Ce documente pot însoți un transport de mărfuri

Pe scurt

Când se întreabă «ce documente trebuie să aibă un camion?», răspunsul corect este depinde de transport. O cursă națională cu marfă obișnuită, una internațională către Franța, un transport ADR, un transport de deșeuri și un cabotaj nu au aceeași documentație.

Prin urmare, o IMM ar trebui să evite falsa siguranță a unui dosar standard și să construiască o matrice pe tip de misiune: național/internațional, în contul terților/în cont propriu, marfă obișnuită/specială, UE/extra-UE, greutatea și categoria vehiculului, eventual cabotaj.

Nu există un dosar identic pentru fiecare cursă

Documentele pot fi împărțite în patru categorii:

1. documente ale mărfii și ale operațiunii comerciale;
2. documente ale contractului/serviciului de transport;
3. acte ale întreprinderii, ale vehiculului și ale șoferului;
4. documente speciale legate de marfă, țară sau regim.

Lista de verificare trebuie alcătuită împreună cu consultanți și folosind surse oficiale, în funcție de activitatea reală a întreprinderii. Acest articol are rol orientativ, nu înlocuiește verificarea normelor.

Documente comerciale și de transport

DDT

Documentul de transport (DDT) poate documenta livrarea/expedierea bunurilor și poate susține facturarea amânată în cadrul DPR 472/1996 și al regulilor de TVA. Totuși, nu este o «aviz obligatoriu pentru fiecare camion».

Scrisoare de trăsură / CMR

În transportul rutier internațional supus Convenției CMR, scrisoarea de trăsură este documentul obișnuit care constată contractul și cuprinde informațiile prevăzute.

Comandă de transport

Este utilă pentru organizare și pentru reconstituirea misiunii, dar nu înlocuiește automat documentele legale sau fiscale necesare.

POD

Este dovada livrării solicitată de proces sau de contract și poate avea forme diferite.

Documentele întreprinderii și actele de autorizare

Pentru accesul la profesia de transportator rutier și desfășurarea activității se aplică cerințe și registre specifice. În Italia, Registro Elettronico Nazionale (REN) și Albo nazionale degli autotrasportatori di cose per conto di terzi sunt elemente centrale pentru întreprinderile vizate, alături de cerințele de stabilire, bună reputație, capacitate financiară și competență profesională prevăzute de cadrul european și național.

Pentru transportul internațional de mărfuri în UE poate fi necesară licența comunitară în cazurile prevăzute de Regulamentul (CE) nr. 1072/2009. Condițiile diferă în funcție de vehicul și activitate; Pachetul pentru mobilitate a introdus reguli și pentru vehiculele ușoare folosite în transportul internațional.

Documentele șoferului și ale vehiculului

În funcție de vehicul și serviciu, pot intra în discuție:

• permis de conducere adecvat;
• Cartă de calificare a șoferului (CQC), atunci când este necesară;
• cardul șoferului pentru tahograf, în cazurile aplicabile;
• documentele de circulație ale vehiculului;
• acoperirea de asigurare și documentația aferentă;
• inspecții și autorizații relevante;
• atestat de șofer pentru cetățenii țărilor terțe, în cazurile prevăzute de transportul internațional în UE.

Nu toate documentele trebuie neapărat prezentate în același format sau în același loc: trebuie respectate normele în vigoare și modalitățile de control prevăzute.

Mărfuri și operațiuni speciale

Documentația crește atunci când transportul privește categorii specifice. Câteva exemple:

Mărfuri periculoase (ADR). Pot fi necesare documentul de transport ADR, instrucțiuni, certificate și dotări specifice în funcție de marfă, cantitate, vehicul și eventualele scutiri.

Deșeuri. Trasabilitatea deșeurilor urmează o reglementare proprie, care astăzi implică și sistemul RENTRI, precum și formularele prevăzute de cadrul de mediu.

Vamă. Pentru mărfuri provenite din sau destinate unor țări din afara UE pot fi necesare documente și declarații vamale, tranzit, TIR sau alte proceduri.

Alimente, animale, medicamente, mărfuri cu temperatură controlată, transporturi excepționale. Se pot aplica certificate, registre, autorizații și cerințe specifice.

Lista nu este exhaustivă: tocmai de aceea, prima clasificare a comenzii trebuie să indice tipul de marfă și de cursă.

Fișa de transport mai este obligatorie?

Nu: fișa de transport introdusă în 2009 a fost abrogată începând cu 1 ianuarie 2015. Menținerea ei într-o listă standard ca obligație actuală creează confuzie.

Aceasta nu înseamnă că au dispărut obligațiile de a documenta transportul sau de a furniza informații la control: înseamnă că acel document specific nu mai este cerința generală introdusă anterior.

Transport internațional și cabotaj

În transportul internațional în UE, Regulamentul 1072/2009 reglementează, printre altele, licența comunitară și cabotajul. După un transport internațional de intrare, regimul permite, în condițiile prevăzute, până la trei operațiuni de cabotaj în termen de șapte zile; Pachetul pentru mobilitate a introdus și o perioadă de răcire de patru zile în același stat membru pentru același vehicul după încheierea cabotajului.

Regula cere ca transportatorul să poată furniza dovezi clare ale transportului internațional anterior și ale operațiunilor de cabotaj. Prin urmare, nu este suficient să existe «orice CMR»: documentația trebuie să permită demonstrarea succesiunii cerute.

Cum să alcătuiești o listă de verificare a companiei

Creează un tabel cu rânduri pentru fiecare tip de cursă și coloane pentru fiecare document. De exemplu:

Tabelul final trebuie validat în raport cu activitatea voastră reală.