Welche Dokumente eine Güterbeförderung begleiten können

Kurz gesagt

Auf die Frage „Welche Dokumente muss ein Lkw dabeihaben?“ lautet die richtige Antwort: Es kommt auf die Beförderung an. Eine innerstaatliche Fahrt mit gewöhnlicher Ware, ein internationaler Transport nach Frankreich, ADR-Beförderung, Abfalltransport und Kabotage benötigen nicht dieselben Unterlagen.

Ein KMU sollte deshalb nicht auf die trügerische Sicherheit einer Standardmappe vertrauen, sondern eine Matrix nach Auftragsart erstellen: national/international, gewerblicher Güterverkehr/Werkverkehr, gewöhnliche/besondere Ware, EU/Nicht-EU, Gewicht und Kategorie des Fahrzeugs sowie mögliche Kabotage.

Es gibt keine identische Mappe für jede Fahrt

Die Dokumente lassen sich in vier Gruppen einteilen:

1. Unterlagen zur Ware und zum Handelsgeschäft;
2. Unterlagen zum Beförderungsvertrag oder zur Dienstleistung;
3. Nachweise des Unternehmens, Fahrzeugs und Fahrers;
4. besondere Unterlagen zu Ware, Land oder Verfahren.

Die Checkliste muss mit Beratern und amtlichen Quellen anhand der tatsächlichen Tätigkeit des Unternehmens erstellt werden. Dieser Artikel dient der Orientierung und ersetzt keine Prüfung der Vorschriften.

Handels- und Beförderungsdokumente

DDT

Das Documento di Trasporto (DDT) kann die Lieferung oder Versendung von Waren dokumentieren und die Sammelabrechnung nach DPR 472/1996 und den Umsatzsteuerregeln stützen. Es ist jedoch kein „für jeden Lkw verpflichtender Lieferschein“.

Frachtbrief / CMR

Bei internationalem Straßengüterverkehr, der dem CMR-Übereinkommen unterliegt, ist der Frachtbrief das übliche Dokument, das den Vertrag festhält und die vorgesehenen Angaben enthält.

Transportauftrag

Er ist für die Organisation und die Rekonstruktion des Auftrags nützlich, ersetzt aber nicht automatisch erforderliche Rechts- oder Steuerdokumente.

POD

Er ist der vom Prozess oder Vertrag verlangte Zustellnachweis und kann unterschiedliche Formen haben.

Unternehmensdokumente und Genehmigungen

Für den Zugang zum Beruf des Straßenverkehrsunternehmers und die Ausübung der Tätigkeit gelten besondere Anforderungen und Register. In Italien sind das Registro Elettronico Nazionale (REN) und das Albo nazionale degli autotrasportatori di cose per conto di terzi zentrale Elemente für die betroffenen Unternehmen, zusammen mit den im europäischen und nationalen Rahmen vorgesehenen Anforderungen an Niederlassung, Zuverlässigkeit, finanzielle Leistungsfähigkeit und fachliche Eignung.

Für die internationale Güterbeförderung in der EU kann in den in der Verordnung (EG) Nr. 1072/2009 vorgesehenen Fällen eine Gemeinschaftslizenz erforderlich sein. Die Bedingungen ändern sich je nach Fahrzeug und Tätigkeit; das Mobilitätspaket brachte auch Regeln für leichte Fahrzeuge im internationalen Verkehr.

Fahrer- und Fahrzeugdokumente

Je nach Fahrzeug und Dienstleistung können erforderlich sein:

• geeigneter Führerschein;
• Fahrerqualifizierungsnachweis (CQC), soweit vorgeschrieben;
• Fahrerkarte für den Fahrtenschreiber, soweit anwendbar;
• Zulassungsdokumente des Fahrzeugs;
• Versicherungsschutz und zugehörige Unterlagen;
• einschlägige Prüfungen und Genehmigungen;
• Fahrerbescheinigung für Drittstaatsangehörige in den vorgesehenen Fällen des EU-Internationalverkehrs.

Nicht alle Dokumente müssen unbedingt im selben Format oder am selben Ort vorgelegt werden: Maßgeblich sind die geltenden Vorschriften und vorgesehenen Kontrollverfahren.

Besondere Waren und Vorgänge

Bei bestimmten Kategorien nimmt der Dokumentationsumfang zu. Einige Beispiele:

Gefährliche Güter (ADR). Je nach Ware, Menge, Fahrzeug und möglichen Ausnahmen können ADR-Beförderungspapier, Anweisungen, Bescheinigungen und besondere Ausrüstung verlangt werden.

Abfälle. Die Rückverfolgbarkeit von Abfällen folgt eigenen Vorschriften, die heute auch das System RENTRI und die im Umweltrecht vorgesehenen Formulare betreffen.

Zoll. Für Waren aus oder in Nicht-EU-Länder können Zolldokumente und -erklärungen, Versandverfahren, TIR oder andere Verfahren erforderlich sein.

Lebensmittel, Tiere, Arzneimittel, temperaturgeführte Waren, Sondertransporte. Es können besondere Bescheinigungen, Register, Genehmigungen und Anforderungen gelten.

Die Liste ist nicht vollständig. Gerade deshalb sollte die erste Einstufung eines Auftrags Ware und Fahrtart benennen.

Ist der Beförderungsschein noch Pflicht?

Nein: Der 2009 eingeführte Beförderungsschein wurde mit Wirkung vom 1. Januar 2015 abgeschafft. Ihn weiterhin als aktuelle Pflicht in eine Standardcheckliste aufzunehmen, führt zu Verwirrung.

Das bedeutet nicht, dass Pflichten zur Dokumentation der Beförderung oder zur Auskunft bei einer Kontrolle verschwunden sind. Es bedeutet, dass genau dieses Dokument nicht mehr die allgemeine Anforderung ist, als die es eingeführt wurde.

Internationaler Verkehr und Kabotage

Im internationalen EU-Verkehr regelt die Verordnung 1072/2009 unter anderem Gemeinschaftslizenz und Kabotage. Nach einer eingehenden internationalen Beförderung erlaubt das Regime unter den vorgesehenen Bedingungen bis zu drei Kabotagebeförderungen innerhalb von sieben Tagen. Das Mobilitätspaket führte außerdem für dasselbe Fahrzeug im selben Mitgliedstaat nach Abschluss der Kabotage eine Cooling-off-Frist von vier Tagen ein.

Der Frachtführer muss klare Nachweise über die vorausgehende internationale Beförderung und die Kabotagevorgänge vorlegen können. Es reicht daher nicht, „irgendeine CMR“ zu haben: Die Dokumente müssen die geforderte Abfolge belegen können.

So erstellen Sie eine betriebliche Checkliste

Legen Sie eine Tabelle mit Zeilen je Fahrtart und Spalten je Dokument an. Zum Beispiel:

Die endgültige Tabelle muss für Ihre tatsächliche Tätigkeit validiert werden.