Abholungen und Lieferungen im Tagesverlauf steuern

Kurz gesagt

Abholungen und Lieferungen sind oft der Punkt, an dem der Plan auf die Realität trifft. Eine Fahrt kann gut organisiert sein, doch zwei Stunden Wartezeit am Lager verändern alles, was danach kommt. Seit 2025 ist das Thema auch rechtlich noch wichtiger geworden: Die italienischen Vorschriften zu Wartezeiten beim Be- und Entladen wurden neu gefasst.

Für ein KMU ist es daher sinnvoll, mindestens vier Zeitpunkte zu erfassen: geplanter Termin, tatsächliche Ankunft, Beginn des Vorgangs, Ende des Vorgangs. Diese Daten helfen sowohl bei der Tagessteuerung als auch bei der Rekonstruktion möglicher Streitfälle.

Vor der Ankunft

Der Fahrer sollte ausreichend operative Informationen haben, ohne den Disponenten wegen jedes Details zurückrufen zu müssen:

• richtige Adresse und zu nutzende Einfahrt;
• Ansprechpartner des Kunden/Lagers;
• Zeitfenster;
• nützlicher Kontakt;
• Auftragsnummer oder Buchungsreferenz;
• Ware und besondere Hinweise;
• erforderliche Dokumente;
• etwaige vom Standort mitgeteilte Sicherheitsanweisungen.

Der Disponent muss seinerseits wissen, ob der Termin „unverbindlich“ ist oder ob eine Verspätung von 15 Minuten zum Verlust des Zeitfensters führen kann.

Die 90-Minuten-Regel für Be- und Entladen

Das Gesetz Nr. 105 vom 18. Juli 2025, mit dem das Gesetzesdekret 73/2025 umgewandelt wurde, ersetzte Artikel 6-bis des Gesetzesdekrets 286/2005. Die neue Regelung setzt eine Freigrenze von 90 Minuten für jeden Be- oder Entladevorgang fest, gerechnet ab der Ankunft des Frachtführers am Ort des Vorgangs.

Der Text berücksichtigt auch Wartezeiten, die durch Untätigkeit des Auftraggebers, Verladers oder Empfängers entstehen. Die Regelung sieht außerdem eine Entschädigung bei Überschreitung der Freigrenze vor; der 2025 eingeführte Rahmen setzt den Grundbetrag auf 100 Euro für jede Stunde oder angefangene Stunde Verspätung fest, vorbehaltlich der gesetzlich vorgesehenen Anpassung. Es gelten besondere Verantwortlichkeiten und Mechanismen, die für den konkreten Fall im geltenden Text nachzulesen sind.

Für ein kleines Unternehmen bedeutet das nicht, „jede Wartezeit automatisch abzurechnen“. Es bedeutet, dass Wartezeit eine wirtschaftliche und rechtliche Tatsache ist, nicht nur ein operatives Ärgernis.

Wie sich die Ankunftszeit nachweisen lässt

Die Regelung von 2025 misst dem Ankunftsnachweis Bedeutung bei. Unter bestimmten Umständen kann der Frachtführer die Uhrzeit anhand der Aufzeichnungen des satellitengestützten Ortungssystems des Fahrzeugs oder des intelligenten Fahrtenschreibers der zweiten Generation belegen.

Das macht eine einheitliche Datenverwaltung wichtig. Nutzt das Unternehmen jedoch Ortungssysteme, muss es auch Datenschutz- und arbeitsrechtliche Vorschriften berücksichtigen: Die Erfassung der Position eines von einem Beschäftigten gefahrenen Fahrzeugs ist nicht vom Umgang mit personenbezogenen Daten zu trennen.

Während der Vorgänge

Der Fahrer muss wissen, wann und wem er ein Problem melden kann. Beispiele:

• Ware oder Mengen weichen von den erwarteten ab;
• sichtbar beschädigte Verpackung;
• kein Zugang zum Standort möglich;
• Wartezeit über dem vom Unternehmen festgelegten internen Schwellenwert;
• Aufforderung, Bestimmungsort oder Ware zu ändern;
• Bedingungen, die das Laden unsicher machen.

Ziel ist nicht, jede Abweichung in einen Streitfall zu verwandeln, sondern zu verhindern, dass der Fahrer kaufmännische oder dokumentarische Entscheidungen trifft, die dem Unternehmen obliegen.

Verspätung und Abweichung: kommunizieren, bevor sie zur Überraschung werden

Gefährdet eine Verzögerung bei der ersten Entladung eine zweite Lieferung, muss der Disponent davon wissen, solange noch eingegriffen werden kann. Eine einfache Regel kann lauten: Wird eine bestimmte Wartezeit überschritten, meldet der Fahrer die Abweichung; das System oder der Disponent bewertet die folgenden Tätigkeiten neu.

Wichtig ist die Unterscheidung zwischen erwarteter Verspätung und tatsächlicher Verspätung. Dem Kunden zu sagen „wir kommen 40 Minuten zu spät“ ist eine Prognose; die tatsächliche Zeit zu erfassen, zeigt später, wie stark das Problem wirklich wirkte.

Praktisches Beispiel

Termin um 08:00 Uhr. Das Fahrzeug trifft um 07:55 Uhr ein und wird um 08:10 Uhr auf das Gelände gelassen. Das Laden beginnt um 09:50 Uhr. Bei einer informellen Verwaltung bleibt nur der Satz: „Sie haben uns fast zwei Stunden warten lassen.“

Bei strukturierter Verwaltung liegen Termin, Ankunft und Tätigkeitsbeginn vor. Die Daten können genutzt werden, um den Plan neu zu berechnen, mit dem Kunden zu sprechen und gegebenenfalls die Folgen der Wartezeitregelung mit Unterstützung eines Beraters zu bewerten.

Checkliste

• Ist die Terminzeit erfasst?
• Kann der Fahrer die tatsächliche Ankunft erfassen oder mitteilen?
• Gibt es ein Verfahren zur Meldung ungewöhnlicher Wartezeiten?
• Werden nachfolgende Tätigkeiten bei Bedarf neu geplant?
• Bewahrt das Unternehmen die Informationen auf, die zur Rekonstruktion der Wartezeit nützlich sind?
• Hat es bei GPS/Ortung Datenschutz- und arbeitsrechtliche Pflichten geprüft?