Kako upravljati preuzimanjima i isporukama tijekom dana

Ukratko

Preuzimanja i isporuke često su točka na kojoj se plan susreće sa stvarnošću. Vožnja može biti dobro organizirana, ali dvosatno čekanje u skladištu mijenja sve što slijedi. Od 2025. tema je postala još važnija i s pravnog gledišta: talijanska pravila o vremenu čekanja pri utovaru i istovaru su izmijenjena.

Za MSP je zato korisno evidentirati barem četiri trenutka: predviđeni termin, stvarni dolazak, početak operacije, završetak operacije. Ti podaci pomažu i u upravljanju danom i u rekonstrukciji mogućih sporova.

Prije dolaska

Vozač bi trebao imati dovoljno operativnih informacija bez ponovnog pozivanja dispečera za svaki detalj:

• točnu adresu i ulaz koji treba koristiti;
• kontakt klijenta/skladišta;
• vremenski prozor;
• koristan kontakt;
• broj naloga ili referencu rezervacije;
• robu i posebne upute;
• potrebne dokumente;
• eventualne sigurnosne upute koje je priopćio objekt.

Dispečer pak mora znati je li termin „okviran” ili kašnjenje od 15 minuta može značiti gubitak slota.

Pravilo od 90 minuta za utovar i istovar

Zakon br. 105 od 18. srpnja 2025., kojim je pretvoren Dekret-zakon 73/2025, zamijenio je članak 6-bis Zakonodavnog dekreta 286/2005. Nova pravila određuju razdoblje franšize od 90 minuta za svaku operaciju utovara ili istovara, računajući od dolaska prijevoznika na mjesto operacije.

Tekst uzima u obzir i razdoblja čekanja zbog neaktivnosti nalogodavca, utovarivača ili primatelja. Pravila također predviđaju naknadu ako se franšiza prekorači; okvir uveden 2025. utvrđuje osnovni iznos od 100 eura za svaki sat ili dio sata kašnjenja, uz usklađivanje predviđeno zakonom. Postoje posebne odgovornosti i mehanizmi koje treba pročitati u važećem tekstu za konkretan slučaj.

Za malu tvrtku to ne znači „automatski fakturirati svako čekanje”. To znači da je čekanje gospodarska i pravna činjenica, a ne samo operativna smetnja.

Kako dokazati vrijeme dolaska

Propis iz 2025. daje važnost dokazu dolaska. U određenim okolnostima prijevoznik može dokazati vrijeme zapisima satelitskog sustava geolokacije vozila ili pametnog tahografa druge generacije.

Zbog toga je važno dosljedno upravljanje podacima. Ako tvrtka upotrebljava sustave geolokacije, mora ipak uzeti u obzir i propise o privatnosti i radu: prikupljanje položaja vozila kojim upravlja zaposlenik nije odvojeno pitanje od obrade osobnih podataka.

Tijekom operacija

Vozač mora znati kada može prijaviti problem i kome. Primjeri:

• roba ili količine drukčije od predviđenih;
• vidljivo oštećena ambalaža;
• nemogućnost pristupa objektu;
• čekanje koje prelazi interni prag koji je odredila tvrtka;
• zahtjev za promjenu odredišta ili robe;
• uvjeti koji utovar čine nesigurnim.

Cilj nije svaku razliku pretvoriti u spor, nego spriječiti vozača da donosi komercijalne ili dokumentacijske odluke koje pripadaju tvrtki.

Kašnjenje i nepravilnost: komunicirajte prije nego što postanu iznenađenje

Kad kašnjenje pri prvom istovaru ugrozi drugu isporuku, dispečer mora to znati dok još postoji mogućnost djelovanja. Jednostavno pravilo može biti: kad se prekorači određeni prag čekanja, vozač prijavljuje nepravilnost; sustav ili dispečer ponovno procjenjuje sljedeće aktivnosti.

Važno je razlikovati predviđeno kašnjenje i stvarno kašnjenje. Reći klijentu „stići ćemo 40 minuta kasnije” jest predviđanje; evidentiranje stvarnog vremena zatim omogućuje razumijevanje koliko je problem doista utjecao.

Praktični primjer

Termin je u 08:00. Vozilo stiže u 07:55 i dopušten je ulazak u dvorište u 08:10. Utovar počinje u 09:50. U neformalnom upravljanju ostaje samo rečenica „držali su nas gotovo dva sata”.

U strukturiranom upravljanju dostupni su termin, dolazak i početak aktivnosti. Podatak se može upotrijebiti za ponovni izračun plana, razgovor s klijentom i, ako je primjenjivo, procjenu učinaka pravila o čekanju uz podršku savjetnika.

Kontrolni popis

• Je li vrijeme termina evidentirano?
• Može li vozač evidentirati ili priopćiti stvarni dolazak?
• Postoji li postupak za prijavu neuobičajenog čekanja?
• Planiraju li se naknadne aktivnosti ponovno kada je potrebno?
• Čuva li tvrtka elemente korisne za rekonstrukciju čekanja?
• Ako koristi GPS/geolokaciju, je li provjerila obveze zaštite privatnosti i radnopravne obveze?