Si të menaxhohen marrjet dhe dorëzimet gjatë ditës

Shkurtimisht

Marrjet dhe dorëzimet janë shpesh pika ku plani përballet me realitetin. Një udhëtim mund të jetë organizuar mirë, por një pritje dyorëshe në magazinë ndryshon gjithçka që vjen më pas. Që nga viti 2025, tema është bërë edhe më e rëndësishme nga ana ligjore: rregullat italiane për kohët e pritjes gjatë ngarkimit dhe shkarkimit janë rishkruar.

Për një NVM, prandaj është e dobishme të regjistrohen të paktën katër momente: takimi i planifikuar, mbërritja reale, fillimi i operacionit, fundi i operacionit. Këto të dhëna ndihmojnë si për menaxhimin e ditës, ashtu edhe për rindërtimin e kundërshtimeve të mundshme.

Para mbërritjes

Shoferi duhet të ketë informacion të mjaftueshëm operacional pa pasur nevojë të telefonojë përsëri dispeçerin për çdo hollësi:

• adresën e saktë dhe hyrjen që duhet përdorur;
• kontaktin e klientit/magazinës;
• dritaren kohore;
• kontakt të dobishëm;
• numrin e porosisë ose referencën e rezervimit;
• mallin dhe udhëzimet e veçanta;
• dokumentet e nevojshme;
• udhëzimet e mundshme të sigurisë të komunikuara nga vendi.

Dispeçeri, nga ana e tij, duhet të dijë nëse takimi është «orientues» apo nëse një vonesë prej 15 minutash mund të shkaktojë humbjen e slotit.

Rregulli i 90 minutave për ngarkimin dhe shkarkimin

Ligji nr. 105, datë 18 korrik 2025, që konvertoi Dekret-Ligjin 73/2025, zëvendësoi nenin 6-bis të Dekretit Legjislativ 286/2005. Disiplina e re përcakton një periudhë franshize prej 90 minutash për çdo operacion ngarkimi ose shkarkimi, të llogaritur nga mbërritja e transportuesit në vendin e operacionit.

Teksti merr parasysh edhe periudhat e pritjes për shkak të mosveprimit të porositësit, ngarkuesit ose marrësit. Disiplina parashikon gjithashtu një dëmshpërblim në rast tejkalimi të franshizës; kuadri i futur në vitin 2025 cakton shumën bazë në 100 euro për çdo orë ose pjesë ore vonese, e cila i nënshtrohet përditësimit të parashikuar nga norma. Ka përgjegjësi dhe mekanizma të veçantë që duhen lexuar në tekstin në fuqi për rastin konkret.

Për një kompani të vogël kjo nuk do të thotë «të faturohet automatikisht çdo pritje». Do të thotë se pritja është fakt ekonomik dhe juridik, jo vetëm një bezdi operative.

Si provohet ora e mbërritjes

Rregullorja e vitit 2025 i jep rëndësi provës së mbërritjes. Në rrethana të caktuara, transportuesi mund ta provojë orën përmes të dhënave të sistemit satelitor të gjeolokalizimit të mjetit ose tahografit inteligjent të gjeneratës së dytë.

Kjo e bën të rëndësishëm menaxhimin e qëndrueshëm të të dhënave. Nëse kompania përdor sisteme gjeolokalizimi, duhet megjithatë të marrë parasysh edhe rregullat e privatësisë dhe të punës: mbledhja e pozicionit të një mjeti të drejtuar nga një punonjës nuk është çështje e ndarë nga përpunimi i të dhënave personale.

Gjatë operacioneve

Shoferi duhet të dijë kur mund të raportojë një problem dhe kujt. Shembuj:

• mall ose sasi të ndryshme nga ato të parashikuara;
• ambalazh dukshëm i dëmtuar;
• pamundësi për të hyrë në vend;
• pritje që tejkalon pragun e brendshëm të përcaktuar nga kompania;
• kërkesë për të ndryshuar destinacionin ose mallin;
• kushte që e bëjnë ngarkimin të pasigurt.

Qëllimi nuk është që çdo ndryshim të kthehet në kundërshtim, por të shmanget që shoferi të marrë vendime tregtare ose dokumentare që i takojnë kompanisë.

Vonesa dhe anomalia: komunikoni para se të bëhen surprizë

Kur një vonesë në shkarkimin e parë vë në rrezik një dorëzim të dytë, dispeçeri duhet ta dijë këtë ndërsa ende ekziston mundësia e ndërhyrjes. Një rregull i thjeshtë mund të jetë: pasi kalohet një prag i caktuar pritjeje, shoferi raporton anomalinë; sistemi ose dispeçeri rivlerëson aktivitetet e mëvonshme.

Është e rëndësishme të dallohet vonesa e parashikuar nga vonesa reale. T'i thuash klientit «do të mbërrijmë me 40 minuta vonesë» është parashikim; regjistrimi i orës reale lejon më pas të kuptohet sa ndikoi vërtet problemi.

Shembull praktik

Takim në 08:00. Mjeti mbërrin në 07:55 dhe lejohet të hyjë në oborr në 08:10. Ngarkimi fillon në 09:50. Në një menaxhim joformal mbetet vetëm fjalia «na mbajtën të ndaluar gati dy orë».

Në një menaxhim të strukturuar janë të disponueshme takimi, mbërritja dhe fillimi i aktivitetit. Të dhënat mund të përdoren për të rillogaritur planin, për të diskutuar me klientin dhe, kur zbatohet, për të vlerësuar efektet e rregullave për pritjen me mbështetjen e një këshilltari.

Lista e kontrollit

• A është regjistruar ora e takimit?
• A mund ta regjistrojë ose komunikojë shoferi mbërritjen reale?
• A ekziston një procedurë për raportimin e pritjeve anormale?
• A riplanifikohen aktivitetet pasuese kur është e nevojshme?
• A i ruan kompania elementet e dobishme për rindërtimin e pritjes?
• Nëse përdor GPS/gjeolokalizim, a i ka verifikuar detyrimet për privatësinë dhe punën?