum im Mitgliedstaat der Niederlassung oder zu seinem Wohnort zurückkehren kann, nach den Bedingungen und dem Rhythmus von Artikel 8 und den Änderungen des Mobilitätspakets.

Die Europäische Kommission hat erläuternde Fragen und Antworten zu dieser Pflicht veröffentlicht. Für ein kleines internationales Transportunternehmen bedeutet das: Der mehrwöchige Plan muss die Rückkehr als strukturelle Einschränkung enthalten, nicht als Korrektur in letzter Minute.

Urlaub und arbeitsbedingte Abwesenheiten

Die Zahl der Urlaubstage, Antragsverfahren, Freistellungen, Abwesenheiten und ihre Erfassung hängen vom Arbeitsverhältnis, der nationalen Gesetzgebung und dem angewandten Tarifvertrag ab. Dieser Teil sollte nicht vom Disponenten auf Grundlage einer online gefundenen Regel verwaltet werden.

Operativ ist der ideale Ablauf:

1. Antrag/Erfassung der Abwesenheit nach dem HR-Verfahren;
2. Genehmigung durch die zuständigen Personen;
3. Übermittlung an den Betrieb nur der notwendigen Information: Zeitraum der Nichtverfügbarkeit;
4. Neuberechnung der Flottenkapazität.

Die Woche planen

Am Freitag oder am Tag vor der neuen Woche kann ein kleines Unternehmen Folgendes prüfen:

Verfügbare Personen. Wer anwesend ist und welche Qualifikationen vorhanden sind.

Ruhezeiten. Welche Fahrer verpflichtende Ruhezeiten beginnen oder abschließen müssen.

Bereits zugewiesene Aufträge. Fahrten über mehrere Tage.

Rückkehr. Fahrer, die gemäß Planung und geltenden Pflichten in Richtung Wohnort oder Betriebszentrum zurückgeführt werden müssen.

Puffer. Nicht 100 % der theoretischen Kapazität belegen, wenn die Tätigkeit häufigen Wartezeiten und Änderungen unterliegt.

Praktisches Beispiel

Eine Flotte hat sechs Fahrer. Einer ist Mittwoch und Donnerstag im Urlaub, einer kehrt von einer internationalen Fahrt zurück und muss seine Ruhezeit abschließen, einer hat Freitagmorgen Schulung. Der Anwesenheitskalender würde sagen, dass am Montag alle verfügbar sind; der Kapazitätskalender zeigt dagegen, dass der Puffer der Woche bereits kleiner ist.

Das Unternehmen kann so vermeiden, eine lange internationale Fahrt anzunehmen, weil es von sechs vollständig freien Personen ausgeht.

Wöchentliche Checkliste

• Sind genehmigter Urlaub und Abwesenheiten für den Betrieb sichtbar?
• Sind sensible Gründe geschützt?
• Werden tägliche und wöchentliche Ruhezeiten vom Urlaub getrennt?
• Sind Rückkehrzeiten der Fahrer vorgesehen?
• Stehen Schulungen und Fristen für Qualifikationen im Kalender?
• Lässt der Plan Spielraum für Wartezeiten und Unvorhergesehenes?
• Prüft der Arbeitsrechtsberater die Regeln zu Urlaub und Arbeitszeit?