Cum gestionezi preluările și livrările pe parcursul zilei

Pe scurt

Preluările și livrările sunt adesea punctul în care planul întâlnește realitatea. O cursă poate fi fost bine organizată, dar o așteptare de două ore la depozit schimbă tot ce urmează. Din 2025, subiectul a devenit și mai relevant din punct de vedere legal: regulile italiene privind timpii de așteptare la încărcare și descărcare au fost rescrise.

Pentru o IMM este, prin urmare, util să se înregistreze cel puțin patru momente: programarea prevăzută, sosirea efectivă, începutul operațiunii, sfârșitul operațiunii. Aceste date ajută atât la gestionarea zilei, cât și la reconstituirea eventualelor contestații.

Înainte de sosire

Șoferul ar trebui să aibă suficiente informații operaționale fără să fie nevoit să îl sune din nou pe dispecer pentru fiecare detaliu:

• adresa corectă și intrarea care trebuie folosită;
• persoana de contact a clientului/depozitului;
• intervalul orar;
• contact util;
• numărul comenzii sau referința rezervării;
• marfa și indicațiile speciale;
• documentele necesare;
• eventuale instrucțiuni de siguranță comunicate de locație.

Dispecerul, la rândul său, trebuie să știe dacă programarea este „orientativă” sau dacă o întârziere de 15 minute poate duce la pierderea intervalului.

Regula de 90 de minute pentru încărcare și descărcare

Legea nr. 105 din 18 iulie 2025, care a transformat în lege Decretul-lege 73/2025, a înlocuit articolul 6-bis din Decretul legislativ 286/2005. Noua disciplină stabilește o perioadă de franciză de 90 de minute pentru fiecare operațiune de încărcare sau descărcare, calculată de la sosirea transportatorului la locul operațiunii.

Textul ia în considerare și perioadele de așteptare cauzate de inactivitatea comanditarului, încărcătorului sau destinatarului. Disciplina prevede, de asemenea, o despăgubire dacă este depășită franciza; cadrul introdus în 2025 stabilește suma de bază la 100 de euro pentru fiecare oră sau fracțiune de oră de întârziere, supusă actualizării prevăzute de normă. Există răspunderi și mecanisme specifice care trebuie citite în textul în vigoare pentru cazul concret.

Pentru o companie mică, aceasta nu înseamnă „facturarea automată a fiecărei așteptări”. Înseamnă că așteptarea este un fapt economic și juridic, nu doar o neplăcere operațională.

Cum se dovedește ora sosirii

Reglementarea din 2025 acordă relevanță dovezii sosirii. În anumite circumstanțe, transportatorul poate demonstra ora prin înregistrările sistemului de geolocalizare prin satelit al vehiculului sau ale tahografului inteligent de a doua generație.

Acest lucru face importantă gestionarea coerentă a datelor. Totuși, dacă firma folosește sisteme de geolocalizare, trebuie să ia în considerare și normele de confidențialitate și de muncă: colectarea poziției unui vehicul condus de un angajat nu este separată de prelucrarea datelor cu caracter personal.

În timpul operațiunilor

Șoferul trebuie să știe când poate semnala o problemă și cui. Exemple:

• marfă sau cantități diferite de cele prevăzute;
• ambalaj deteriorat vizibil;
• imposibilitatea de a accesa locația;
• așteptare care depășește pragul intern definit de firmă;
• solicitare de modificare a destinației sau a mărfii;
• condiții care fac încărcarea nesigură.

Scopul nu este de a transforma fiecare diferență într-o contestație, ci de a evita ca șoferul să ia decizii comerciale sau documentare care aparțin firmei.

Întârziere și anomalie: comunică înainte să devină o surpriză

Atunci când o întârziere la prima descărcare pune în pericol o a doua livrare, dispecerul trebuie să știe cât timp mai există posibilitatea de intervenție. O regulă simplă poate fi: după depășirea unui anumit prag de așteptare, șoferul semnalează anomalia; sistemul sau dispecerul reevaluează activitățile următoare.

Este important să se distingă între întârzierea estimată și întârzierea efectivă. A spune clientului „vom ajunge cu 40 de minute întârziere” este o previziune; înregistrarea orei efective permite apoi să se înțeleagă cât a afectat cu adevărat problema operațiunea.

Exemplu practic

Programare la 08:00. Vehiculul sosește la 07:55 și este admis în curte la 08:10. Încărcarea începe la 09:50. Într-o gestionare informală rămâne doar expresia „ne-au ținut pe loc aproape două ore”.

Într-o gestionare structurată sunt disponibile programarea, sosirea și începutul activității. Datele pot fi folosite pentru recalcularea planului, discutarea situației cu clientul și, dacă este aplicabil, evaluarea efectelor regulilor privind așteptarea cu sprijinul unui consultant.

Listă de verificare

• Este înregistrată ora programării?
• Poate șoferul să înregistreze sau să comunice sosirea efectivă?
• Există o procedură pentru semnalarea așteptărilor anormale?
• Activitățile următoare sunt replanificate când este necesar?
• Firma păstrează elementele utile pentru reconstituirea așteptării?
• Dacă folosește GPS/geolocalizare, a verificat obligațiile privind confidențialitatea și munca?