Como gerir recolhas e entregas ao longo do dia

Em resumo

As recolhas e as entregas são muitas vezes o ponto em que o plano encontra a realidade. Uma viagem pode ter sido bem organizada, mas uma espera de duas horas no armazém altera tudo o que vem a seguir. Desde 2025, o tema tornou-se ainda mais relevante também do ponto de vista legal: a disciplina italiana dos tempos de espera para carga e descarga foi reescrita.

Para uma PME, é por isso útil registar pelo menos quatro momentos: marcação prevista, chegada efetiva, início da operação, fim da operação. Estes dados ajudam tanto a gerir o dia como a reconstituir eventuais litígios.

Antes da chegada

O motorista deve dispor de informação operacional suficiente sem ter de voltar a ligar ao responsável de tráfego por cada pormenor:

• morada correta e entrada a utilizar;
• contacto do cliente/armazém;
• janela horária;
• contacto útil;
• número da encomenda ou referência da marcação;
• mercadoria e indicações especiais;
• documentos necessários;
• eventuais instruções de segurança comunicadas pelo local.

Por sua vez, o responsável de tráfego deve saber se a marcação é «indicativa» ou se um atraso de 15 minutos pode fazer perder a janela.

A regra dos 90 minutos para carga e descarga

A Lei n.º 105, de 18 de julho de 2025, ao converter o Decreto-Lei 73/2025, substituiu o artigo 6-bis do Decreto Legislativo 286/2005. A nova disciplina estabelece um período de franquia de 90 minutos para cada operação de carga ou descarga, calculado a partir da chegada do transportador ao local da operação.

O texto também considera os períodos de espera causados pela inatividade do contratante, carregador ou destinatário. A disciplina prevê ainda uma indemnização em caso de ultrapassagem da franquia; o quadro introduzido em 2025 fixa o montante-base em 100 euros por cada hora ou fração de hora de atraso, sujeito à atualização prevista na lei. Existem responsabilidades e mecanismos específicos que devem ser lidos no texto em vigor para o caso concreto.

Para uma pequena empresa, isto não significa «faturar automaticamente cada espera». Significa que a espera é um dado económico e jurídico, e não apenas um incómodo operacional.

Como provar a hora de chegada

A regulamentação de 2025 atribui relevância à prova de chegada. Em determinadas circunstâncias, o transportador pode demonstrar a hora através dos registos do sistema de geolocalização por satélite do veículo ou do tacógrafo inteligente de segunda geração.

Isto torna importante uma gestão coerente dos dados. Contudo, se a empresa usa sistemas de geolocalização, deve também considerar a legislação de privacidade e laboral: recolher a posição de um veículo conduzido por um trabalhador não é um tema separado do tratamento de dados pessoais.

Durante as operações

O motorista deve saber quando pode comunicar um problema e a quem. Exemplos:

• mercadoria ou quantidades diferentes das previstas;
• embalagem visivelmente danificada;
• impossibilidade de aceder ao local;
• espera que ultrapassa o limite interno definido pela empresa;
• pedido para alterar o destino ou a mercadoria;
• condições que tornam a carga insegura.

O objetivo não é transformar cada diferença numa reclamação, mas evitar que o motorista tome decisões comerciais ou documentais que competem à empresa.

Atraso e anomalia: comunicar antes de se tornarem uma surpresa

Quando um atraso na primeira descarga põe em risco uma segunda entrega, o responsável de tráfego deve sabê-lo enquanto ainda há possibilidade de intervir. Uma regra simples pode ser: ultrapassado um certo limite de espera, o motorista comunica a anomalia; o sistema ou o responsável reavalia as atividades seguintes.

É importante distinguir atraso previsto de atraso efetivo. Dizer ao cliente «chegaremos com 40 minutos de atraso» é uma previsão; registar a hora efetiva permite depois perceber quanto o problema realmente incidiu na operação.

Exemplo prático

Marcação às 08:00. O veículo chega às 07:55 e entra no parque às 08:10. A carga começa às 09:50. Numa gestão informal, fica apenas a frase «deixaram-nos parados quase duas horas».

Numa gestão estruturada estão disponíveis a marcação, a chegada e o início da atividade. O dado pode ser usado para recalcular o plano, conversar com o cliente e, se aplicável, avaliar os efeitos da disciplina sobre a espera com o apoio de um consultor.

Lista de verificação

• A hora da marcação está registada?
• O motorista pode registar ou comunicar a chegada efetiva?
• Existe um procedimento para comunicar esperas anormais?
• As atividades seguintes são replaneadas quando necessário?
• A empresa guarda os elementos úteis para reconstituir a espera?
• Se usa GPS/geolocalização, verificou as obrigações de privacidade e laborais?